Mengelola catatan goshuin dalam satu daftar: bentuk yang bisa dilihat kembali kelak

Artikel ini hanya membahas cara menjadikan catatan goshuin yang sudah terkumpul sebuah “daftar” yang bisa dilihat kembali kelak. Informasi pemberian goshuin di tiap kuil atau jinja dan cara memilih buku goshuin tidak dibahas di sini. Jika yang ada baru tumpukan foto tanpa catatan, selesaikan lebih dulu tiga tahap dari foto sampai tanggal kunjungan pasti lalu disusun ke buku dan halaman, dan isi artikel ini bisa langsung dipakai.

Untuk mengelola catatan goshuin dalam daftar, apa yang ditentukan lebih dulu?

Tentukan tiga hal dengan urutan ini: “satu baris berisi apa”, “kolom apa saja”, dan “di mana daftar disimpan”. Satuan baris, bila diubah belakangan, berarti membuat ulang semua baris; kolom ada yang bisa ditambah belakangan dan ada yang tidak; dan tempat menyimpan baru bisa dibandingkan setelah baris dan kolomnya ditetapkan.

Kalau mulai dari arah sebaliknya, yaitu membuka lembar kerja atau aplikasi lebih dulu lalu mengisi kotak yang disediakan, perbaikan baru muncul setelah jumlahnya banyak: “kolom ini ternyata perlu”, “satu baris ini sebenarnya dua goshuin”. Selagi jumlahnya sedikit masih bisa diperbaiki, tetapi kalau sudah ratusan, semangat untuk memperbaikinya tidak bertahan.

Apa saja yang bisa dilihat kembali setelah dijadikan daftar?

Buku goshuin dari kertas hanya bisa dibalik menurut urutan halamannya, tetapi dengan daftar, Anda bisa sampai ke goshuin yang dicari dari petunjuk mana pun: tanggal kunjungan, nama kuil atau jinja, atau bukunya. Selama bukunya baru satu, membalik halaman sudah cukup. Kalau sudah lebih dari tiga buku dan 100 goshuin, mencari dengan membalik halaman tidak lagi terkejar.

Dengan daftar, misalnya hal-hal berikut langsung bisa diketahui.

• Melihat catatan dari kuil atau jinja yang sama sekaligus. Di tempat yang sudah beberapa kali Anda kunjungi, kapan dan goshuin apa yang Anda terima.
• Ke mana saja Anda pergi pada periode tertentu. “Ke mana saja saya waktu perjalanan musim semi tiga tahun lalu?” dicari dari tanggal kunjungan.
• Goshuin mana ada di buku yang mana. Tanpa menurunkan semua buku dari rak, Anda tahu satu buku yang dicari dan halaman berapa.
• Buku mana mencakup periode kapan. Meski ada masa ketika dua buku dipakai bersamaan, keduanya bisa dibedakan dari tanggal kunjungan pertama dan terakhir di setiap buku.

Semua itu sebenarnya sudah tertulis di dalam buku kertasnya. Daftar tidak menciptakan informasi baru; ia adalah indeks yang menyusun ulang informasi yang tersebar di buku ke dalam bentuk yang bisa dicari. Dengan memegang pandangan ini, keputusan tentang apa yang dimuat tidak goyah.

Kolom yang diperlukan berbeda menurut situasinya

Pada empat situasi, yaitu sebelum kunjungan ulang, memeriksa buku keberapa, memperlihatkan kepada orang lain, dan ganti perangkat, kolom yang dipakai saling beririsan tetapi tidak sama. Kalau sejak awal Anda memikirkan situasi mana yang paling sering Anda alami, prioritas kolomnya akan tertentu dengan sendirinya.

Sebelum kunjungan ulang, cukup bila bisa dicari dari nama kuil atau jinja atau cara bacanya; langkah memeriksa di catatan apakah dulu sudah pernah menerima goshuin saya rangkum di artikel lain.

