Como manter os registros dos seus goshuins em uma lista? Um formato para consultar depois

Este artigo trata apenas de como transformar os registros dos goshuins que você coletou em uma “lista” para consultar depois. Não entra nas informações de cada templo ou santuário sobre a concessão de goshuins nem na escolha do caderno de goshuins em si. Se por enquanto você só tem fotos acumuladas e nenhum registro, faça antes as três etapas para fixar a data da visita a partir das fotos e distribuí-las por caderno e página, e o conteúdo deste artigo se aplica do jeito que está.

Para manter os registros em uma lista, o que decidir primeiro?

Três coisas, nesta ordem: o que cada linha representa, quais colunas ter e onde deixar a lista. Mudar a unidade da linha depois significa refazer todas as linhas; entre as colunas, há as que dá para acrescentar depois e as que não dá; e os lugares para guardar a lista só podem ser comparados depois que linhas e colunas estão definidas.

Se você começar pela ordem inversa — abrir primeiro uma planilha ou um app e ir escrevendo nos campos que ele oferece —, as correções aparecem quando a lista já está grande: “sem esta coluna não dá”, “esta linha, na verdade, eram dois goshuins”. Com poucos registros dá para corrigir, mas com algumas centenas a disposição para corrigir não dura.

O que uma lista permite consultar?

Um caderno de goshuins de papel só pode ser folheado na ordem das páginas, mas com uma lista você chega ao goshuin que procura partindo da data da visita, do nome do templo ou santuário ou do caderno. Com um caderno só, folhear basta. Passando de 3 cadernos e 100 registros, folhear para procurar já não dá conta.

Com uma lista, por exemplo, você descobre na hora:

• Todos os registros do mesmo templo ou santuário. Em um lugar que você visitou várias vezes, quando foi e qual goshuin recebeu em cada visita.
• Aonde você foi em certa época. “Quais lugares visitei naquela viagem de primavera de 3 anos atrás?”, procurando pela data da visita.
• Em qual caderno está cada goshuin. Sem tirar todos os cadernos da estante, você sabe qual é o caderno e em qual página.
• Que período cada caderno cobre. Mesmo que você tenha usado 2 cadernos ao mesmo tempo por uma época, a primeira e a última data da visita de cada um os distinguem.

Tudo isso já está escrito nos cadernos de papel. A lista não cria informação nova: ela é um índice que reorganiza, em uma forma consultável, o que está espalhado pelos cadernos. Pensando assim, a decisão sobre o que incluir não oscila.

Cada situação de consulta pede colunas diferentes

Antes de voltar a um lugar, para saber o caderno, para mostrar a alguém e para trocar de celular: nessas quatro situações, as colunas usadas se sobrepõem, mas não são as mesmas. Pensar antes em qual situação você mais consulta define a prioridade das colunas.

Antes de voltar a um lugar, basta conseguir procurar pelo nome ou pela leitura; como conferir nos registros se você já recebeu o goshuin antes está em outro artigo.

Para saber o caderno, as colunas de caderno e página são as protagonistas. O objetivo está cumprido se, a partir do nome ou da data da visita, você chegar à página do caderno que deve abrir. Se anotar também um número sequencial no verso da capa ou na guarda de cada caderno, a lista e o papel ficam em correspondência de um para um. Leia também por que vale guardar os registros tendo o caderno como unidade.

Para mostrar à família ou a amigos, pense mais no que tirar do que no que acrescentar. A nota às vezes traz o nome de quem foi com você e as circunstâncias do dia, e o local no mapa, se você o registra, é o próprio registro dos seus deslocamentos. Quais colunas tirar antes de mostrar a alguém está separado por situação.

Para trocar de celular ou de ferramenta, levar só algumas colunas significa preencher de novo, depois, as que ficaram para trás. O cuidado aqui é que uma exportação para ler como lista e um backup para levar a outro aparelho em geral são coisas diferentes. Ter um arquivo exportado em forma de tabela não garante que a mesma ferramenta no novo aparelho consiga importá-lo de volta. Veja antes o que conferir antes da mudança, e nenhuma coluna se perde no meio da troca.

Uma linha é “um goshuin”

A unidade da linha não é um templo ou santuário nem uma visita: é um goshuin. Com um por linha, reagrupar por templo ou santuário ou por data da visita é só ordenar. Já dividir depois uma linha escrita de forma agrupada é trabalho manual do começo ao fim.

Se a linha for o templo ou santuário, um lugar visitado 5 vezes se reduz a uma linha, e some quando foi a segunda visita. Se a linha for a visita, quando você recebe 2 goshuins diferentes no mesmo dia no mesmo lugar, não dá para indicar qual deles foi para qual página de qual caderno.

Decida antes de montar a lista quantas páginas conta um goshuin escrito em página dupla. Sem decidir, a partir de certo ponto os números de página do caderno e da lista vão se desencontrar. Como contar as páginas duplas e os vários goshuins de um mesmo lugar é decidido na segunda metade do passo a passo para organizar as fotos. Use a mesma contagem na lista.

