Mengekspor catatan goshuin: beda PDF, CSV, dan backup

Artikel ini hanya membahas apa isi tiga jenis file hasil ekspor catatan goshuin (backup, CSV, dan PDF), serta untuk apa masing-masing bisa dan tidak bisa dipakai. Langkah memindahkan catatan ke perangkat baru, cara merapikan kolom di aplikasi lembar kerja, dan susunan halaman yang dicetak tidak dibahas di sini.

Apa beda “ekspor” dan “backup”?

Backup adalah file untuk mengembalikan catatan ke alat asalnya, sedangkan ekspor CSV atau PDF adalah file agar isinya dibaca orang. Keduanya sama-sama mengeluarkan catatan sebagai file, jadi tampak serupa, tetapi tujuan pembuatannya berlawanan.

Backup dibuat agar setelah ganti perangkat, perangkat rusak, atau perangkat hilang, catatan bisa dikembalikan persis seperti semula. Foto, urutan buku dan halaman, serta tempat yang Anda tandai di peta harus kembali bersama-sama. Karena itu, backup sering kali tidak berbentuk sesuatu yang bisa dibuka dan dibaca orang.

Ekspor untuk dibaca dibuat untuk keperluan seperti menelusuri kembali tanpa membuka aplikasi, menghitung di lembar kerja, mencetaknya, atau memperlihatkannya kepada orang lain. Siapa pun bisa membukanya, tetapi ekspor ini tidak dimaksudkan untuk dikembalikan ke alat asalnya.

Apa saja yang bisa ditelusuri kembali jika catatan disimpan sebagai daftar, dan isian mana yang sebaiknya dijadikan kolom, saya tulis di artikel lain: cara menentukan kolom yang diperlukan menurut situasi saat Anda menelusurinya. Artikel ini membahas tahap berikutnya, ketika daftar itu dikeluarkan ke tangan Anda sebagai file.

Backup, CSV, dan PDF berdampingan

Foto ada di backup dan PDF, pengurutan dan penghitungan dilakukan dengan CSV, dan hanya backup yang bisa langsung dikembalikan ke alat asalnya. Tabel berikut merangkum perbedaan yang umum untuk format-format ini.

CSV hanyalah format yang menjajarkan teks dengan pemisah koma. Di dalamnya memang tidak ada tempat untuk foto, jadi meski ada alat yang bisa mengimpor CSV, yang kembali hanyalah bagian teksnya. PDF adalah salinan halaman cetak, dan teks di dalamnya tidak dimaksudkan untuk dibaca kembali sebagai catatan.

Dengan backup saja, isinya tidak bisa diperiksa

Isi backup yang dienkripsi tidak bisa diperiksa dengan mata sendiri, kecuali Anda mengimpornya kembali ke alat asalnya. Jika dibuka di aplikasi lain, tidak ada teks bermakna yang muncul.

Hal ini terasa akibatnya ketika alat asalnya tidak bisa dipakai lagi. Jika beberapa tahun kemudian Anda ingin pindah ke cara mencatat yang lain, sepuluh file backup yang Anda simpan pun tidak memungkinkan Anda menyalin nama kuil atau jinja dan tanggal kunjungannya. Yang dijanjikan backup hanyalah bahwa catatan “bisa dipulihkan dengan alat yang sama”.

Satu hal lagi: dari luar, Anda tidak bisa melihat apakah backup itu benar-benar bisa dipakai. Apakah filenya tidak rusak saat dikirim, dan apakah catatan yang Anda kira sudah masuk memang lengkap, baru bisa diketahui setelah Anda benar-benar memulihkannya.

Dengan ekspor untuk dibaca saja, catatan tidak bisa dikembalikan

Sebanyak apa pun CSV dan PDF yang Anda miliki, setelah perangkat hilang, catatan tidak bisa dikembalikan ke bentuk semula dari file-file itu. Salinan yang bisa dibaca memang tersisa, tetapi catatan itu sendiri tidak.

Mari lihat contoh nyatanya. Misalkan iPhone yang berisi 300 catatan goshuin rusak, dan yang tersisa di tangan Anda hanya tiga PDF, satu per buku. Anda masih bisa menelusurinya kembali. Namun untuk mencari dari nama kuil atau jinja di perangkat baru, menambahkan kunjungan berikutnya, atau memperbaiki tanggal kunjungan, Anda harus memasukkan ulang 300 catatan itu. Jika foto aslinya sudah Anda hapus dari aplikasi foto, Anda harus mulai dengan mengambil foto dari halaman PDF satu per satu.

Jika yang tersisa hanya CSV, nama kuil atau jinja dan tanggal kunjungannya memang lengkap sebagai teks, tetapi tidak ada satu foto pun di dalamnya.

Kunci untuk membuka backup hanyalah frasa sandi

Backup yang dienkripsi dengan frasa sandi tidak bisa dibaca isinya tanpa frasa sandi itu, baik oleh orang yang membuatnya maupun oleh penyedia alatnya, dan jika frasa sandinya terlupa, catatan tidak bisa dipulihkan dari file itu. Cara menyimpan frasa sandi dan alur memastikan pemulihan dari jumlah catatannya saya rangkum di langkah menyimpan backup yang diekspor di luar perangkat dan mengujinya di perangkat baru.

Mana yang dibuat, dan kapan?

Untuk berjaga-jaga saat ganti perangkat atau perangkat rusak, buat backup; untuk menelusuri kembali, menghitung, atau mencetak, buat CSV atau PDF. Jika ditelusuri mundur dari tujuannya, Anda tidak akan bingung.

