Mengelola goshuin di Excel: cara menentukan kolom, dan 3 titik yang sering macet

Artikel ini hanya membahas cara menentukan kolom saat membuat daftar goshuin di lembar kerja, dan 3 titik yang sering macet setelah daftarnya jadi. Cara mengoperasikan aplikasi lembar kerja itu sendiri, dan informasi pemberian goshuin di tiap kuil atau jinja, tidak dibahas di sini.

Saat mengelola goshuin di Excel, bagaimana menentukan kolomnya?

Jadikan 10 kolom ini sebagai dasar: “nomor, buku, halaman, tanggal kunjungan (Masehi), tanggal kunjungan (era Jepang), nama kuil atau jinja, cara baca, kepastian tanggal kunjungan, lokasi foto, memo”. Bentuknya adalah 6 unsur dasar yang disimpan dalam catatan (tanggal kunjungan, nama kuil atau jinja, foto, memo, buku, halaman) ditambah 4 kolom: cara baca, era Jepang, nomor, dan kepastian tanggal kunjungan.

Unsur mana yang perlu disimpan saya tulis di cara membedakan unsur yang bisa ditambah belakangan dan yang tidak, dan apa saja yang bisa Anda lihat kembali jika catatan disusun sebagai daftar saya tulis di cara berpikir saat menyimpan catatan sebagai daftar. Di sini saya batasi pada aturan saat menjadikannya kolom di lembar kerja.

Bentuknya adalah 8 kolom dasar sebuah daftar, ditambah 2 kolom yang terisi di setiap baris: nomor dan kepastian tanggal kunjungan. Cara berpikir bahwa informasi yang kadang ditulis dan kadang tidak dikumpulkan di memo tetap sama.

Kesepuluh kolom tidak harus diisi semua sejak baris pertama. Dua kolom yang khas lembar kerja, yaitu “nomor” dan “kepastian tanggal kunjungan”, diisi saat itu juga ketika Anda menambah baris. Alasannya, nomor yang tidak diberikan sebelum mengurutkan tidak lagi menyimpan urutan pengisian, dan kepastian hanya bisa ditandai selama Anda masih ingat dari mana tanggalnya berasal. Buku dan halaman, sesuai patokan di artikel tentang memilih unsur, masih sempat diisi mulai saat buku goshuin Anda masuk ke buku kedua. Era Jepang, cara baca, dan memo pun bisa ditambah belakangan.

Kolom kepastian tanggal kunjungan berfungsi menyimpan asal-usul tanggalnya. Tanggal yang sudah Anda pastikan dari tanggal pada goshuin dan tanggal yang Anda isi sementara dari tanggal foto terlihat sama saja di tabel, dan setelah beberapa tahun tidak bisa dibedakan lagi. Jika disimpan dengan tiga nilai, yaitu “pasti” (sudah dipastikan dari tanggal pada goshuin), “perkiraan” (diisi dari tanggal foto atau foto sebelum dan sesudahnya), dan “tidak diketahui”, Anda bisa menyaring hanya baris yang perlu diperiksa ulang. Karena nilainya ada di setiap baris, ia dijadikan kolom, bukan dicampur ke memo. Cara mengumpulkan petunjuk untuk memperkirakan tanggal saya rangkum di artikel tentang menelusuri tanggal kunjungan dari goshuin yang tidak bertanggal.

Jika goshuin dikelola di lembar kerja, di mana macetnya?

Yang sering macet ada tiga: “foto tidak terhubung dengan barisnya”, “urutan kacau saat diurutkan menurut era Jepang”, dan “setelah diurutkan, tidak bisa kembali ke urutan buku dan halaman”. Selama barisnya masih sedikit, ketiganya tidak terlihat, dan saat Anda menyadarinya, baris yang harus diperbaiki sudah bertambah banyak.

Macet 1: foto tidak terhubung dengan barisnya

Tabel dan foto berada di tempat yang berbeda, jadi jika tabel tidak memuat petunjuk untuk berpindah dari baris ke fotonya, Anda harus mencarinya satu per satu. Meski Anda tahu baris ke-12 adalah goshuin dari jinja tertentu, Anda tetap membuka banyak foto dari tanggal sekitarnya di aplikasi foto — dan itu diulang sebanyak jumlah barisnya.

