Como controlar seus goshuins no Excel: as colunas certas e os três pontos onde a planilha trava

Este artigo trata só de como decidir as colunas de uma lista de goshuins em uma planilha e dos três pontos onde ela costuma travar depois de pronta. Não entra no passo a passo do programa de planilhas em si nem no que cada templo ou santuário concede.

Como decidir as colunas para controlar goshuins no Excel?

O básico são 10 colunas: número, caderno, página, data da visita (gregoriana), data da visita (era japonesa), templo ou santuário, leitura, certeza da data, onde está a foto e nota. São os seis itens básicos de um registro (data da visita, templo ou santuário, foto, nota, caderno e página) mais quatro colunas: leitura, era japonesa, número e certeza da data.

Quais itens guardar está em como distinguir os itens que dá para acrescentar depois dos que não dá, e o que uma lista permite rever está em como pensar o registro quando ele vira uma lista. Aqui, o foco são só as decisões na hora de transformar esses itens em colunas de uma planilha.

São as 8 colunas básicas de uma lista mais as 2 colunas que recebem valor em todas as linhas: o número e a certeza da data. A ideia de levar para a nota as informações que você anota em alguns dias e em outros não continua a mesma.

Não é preciso preencher as 10 colunas desde a primeira linha. As duas colunas próprias da planilha, “número” e “certeza da data”, são preenchidas na hora em que você acrescenta a linha: se o número não for atribuído antes de ordenar, a ordem em que você digitou se perde, e a certeza só pode ser marcada enquanto você ainda lembra de onde veio a data. Caderno e página, seguindo a referência do artigo sobre como escolher os itens, podem começar a ser preenchidos quando você passar para o segundo caderno de goshuins. A era japonesa, a leitura e a nota também podem ser acrescentadas depois.

A coluna de certeza da data serve para guardar de onde veio a data. Uma data conferida no próprio goshuin e uma data provisória, tirada da data da foto, ficam iguais na planilha, e depois de alguns anos você não consegue mais distinguir uma da outra. Registrando três valores, “confirmada” (conferida na data do goshuin), “estimada” (tirada da data da foto ou das fotos vizinhas) e “desconhecida”, você consegue filtrar só as linhas que precisam ser conferidas de novo. Como é um valor que toda linha recebe, ele vira coluna, em vez de ir misturado na nota. Como reunir as pistas para estimar está no artigo sobre como rastrear a data da visita de um goshuin sem data escrita.

Onde uma planilha de goshuins costuma travar?

Os pontos que mais travam são três: “a foto não se liga à linha”, “ordenar pela era japonesa bagunça a ordem” e “depois de ordenar, não dá para voltar à ordem de caderno e página”. Nenhum deles aparece enquanto há poucas linhas, e, quando você percebe, já são muitas linhas para corrigir.

Problema 1: a foto não se liga à linha

A planilha e as fotos ficam em lugares separados; se a planilha não tiver uma pista para ir da linha até a foto, você vai procurar uma por uma. Mesmo sabendo que a linha 12 é o goshuin de um certo santuário, você abre no app de fotos várias fotos de datas próximas até achar, e repete isso para cada linha.

Fazer a correspondência pela posição, como “a 12ª foto de cima para baixo no app de fotos”, é prático, mas desalinha no momento em que você apaga uma foto ou insere uma linha na planilha, e você nem descobre a partir de onde desalinhou. Como pista, use algo que não mude quando você ordena nem quando apaga outras linhas ou fotos.

Alguns programas de planilha permitem colocar a imagem dentro da célula, mas, quando as fotos chegam às centenas, o próprio arquivo da planilha tende a ficar pesado. Deixar as fotos fora da planilha e escrever nela só onde elas estão dura mais.

Problema 2: ordenar pela era japonesa bagunça a ordem

Ordenar a era japonesa como texto não dá a ordem em que você visitou. Nos programas que comparam o texto caractere por caractere, a partir do início, Heisei 10 vem antes de Heisei 9 e, se os meses estiverem escritos com números, o mês 12 vem antes do mês 4.

Com Reiwa acontece o mesmo: “Reiwa 2” vem antes de “Reiwa gannen”, que é como o primeiro ano aparece escrito no papel. Alguns programas conseguem ler a era japonesa como data, mas quais formas de escrever viram data depende de cada programa.

A saída é usar só a coluna gregoriana para ordenar e tratar a coluna da era japonesa como a coluna de conferir com o goshuin. Com a data gregoriana sempre no formato “2019-05-01”, ano com 4 dígitos, mês com 2 e dia com 2, a ordem fica certa quer o programa trate a coluna como data, quer como texto simples.