Saat memeriksa buku keberapa, kolom buku dan halamanlah yang berperan utama. Tujuannya tercapai bila dari nama kuil atau jinja atau tanggal kunjungan Anda bisa tahu bagian mana dari buku yang perlu dibuka. Kalau nomor urut juga ditulis di balik sampul atau halaman pelapis setiap buku, daftar dan kertasnya saling berpadanan satu lawan satu. Baca juga arti menyimpan catatan dengan satuan buku.

Saat memperlihatkan kepada keluarga atau teman, yang dipikirkan justru apa yang dikeluarkan, bukan yang ditambahkan. Memo kadang berisi nama teman berkunjung atau keadaan saat itu, dan bila Anda mencatat lokasi, itu adalah catatan pergerakan Anda sendiri. Kolom mana yang dikeluarkan sebelum diperlihatkan kepada orang lain saya tulis terpisah menurut situasinya.

Saat ganti perangkat atau pindah alat, kalau hanya sebagian kolom yang dibawa, kolom yang tertinggal harus diisi ulang belakangan. Yang perlu diwaspadai, ekspor untuk dibaca sebagai daftar dan backup untuk dipindahkan ke perangkat lain biasanya dua hal yang berbeda. Memiliki file hasil ekspor dalam bentuk tabel tidak berarti file itu bisa dibaca kembali oleh alat yang sama di perangkat baru. Kalau lebih dulu melihat hal yang diperiksa sebelum pindah, kolom tidak akan hilang di tengah perpindahan.

Satu baris adalah “satu goshuin”

Satuan baris bukan satu kuil atau jinja, bukan pula satu kunjungan, melainkan satu goshuin. Kalau dipisah satu per satu, mengelompokkan ulang per kuil atau jinja maupun per tanggal kunjungan cukup dengan mengurutkan. Sebaliknya, memecah satu baris yang ditulis gabungan belakangan seluruhnya harus dikerjakan dengan tangan.

Kalau satu kuil atau jinja dijadikan satu baris, tempat yang sudah lima kali Anda kunjungi terlipat menjadi satu baris, dan kapan kunjungan kedua pun hilang. Kalau satu kunjungan dijadikan satu baris, saat Anda menerima dua jenis goshuin di kuil atau jinja yang sama pada hari yang sama, Anda tidak bisa menuliskan secara terpisah mana yang masuk ke buku mana dan halaman berapa.

Berapa halaman dihitung untuk goshuin yang ditulis di dua halaman berhadapan perlu ditentukan sebelum daftar dibuat. Kalau mulai tanpa menentukannya, lama-kelamaan nomor halaman di buku dan di daftar makin bergeser. Cara menghitung goshuin dua halaman dan beberapa goshuin dari satu kuil atau jinja ditentukan di bagian akhir langkah menata foto. Pakailah cara menghitung yang sama di daftar.

Bagaimana menentukan kolom? Kolom yang dilengkapi lebih dulu, dan yang bisa ditambah belakangan

Kolom dasarnya adalah delapan kolom yang mencukupi semua situasi: tanggal kunjungan (kalender Masehi), tanggal kunjungan (era Jepang), nama kuil atau jinja, cara baca, buku, halaman, foto, dan memo. Kalau kolom yang dipakai pada keempat situasi di tabel atas digabungkan, selain kolom yang hanya perlu dalam keadaan tertentu seperti alamat dan lokasi, hasilnya adalah delapan kolom ini. Delapan kolom ini bukan target untuk diisi semuanya sejak awal, melainkan garis batas agar hal yang kadang ditulis dan kadang tidak, tidak dijadikan kolom.

Yang dilengkapi lebih dulu untuk semua goshuin adalah dua kolom, tanggal kunjungan dan nama kuil atau jinja, karena keduanya makin sulit diingat seiring waktu. Kolom lainnya cukup ditambahkan saat situasi yang memakai kolom itu tiba. Isian mana yang bisa ditambah belakangan dan mana yang tidak saya pilah satu per satu di artikel tentang cara menentukan isian, apa pun alatnya.