Mencocokkan lewat urutan, seperti “foto ke-12 dari atas di aplikasi foto”, memang praktis, tetapi begitu satu foto dihapus atau satu baris disisipkan ke tabel, semuanya bergeser, dan Anda tidak tahu mulai dari mana pergeserannya. Sebagai petunjuk, pakailah sesuatu yang tidak berubah meski tabel diurutkan, atau meski baris dan foto lain dihapus.

Ada aplikasi lembar kerja yang bisa menaruh gambar di dalam sel, tetapi jika fotonya mencapai ratusan, file tabelnya sendiri cenderung menjadi berat. Menyimpan foto di luar tabel dan hanya menulis lokasinya di tabel membuatnya lebih awet dipakai.

Macet 2: urutan kacau saat diurutkan menurut era Jepang

Jika era Jepang diurutkan sebagai teks, hasilnya bukan urutan kunjungan. Di aplikasi yang mengurutkan teks dengan membandingkannya karakter demi karakter dari depan, “tahun 10” berada di depan “tahun 9”, dan “bulan 12” di depan “bulan 4”.

Reiwa pun sama: “Reiwa 2” berada di depan “Reiwa gannen” (gannen adalah tahun pertama sebuah era). Ada aplikasi yang bisa membaca era Jepang sebagai tanggal, tetapi cara penulisan mana yang terbaca sebagai tanggal berbeda-beda menurut aplikasinya.

Cara menghindarinya adalah memakai hanya kolom Masehi untuk mengurutkan, dan menganggap kolom era Jepang sebagai kolom untuk mencocokkan dengan goshuinnya. Jika tahun Masehi diseragamkan dalam bentuk “2019-05-01”, yaitu tahun 4 digit, bulan 2 digit, dan hari 2 digit, urutannya tetap benar baik aplikasi memperlakukan kolom itu sebagai tanggal maupun sebagai teks biasa.

Untuk mengubah era Jepang ke tahun Masehi, hitung gannen sebagai tahun 1, lalu tambahkan 2018 untuk Reiwa, 1988 untuk Heisei, dan 1925 untuk Showa. Namun tahun pergantian era tidak bisa dipastikan hanya dengan penjumlahan. Tahun 2019 adalah Heisei 31 sampai 30 April dan Reiwa gannen mulai 1 Mei, jadi jika di tabel ada “Heisei 31 bulan 5” atau “Reiwa gannen bulan 4”, curigai kesalahan membaca atau mengonversi. Termasuk batas Showa dan Heisei pada tahun 1989, hari-hari pergantian era dan alasan catatan mudah bergeser di sana saya sajikan dalam tabel di artikel lain.

Macet 3: setelah diurutkan, tidak bisa kembali ke urutan buku dan halaman

Untuk mengembalikan tabel yang sudah diurutkan menurut tanggal kunjungan ke urutan buku kertasnya, diperlukan dua hal: buku dan halaman diisi dengan angka, dan seluruh tabel terpilih saat mengurutkan. Jika salah satunya tidak terpenuhi, tabel tidak bisa dikembalikan, seperti berikut.

1. Buku ditulis sebagai teks, misalnya “buku ke-1”, “buku ke-2”, “buku ke-10”. Jika dibandingkan karakter demi karakter, buku ke-10 berada di depan buku ke-1. Isi buku dan halaman dengan angka saja.
2. Hanya satu kolom yang dipilih lalu diurutkan. Tergantung aplikasinya dan cara memilihnya, hanya kolom yang dipilih yang bergerak, sedangkan nama kuil atau jinja dan lokasi foto di sebelahnya tetap di posisi semula. Isi satu baris jadi bercampur antara goshuin yang berbeda, tetapi tampilannya tetap rapi sehingga Anda terlambat menyadarinya. Sebelum mengurutkan, selalu pilih seluruh tabel.