Como decidir as colunas? As que se preenchem primeiro e as que podem esperar

Parta de 8 colunas que atendem a todas as situações de consulta: data da visita (calendário gregoriano), data da visita (era japonesa), nome do templo ou santuário, leitura, caderno, página, foto e nota. Somando as colunas usadas nas 4 situações da tabela acima, e deixando de fora as que dependem de condições, como a localidade e o local no mapa, elas cabem nessas 8. Não é uma meta a preencher por inteiro desde o início, e sim uma linha traçada para que itens que você escreve em alguns dias e em outros não virem coluna.

As que se preenchem primeiro em todos os registros são as colunas de data da visita e de nome, que ficam mais difíceis de lembrar quanto mais o tempo passa. As outras podem entrar quando chegar a situação de consultar por elas. Quais campos dá para acrescentar depois e quais não dá está separado, um a um, no artigo sobre como decidir os campos, qualquer que seja a ferramenta.

Guardar a data da visita em 2 colunas, calendário gregoriano e era japonesa, tem motivo. Se você conta o primeiro ano de uma era como 1 e ordena de forma crescente só pelo número do ano, sem olhar o nome da era, a ordem fica Reiwa 1, Reiwa 2, Heisei 31, e o registro de Heisei 31, o mais antigo, vai para o fim. Se ordenar a data na era japonesa como texto, ela quebra de outro jeito, com o “ano 10” antes do “ano 9”; os exemplos estão em o que acontece ao ordenar datas da era japonesa em uma planilha. Separando os papéis — ordenar pela coluna do calendário gregoriano e usar a coluna da era japonesa para conferir com o goshuin em mãos —, nada quebra. As datas de passagem de uma era para a outra estão em uma tabela em como guardar a era japonesa e o calendário gregoriano no registro.

O que você quiser acrescentar além das 8 vai para a nota, a menos que todas as linhas tenham um valor para aquilo. Uma coluna cheia de vazios deixa de ser confiável na hora de consultar. Se for um valor presente em todas as linhas — como o número de ordem em uma planilha feita por você, o grau de certeza da data da visita ou a localidade que distingue lugares com o mesmo nome —, pode virar coluna. A coluna de tipo ao reunir goshuins e gojoins (selos de castelo) em uma lista só também entra nesse grupo.

Mesmo assim, preencher as colunas de centenas de registros e manter a correspondência entre fotos e linhas sem se perder é a parte mais trabalhosa de montar uma lista. Onde esse trabalho fica depende de onde a lista é guardada.

Onde deixar a lista? Como consultar em cada lugar

Ficar em uma agenda, em uma planilha, em um app de registro ou no papel muda quatro coisas na lista pronta: como você chega à linha que procura, o quanto dá para ordenar, o caminho da linha até a foto e como levá-la para fora ou entregá-la a alguém. Como escolher o método de registro daqui em diante está em como escolher o método pelo número de fotos e de cadernos acumulados. Aqui comparo só como uma lista já pronta pode ser consultada em cada lugar.

Agenda ou bloco de anotações

Uma lista escrita em uma agenda se lê no momento em que você a abre, sem precisar de bateria nem de saber usar nenhuma ferramenta. Até algumas dezenas de registros, consultados só por você, ela basta. O ponto fraco é a ordenação: como as linhas ficam na ordem em que foram escritas, rever pela data da visita ou por templo ou santuário significa ir procurando com os olhos. Também não dá para inserir no meio os goshuins antigos que você organizar depois, e a ordem em que escreveu vai se distanciando, aos poucos, da ordem em que visitou.

Planilha

Na liberdade de ordenar e filtrar, é a melhor das quatro. Ordem da data da visita, ordem do nome, ordem de caderno e página: dá para alternar quantas vezes quiser, conforme o objetivo da consulta. O tropeço está nas fotos: a linha da tabela e a foto ficam em lugares separados, e você precisa ir buscar a foto usando como pista o nome do arquivo ou o número escrito na linha. Como ligar as fotos às linhas e como voltar à ordem do caderno depois de reordenar está detalhado no artigo dedicado às planilhas.

App de registro

Como foto e registro formam uma coisa só, ao abrir o registro você vê a foto junto, e basta o celular para consultar. Por outro lado, as colunas se limitam às que o app definiu, e a ordem também é escolhida entre as que o app oferece. O que pesa quando você quer levar a lista para fora é se o app deixa tirar os registros em forma de lista. Sem um meio de exportar, passar para uma planilha ou para o papel exige copiar um registro de cada vez. Os meios de tirar os registros incluem o PDF e o CSV, feitos para ler, e o backup, feito para levar a outro aparelho; o que entra em cada arquivo e para que ele não serve está organizado em outro artigo.