Menyimpan tanggal kunjungan dalam dua kolom, kalender Masehi dan era Jepang, ada alasannya. Bila tahun pertama sebuah era dihitung 1 dan yang diurutkan dari kecil ke besar hanya angka tahunnya tanpa melihat nama eranya, urutannya menjadi Reiwa 1, Reiwa 2, Heisei 31, sehingga catatan Heisei 31 yang paling lama justru berada paling belakang. Kalau tanggal era Jepang diurutkan sebagai teks, urutannya rusak dengan cara lain, yaitu “tahun 10” berada sebelum “tahun 9”; contohnya saya jajarkan di contoh saat tanggal era Jepang diurutkan di lembar kerja. Kalau perannya dibagi, yaitu kolom kalender Masehi untuk mengurutkan dan kolom era Jepang untuk mencocokkan dengan goshuin di tangan, urutannya tidak rusak. Tanggal pergantian era saya rangkum dalam tabel di cara menyimpan era Jepang dan kalender Masehi dalam catatan.

Hal lain yang ingin ditambahkan di luar delapan kolom itu, bila tidak selalu punya nilai di setiap baris, jangan dijadikan kolom; tulis di memo. Sebabnya, kolom yang penuh kekosongan menjadi kolom yang tidak bisa dipercaya saat daftar dilihat kembali. Nilai yang masuk di semua baris, seperti nomor urut dan tingkat kepastian tanggal kunjungan saat Anda membuat lembar kerja sendiri, atau alamat untuk membedakan kuil atau jinja bernama sama, boleh dijadikan kolom. Kolom jenis saat goshuin dan gojoin disatukan dalam satu daftar juga termasuk kelompok ini.

Meski begitu, mengisi kolom untuk ratusan goshuin dan terus menjaga agar foto dan baris tetap berpasangan adalah bagian yang paling memakan tenaga dalam membuat daftar. Di mana beban itu tertinggal bergantung pada tempat daftar disimpan.

Di mana daftar disimpan? Cara melihat kembali menurut tempatnya

Daftar yang sudah jadi, bergantung pada apakah disimpan di buku catatan, lembar kerja, aplikasi pencatat, atau kertas, berbeda dalam empat hal: cara sampai ke baris yang dicari, apa saja yang bisa diurutkan, cara menelusuri dari baris ke foto, dan cara membawanya keluar dari tangan Anda. Metode mana yang akan dipakai untuk mencatat mulai sekarang saya tulis di cara memilih metode pencatatan dari jumlah foto dan buku yang menumpuk. Di sini yang dibandingkan hanyalah bagaimana daftar yang sudah ada bisa dilihat kembali, menurut tempat menyimpannya.

Buku catatan

Daftar yang ditulis di buku catatan langsung terbaca begitu dibuka, tanpa listrik dan tanpa perlu tahu cara memakai alat apa pun. Kalau jumlahnya hanya puluhan dan yang melihat kembali hanya Anda, itu sudah cukup. Kelemahannya ada pada pengurutan: barisnya tidak bisa dipindah dari urutan ditulis, jadi kalau ingin melihat ulang menurut tanggal kunjungan atau per kuil atau jinja, Anda harus mengikutinya dengan mata. Goshuin lama yang baru ditata belakangan pun tidak bisa disisipkan di tengah, sehingga urutan ditulis dan urutan kunjungan lama-lama makin bergeser.

Lembar kerja

Dalam kebebasan mengurutkan dan menyaring, lembar kerja paling unggul di antara keempatnya. Urutan menurut tanggal kunjungan, menurut nama kuil atau jinja, atau menurut buku dan halaman bisa diganti sesering apa pun sesuai tujuan melihat kembali. Yang membuatnya tersandung adalah foto: satu baris tabel dan satu foto berada di tempat yang terpisah, dan Anda harus mencarinya dengan petunjuk nama file atau nomor yang ditulis di baris. Cara menuliskan pasangan foto dan baris, dan cara mengembalikan ke urutan buku setelah diurutkan saya tulis rinci di artikel khusus tentang lembar kerja.