Para converter da era japonesa para o calendário gregoriano, conte “gannen” como ano 1 e some 2018 em Reiwa, 1988 em Heisei e 1925 em Showa. Nos anos em que a era muda, porém, a soma sozinha não basta para conferir. Em 2019, até 30 de abril é Heisei 31 e, a partir de 1º de maio, Reiwa gannen; então, se aparecer na planilha “Heisei 31, mês 5” ou “Reiwa gannen, mês 4”, desconfie de um erro de leitura ou de conversão. Incluindo a fronteira entre Showa e Heisei em 1989, os dias em que as eras mudaram e por que o registro costuma se desalinhar ali estão reunidos em uma tabela em outro artigo.

Problema 3: depois de ordenar, não dá para voltar à ordem de caderno e página

Para devolver à ordem do caderno uma planilha ordenada pela data da visita, são necessárias duas coisas: caderno e página digitados como números e a tabela inteira selecionada na hora de ordenar. Se faltar uma delas, não dá mais para voltar, como a seguir.

1. O caderno está escrito como texto: “caderno 1”, “caderno 2”, “caderno 10”. Comparando caractere por caractere, “caderno 10” vem antes de “caderno 2”. Digite caderno e página só com números.
2. Você selecionou uma só coluna e ordenou. Dependendo do programa e de como você selecionou, só a coluna escolhida se move, e o nome do templo ou santuário e o local da foto, nas colunas ao lado, ficam onde estavam. O conteúdo de uma mesma linha passa a misturar goshuins diferentes, mas, como a planilha continua parecendo arrumada, você demora a perceber. Antes de ordenar, selecione sempre a tabela inteira.

Para voltar, indique dois critérios de ordenação, nesta ordem: “caderno” e depois “página”. Ordenando só pelo caderno, as páginas dentro de cada caderno não ficam em ordem. Se houver a coluna de número atribuída na ordem em que você digitou, basta ordenar pelo número para voltar também à ordem inicial. Se você só quer olhar, use o filtro em vez de ordenar: a ordem da planilha em si não se mexe.

Para quem a planilha é a melhor opção?

Para quem quer contar totais e para quem quer ver a lista na tela grande do computador, o programa de planilhas é mais adequado. Contar quantos goshuins por ano, ou quantas vezes você visitou o mesmo templo ou santuário, é exatamente o forte das funções de totalização, e você pode acrescentar livremente colunas que só você quer guardar, como o roteiro da viagem. Se você já tem uma planilha com anos de registros e não tropeçou nos três problemas acima, não há motivo para trocar de ferramenta.

No app que eu desenvolvo

O “Acervo de Goshuins”, o app que eu desenvolvo, tem os itens que correspondem a 8 das 10 colunas deste artigo e salva cada foto ligada a um registro desde o começo. Dentro de um caderno, os registros ficam na ordem dos números de página, e a busca pelo nome do templo ou santuário, pela leitura, pela nota, pela data da visita na era japonesa ou pelo tipo mostra os resultados da visita mais recente para a mais antiga, junto com o caderno e a página de cada um. Buscar não mexe na ordem dentro do caderno.

A ponte com o programa de planilhas é a exportação em CSV, que vem com o Acervo Completo. Ela sai com um goshuin por linha, trazendo o nome do templo ou santuário, a data da visita (na era japonesa e no calendário gregoriano), o caderno e a página, a nota e outros dados, em um formato que o Excel abre sem caracteres embaralhados. Em relação às 10 colunas acima, há três diferenças:

• Na coluna do caderno vai o nome que você deu ao caderno no app, e não o número do caderno. Para ordenar na ordem dos cadernos, acrescente uma coluna numérica no programa de planilhas.
• Não há as colunas de número nem de certeza da data. Se você escrever a certeza na nota, ela também fica no CSV.
• As fotos em si não vão no arquivo, e não é possível abrir as fotos a partir do programa de planilhas. Para rever tudo com as fotos, use a exportação em PDF.

A lista das colunas do CSV, e o que vai no PDF e na cópia para trocar de aparelho, está em as diferenças entre os três tipos de arquivo que você pode exportar.

Não é possível importar para este app uma planilha feita em um programa de planilhas. Para quem já tem uma planilha, há três caminhos:

1. Continuar usando a planilha. Se os três problemas não incomodam, é o que dá menos trabalho.
2. Deixar os registros antigos na planilha e registrar os novos neste app. Do CSV exportado, copie as linhas que ainda não estão na planilha.
3. Importar de novo a partir das fotos e mudar para este app. O nome do templo ou santuário e a leitura precisam ser digitados de novo.

O primeiro caderno não exige compra e aceita quantos registros você quiser. Do segundo caderno em diante, o “Adicionar tudo ao caderno” das fotos importadas e a exportação em PDF / CSV vêm com o Acervo Completo, de pagamento único. O preço é o que a App Store mostra. Até onde a compra libera o uso está na seção de preços do site. Funciona no iPhone com iOS 16.4 ou posterior. Ele não sincroniza entre aparelhos, então, para ver os registros no computador, abra o CSV ou o PDF exportado.

Por fim, a razão de guardar os registros em unidades de caderno e página ficou em outro artigo: como organizar os cadernos para que os registros não se misturem, mesmo quando eles se multiplicam.