Untuk mengembalikannya, tentukan dua kriteria pengurutan dengan urutan “buku” lalu “halaman”. Jika hanya diurutkan menurut buku, urutan halaman di dalam buku yang sama belum tentu rapi. Jika ada kolom nomor yang diberikan menurut urutan pengisian, cukup urutkan menurut nomor untuk kembali ke susunan paling awal. Jika Anda hanya ingin melihat, pakai penyaringan (filter) alih-alih pengurutan; susunan tabelnya sendiri tidak bergerak.

Siapa yang lebih cocok memakai lembar kerja?

Bagi yang ingin menghitung jumlah, atau ingin melihat daftar di layar komputer yang besar, lembar kerja lebih cocok. Menghitung jumlah per tahun, atau berapa kali Anda berkunjung ke kuil atau jinja yang sama, adalah keunggulan fitur penghitungannya, dan Anda bebas menambah kolom yang hanya ingin Anda simpan sendiri, seperti rencana perjalanan. Jika Anda sudah punya tabel bertahun-tahun dan tidak tersandung pada tiga titik di atas, tidak ada alasan untuk berganti alat.

Di aplikasi yang saya kembangkan

“Catatan Goshuin”, aplikasi yang saya kembangkan, memiliki unsur yang setara dengan 8 dari 10 kolom di artikel ini, dan sejak awal menyimpan setiap foto dengan mengaitkannya pada satu catatan. Di dalam buku, catatan tersusun menurut nomor halaman, dan hasil pencarian berdasarkan nama kuil atau jinja, cara baca, memo, tanggal kunjungan dalam era Jepang, atau jenis ditampilkan mulai dari tanggal kunjungan terbaru, bersama keterangan buku mana dan halaman berapa. Pencarian tidak mengubah susunan di dalam buku.

Penghubungnya dengan lembar kerja adalah ekspor CSV yang tersedia dengan “Arsip Lengkap”. Nama kuil atau jinja, tanggal kunjungan (era Jepang dan Masehi), buku dan halaman, memo, dan lainnya tersusun satu catatan per baris, dalam format yang tidak menampilkan karakter rusak saat dibuka di Excel. Dibanding 10 kolom di atas, ada tiga perbedaan.

• Kolom buku berisi nama yang Anda berikan pada buku di aplikasi ini, bukan nomor buku. Untuk mengurutkannya menurut buku, tambahkan kolom angka di lembar kerja.
• Tidak ada kolom nomor dan kepastian tanggal kunjungan. Jika kepastiannya Anda tulis di memo, ia ikut tersimpan di CSV.
• Foto itu sendiri tidak ikut masuk, dan foto tidak bisa dibuka dari lembar kerja. Jika ingin melihat kembali bersama fotonya, pakai ekspor PDF.

Daftar kolom CSV, serta apa yang masuk ke PDF dan ke salinan untuk ganti perangkat, saya rangkum di perbedaan 3 jenis file yang bisa diekspor.

Tabel yang Anda buat di lembar kerja tidak bisa diimpor ke aplikasi ini. Bagi yang sudah punya tabel, ada 3 pilihan.

1. Tetap memakai tabelnya. Jika tiga titik macet tadi tidak menyulitkan Anda, inilah yang paling sedikit repotnya.
2. Catatan lama tetap di tabel, catatan berikutnya dicatat di aplikasi ini. Salin baris yang belum ada di tabel dari CSV yang diekspor.
3. Impor ulang dari foto dan pindah ke aplikasi ini. Nama kuil atau jinja dan cara bacanya perlu diisi ulang.

Buku pertama bisa dipakai tanpa pembelian, tanpa batas jumlah catatan. Buku kedua dan selanjutnya, memasukkan foto yang diimpor ke buku sekaligus, serta ekspor PDF / CSV tersedia dengan “Arsip Lengkap” yang sekali beli. Harganya silakan periksa di App Store. Sampai mana yang bisa dipakai dengan pembelian saya rangkum di bagian harga di situs ini. Aplikasi ini berjalan di iPhone dengan iOS 16.4 atau lebih baru. Tidak ada sinkronisasi antarperangkat, jadi untuk melihat catatan di komputer, buka CSV atau PDF yang diekspor.

Satu hal lagi: alasan menyimpan catatan dalam satuan buku dan halaman itu sendiri saya tulis terpisah sebagai cara memegang buku agar catatan tidak bercampur meski bukunya bertambah.