Aplikasi pencatat

Foto dan catatannya menyatu dalam satu goshuin, jadi begitu catatannya dibuka, fotonya ikut terlihat, dan pencarian cukup dari ponsel saja. Sebaliknya, kolomnya terbatas pada yang ditetapkan aplikasi, dan cara mengurutkannya pun dipilih dari yang disediakan aplikasi. Yang menentukan saat daftar dibawa keluar adalah apakah catatan bisa dikeluarkan dalam bentuk daftar. Kalau tidak ada cara mengekspornya, untuk memindahkannya ke lembar kerja atau kertas Anda harus menyalin ulang satu per satu. Cara mengeluarkannya ada dua jenis, yaitu PDF atau CSV untuk dibaca dan backup untuk dipindahkan ke perangkat lain; apa isi masing-masing file dan untuk apa ia tidak bisa dipakai saya rapikan di artikel lain.

Dicetak di kertas

Kalau yang melihat kembali bukan hanya Anda, kertaslah yang paling mudah dipahami. Tidak perlu perangkat maupun aplikasi, dan bila dimuat bersama foto, goshuin bisa dilihat sambil membacanya. Sebagai gantinya, sejak saat dicetak daftar itu mulai usang. Cara menyimpan yang masuk akal adalah tidak menjadikan kertas sebagai naskah induk, tetapi memperlakukannya sebagai salinan yang dicetak dari daftar aslinya. Dicetak per buku atau per tahun, dan apa yang dikeluarkan dari kertas, periksalah sebelum mencetak.

Tiga janji agar daftar awet dipakai

Seragamkan penulisan nama kuil atau jinja, bedakan “tidak diketahui” dari “belum ditulis”, dan tetapkan satu tempat untuk naskah induk. Kalau tiga hal ini dijaga, daftar tidak rusak meski jumlahnya sudah ratusan.

1. Seragamkan penulisan nama kuil atau jinja. Kalau tempat yang sama ditulis dengan kanji di satu baris, hiragana di baris lain, dan nama populernya di baris lain lagi, ketiganya tidak akan bersebelahan meski diurutkan. Setelah Anda menetapkan satu bentuk penulisan, sebutan lainnya dipindahkan ke cara baca atau memo.
2. Bedakan “tidak diketahui” dari “belum ditulis”. Kalau baris yang tanggal kunjungannya tidak diketahui meski sudah dicari dibiarkan kosong, baris itu tidak bisa dibedakan dari baris yang belum disentuh, dan Anda akan mencari baris yang sama berulang kali. Untuk baris yang tidak diketahui, tulis keterangannya di memo.
3. Tetapkan satu tempat untuk naskah induk. Kalau catatan yang sama ditulis terpisah di lembar kerja, aplikasi, dan buku catatan, Anda tidak tahu lagi mana yang terbaru. Tambahkan hanya ke naskah induk, dan perlakukan yang lain sebagai salinan yang dibuat darinya.

Di aplikasi yang saya kembangkan

Aplikasi yang saya kembangkan, “Catatan Goshuin”, adalah aplikasi pencatat yang menyimpan buku dan halaman: di dalam buku, urutannya menurut halaman, dan hasil pencarian berjajar dari tanggal kunjungan yang terbaru. Dalam tabel tempat menyimpan di atas, aplikasi ini termasuk aplikasi pencatat, jadi saya tulis terpisah apa yang bisa dan apa yang tidak bisa dilakukannya saat dipakai sebagai daftar.

Yang bisa dilakukan adalah sebagai berikut.