Impresso em papel

Se mais alguém além de você vai consultar, o papel é o que melhor comunica. Não precisa de aparelho nem de app, e, com as fotos impressas junto, dá para ler olhando os goshuins. Em compensação, a lista começa a envelhecer no momento em que é impressa. O jeito sensato é não tratar o papel como original, e sim como uma cópia tirada da lista original. Se vale imprimir por caderno ou por ano, e o que deixar fora do papel: confira antes de imprimir.

Três combinados para usar a lista por muito tempo

Escrever o nome de cada templo ou santuário de uma só forma, distinguir “não se sabe” de “ainda não preenchido” e definir um único original: com esses três, a lista não desanda nem com centenas de registros.

1. Escreva o nome de cada templo ou santuário de uma só forma. Se você escreve o mesmo lugar ora em kanji, ora em hiragana, ora pelo apelido, eles não ficam lado a lado nem ordenando. Escolhida a forma, os outros nomes vão para a leitura ou para a nota.
2. Distinga “não se sabe” de “ainda não preenchido”. Se uma linha cuja data da visita você pesquisou e não descobriu fica simplesmente em branco, ela não se distingue das linhas ainda não trabalhadas, e você acaba pesquisando a mesma linha várias vezes. Nas linhas em que não descobriu, escreva isso na nota.
3. Defina um único original. Se você escreve os mesmos registros na planilha, no app e na agenda, perde a noção de qual é o mais recente. Acrescente só no original e trate os outros como cópias feitas a partir dele.

No app que eu desenvolvo

O app que eu desenvolvo, o “Acervo de Goshuins”, é um app de registro com cadernos e páginas: dentro de um caderno, a ordem é a das páginas, e os resultados da busca vêm da data da visita mais recente para a mais antiga. Na comparação acima, ele corresponde ao app de registro, então separo o que ele faz e o que não faz quando usado como lista.

O que ele faz:

• Ao escolher várias fotos de uma vez na biblioteca de fotos, elas ficam na lista de “Fotos importadas”, com a data da foto como valor inicial da data da visita. Depois de corrigir a data da visita, você as adiciona a um caderno e às páginas dele.
• A data da visita pode ser digitada na era japonesa (Reiwa, Heisei, Showa, Taisho, Meiji). O registro a guarda como uma data, então a ordem das visitas não se quebra na passagem de uma era para a outra.
• Os goshuins são guardados um a um: um mesmo templo ou santuário pode ter quantos você quiser, cada um com a sua data da visita.
• Dá para buscar pelo nome do templo ou santuário, pela leitura, pela nota, pela data da visita na era japonesa e pelo tipo, e o resultado mostra em qual caderno e em qual página está. Para conferir antes de voltar a um lugar, basta procurar pelo nome.
• Ao exportar em CSV, o nome do templo ou santuário, a data da visita (na era japonesa e no calendário gregoriano), caderno e página, a nota e outros campos ficam um goshuin por linha, prontos para ordenar e filtrar em uma planilha.
• Ao exportar em PDF, você tem um arquivo por caderno, com a foto de cada goshuin, a data da visita, o nome do templo ou santuário e outros dados na ordem das páginas.

O que vai no CSV e no PDF está no artigo sobre as diferenças entre PDF, CSV e backup, e os itens a pôr no papel e como agrupá-los estão em como montar o papel na hora de imprimir.

O que ele não faz, digo logo de saída:

• Não dá para acrescentar colunas próprias. O que você quiser escrever a mais vai para a nota.
• O CSV não inclui as fotos em si. Para consultar junto com as fotos, use o PDF.
• O local marcado no mapa não aparece nem no CSV nem no PDF; a nota aparece. Não há um ajuste para exportar deixando só a nota de fora, então releia as notas antes de entregar o arquivo a alguém.
• O CSV e o PDF são exportações para ler e não podem ser importados de volta no app. Para trocar de celular, use o arquivo criptografado com frase-senha (o backup).
• Não há sincronização entre vários aparelhos, então não dá para editar a mesma lista ao mesmo tempo com a família.

O primeiro caderno não exige compra e aceita quantos registros você quiser, e exportar o backup também não exige compra. Do segundo caderno em diante, o “Adicionar tudo ao caderno” das fotos importadas e a exportação em PDF / CSV fazem parte do Acervo Completo, de pagamento único. O preço é o que a App Store mostra. O que a compra libera está reunido na seção de preços. Funciona no iPhone com iOS 16.4 ou posterior.

Uma lista serve para encontrar, não para contar

O objetivo de montar uma lista não é conferir quantos goshuins ou quantos cadernos você tem, e sim chegar, sem folhear o caderno, a onde e o que você recebeu naquele dia. O número de registros e de cadernos é só algo que aparece naturalmente pelo caminho.

Não é preciso preencher todas as colunas desde o início. Com as colunas de data da visita e de nome completas em todos os registros, a lista já serve para conferir antes de voltar a um lugar. Com as colunas de caderno e página, ela também diz qual página do caderno abrir. As colunas restantes podem ir entrando quando chegar a situação de consultá-las.