Jika Anda akan membuka CSV di aplikasi lembar kerja dan mengurutkannya, baca dulu alasan urutan menjadi kacau jika diurutkan dengan kolom era Jepang, dan cara mengembalikannya ke urutan buku dan halaman agar tidak bingung. Jika PDF akan dicetak, tentukan dulu isian yang dimuat di kertas, dan apakah dikelompokkan per buku atau per tahun agar tidak perlu mencetak ulang. Hal yang perlu diperiksa sebelum memberikannya kepada orang lain saya rangkum di cara menangani memo, lokasi pengambilan foto, dan nama teman seperjalanan.

Yang tetap bisa Anda baca di tangan sendiri pada hari Anda berhenti memakai alat itu adalah ekspor untuk dibaca. Jika Anda menyimpan masing-masing satu, bersama backup untuk berjaga-jaga pada hari perangkat hilang, Anda tidak akan kesulitan dalam kedua keadaan itu.

Jika memakai aplikasi yang saya kembangkan

Di aplikasi yang saya kembangkan, “Catatan Goshuin”, backup bisa dibuat tanpa pembelian, sedangkan ekspor CSV dan PDF termasuk dalam “Arsip Lengkap” yang sekali beli. Apa isi ketiga jenis file itu saya tuliskan apa adanya.

Backup (bisa dipakai tanpa pembelian). Satu file .goshuin berisi catatan dan foto yang dienkripsi bersama dengan frasa sandi. Langkah mengekspornya dan memulihkannya di perangkat baru saya tulis di alur ganti perangkat dengan backup aplikasi ini.

CSV (“Arsip Lengkap”). Dari “Ekspor CSV” di Pengaturan, semua catatan dijadikan satu file. Baris pertama berisi nama kolom, dan mulai baris kedua satu goshuin menempati satu baris. Kolomnya ada 10: buku, halaman, tanggal kunjungan (kalender Masehi), tanggal kunjungan (era Jepang), nama kuil atau jinja, cara baca, memo, file foto, jenis, dan cara penulisan. Baris nama kolom itu sendiri ditulis dalam bahasa Jepang.

• Tanggal kunjungan dalam kalender Masehi masuk dalam bentuk 2019-05-01, dan tanggal kunjungan dalam era Jepang masuk sebagai nama era, tahun, bulan, dan tanggal yang ditulis dengan huruf Jepang. Baris diurutkan dari tanggal kunjungan terlama, dan catatan tanpa tanggal kunjungan berada paling akhir.
• Kolom buku berisi nama yang Anda berikan pada buku itu, dan kolom halaman berisi nomor halaman. Untuk goshuin yang belum masuk buku, keduanya kosong.
• Kolom file foto hanya berisi nama file yang dipakai aplikasi untuk menunjuk foto (jika fotonya lebih dari satu, namanya dijajarkan dengan pemisah spasi). Fotonya sendiri tidak ikut.
• Kolom jenis berisi salah satu dari goshuin, gojoin (cap kastil), tetsuin (cap kereta api), atau gosenin (cap kapal), dan kolom cara penulisan berisi ditulis langsung atau ditulis sebelumnya; seperti baris nama kolom, keduanya ditulis dalam bahasa Jepang. Pada catatan yang cara penulisannya belum ditentukan, kolom cara penulisan kosong.
• Tidak ada kolom lokasi.
• Formatnya tidak membuat huruf menjadi rusak saat dibuka di Excel (UTF-8 dengan BOM). Jika sel diawali simbol seperti = atau -, aplikasi lembar kerja bisa menjalankannya sebagai rumus, jadi sel seperti itu diekspor dengan tambahan satu karakter ' di depannya. Jika memo Anda diawali dengan -, memo itu juga mendapat '.
• Nama file memuat tanggal ekspornya (contoh: goshuin-2026-09-17.csv).

PDF (“Arsip Lengkap”). Dari “Ekspor PDF” di Pengaturan, dibuat satu file per buku. Jika ada goshuin yang belum masuk buku, goshuin itu juga dijadikan satu file.

• Di bagian awal ada nama aplikasi, judul berupa nama buku, dan judul untuk setiap nomor halaman, lalu di bawahnya dimuat foto, tanggal kunjungan dalam era Jepang dan kalender Masehi, nama kuil atau jinja, serta memo untuk setiap goshuin. Jenis selain goshuin, seperti gojoin, dan cara penulisan yang sudah ditentukan dimuat di samping tanggal kunjungan.
• Fotonya adalah salinan yang diperkecil menjadi sekitar 800px pada sisi panjangnya.
• Tanggal pembuatan PDF tercantum di bagian akhir.
• Lokasi dan cara baca nama kuil atau jinja tidak dimuat.
• Memo dimuat apa adanya. Tidak ada pengaturan untuk mengekspor tanpa memo, jadi baca ulang isi memo sebelum memberikannya kepada orang lain.

Foto yang sudah diimpor tetapi belum dimasukkan ke buku belum menjadi catatan goshuin, jadi tidak masuk ke backup, CSV, maupun PDF. Masukkan ke buku sebelum mengekspor.

Hal yang tidak bisa dilakukan juga saya tuliskan. Tidak ada cara untuk membuka dan membaca backup .goshuin di luar aplikasi. Catatan juga tidak bisa dipulihkan dengan mengimpor CSV atau PDF. Aplikasi ini tidak menyinkronkan antarperangkat.

Buku pertama bisa dipakai mencatat tanpa pembelian dan tanpa batas jumlah catatan. Daftar yang dibuka oleh “Arsip Lengkap” saya jajarkan di bagian harga. Untuk harganya, periksa yang ditampilkan di App Store.