• Kalau Anda memilih beberapa foto sekaligus dari perpustakaan foto, foto-foto itu berjajar di daftar foto yang diimpor, dengan tanggal foto sebagai nilai awal tanggal kunjungan. Setelah tanggal kunjungannya diperbaiki, masukkan ke buku dan halamannya.
• Tanggal kunjungan bisa dimasukkan dalam era Jepang (Reiwa, Heisei, Showa, Taisho, Meiji). Catatan disimpan sebagai tanggal, jadi urutan tanggal kunjungan tidak rusak meski melintasi pergantian era.
• Goshuin disimpan satu per satu, sehingga satu kuil atau jinja bisa punya goshuin sebanyak apa pun, masing-masing dengan tanggal kunjungannya sendiri.
• Anda bisa mencari berdasarkan nama kuil atau jinja, cara baca, memo, tanggal kunjungan dalam era Jepang, atau jenis, dan hasilnya menunjukkan buku yang mana dan halaman berapa. Pemeriksaan sebelum kunjungan ulang cukup dengan mencari nama kuil atau jinja.
• Saat diekspor ke CSV, nama kuil atau jinja, tanggal kunjungan (era Jepang dan kalender Masehi), buku dan halaman, memo, dan lainnya berjajar satu goshuin per baris, dan bisa diurutkan maupun disaring di lembar kerja.
• Saat diekspor ke PDF, setiap buku menjadi satu file, dan foto goshuin beserta tanggal kunjungan, nama kuil atau jinja, dan sebagainya dimuat menurut urutan halaman.

Apa saja isi CSV dan PDF masing-masing saya tulis di artikel yang merangkum perbedaan PDF, CSV, dan backup, sedangkan isian yang dimuat dan cara menyusunnya saat dicetak di kertas saya tulis di cara menyusun kertas saat mencetak.

Yang tidak bisa dilakukan juga saya tulis sejak awal.

• Anda tidak bisa menambah kolom sendiri. Hal yang ingin ditambahkan ditulis di memo.
• CSV tidak memuat fotonya. Jika ingin melihat kembali bersama foto, pakai PDF.
• Lokasi yang ditaruh di peta tidak dimuat di CSV maupun PDF, sedangkan memo dimuat. Tidak ada pengaturan untuk mengeluarkan memo saja saat mengekspor, jadi baca ulang memo Anda sebelum memberikan file kepada orang lain.
• CSV dan PDF adalah ekspor untuk dibaca, dan tidak bisa diimpor kembali ke aplikasi. Untuk ganti perangkat, pakai file terenkripsi berfrasa sandi (backup).
• Aplikasi ini tidak menyinkronkan antarperangkat, jadi Anda tidak bisa menyunting daftar yang sama bersamaan dengan keluarga.

Buku pertama bisa dipakai tanpa pembelian, tanpa batas jumlah catatan, dan ekspor backup pun bisa dipakai tanpa pembelian. Buku kedua dan selanjutnya, memasukkan foto yang diimpor ke buku sekaligus, serta ekspor PDF / CSV termasuk dalam “Arsip Lengkap” yang sekali beli. Untuk harganya, periksa yang ditampilkan di App Store. Apa saja yang dibuka oleh pembelian saya rangkum di keterangan harga. Aplikasi ini berjalan di iPhone dengan iOS 16.4 atau lebih baru.

Daftar dibuat untuk mencari, bukan untuk menghitung

Tujuan membuat daftar bukanlah memastikan banyaknya goshuin atau buku, melainkan bisa sampai ke goshuin apa yang Anda terima di mana pada hari itu, tanpa membalik halaman buku. Jumlah goshuin dan buku hanyalah hal yang dengan sendirinya terlihat di sepanjang jalan.

Semua kolom tidak perlu diisi sejak awal. Selama dua kolom, tanggal kunjungan dan nama kuil atau jinja, sudah lengkap untuk semua goshuin, daftar itu sudah bisa dipakai untuk memeriksa sebelum kunjungan ulang. Kalau kolom buku dan halaman ditambahkan, Anda juga tahu bagian mana dari buku yang perlu dibuka. Kolom sisanya cukup ditambahkan saat situasi yang memerlukannya tiba.