गोशुइन के रिकॉर्ड की सूची कैसे रखें? बाद में ढूँढ़ने लायक पंक्तियाँ और कॉलम

यह लेख सिर्फ़ इस बारे में है कि जमा किए गोशुइन के रिकॉर्ड को “सूची” का रूप देकर बाद में दोबारा देखने लायक कैसे बनाएँ। हर मंदिर में गोशुइन किस तरह दिया जाता है, या गोशुइन पुस्तिका ख़ुद कैसे चुनें, इन बातों में यह लेख नहीं जाता। अगर अभी सिर्फ़ तस्वीरें जमा हैं और रिकॉर्ड कोई नहीं, तो पहले तस्वीरों से दर्शन की तारीख़ पक्की करके उन्हें पुस्तिका और पेज में लगाने के 3 चरण पूरे कर लें; फिर इस लेख की बातें जस की तस काम आएँगी।

गोशुइन के रिकॉर्ड की सूची बनाने के लिए पहले क्या तय करें?

“एक पंक्ति में क्या रखें”, “कौन-से कॉलम रखें” और “सूची कहाँ रखें” — ये तीन बातें इसी क्रम में तय करें। पंक्ति की इकाई बाद में बदलें, तो सारी पंक्तियाँ दोबारा बनानी पड़ती हैं; कुछ कॉलम बाद में जोड़े जा सकते हैं और कुछ नहीं; और सूची रखने की जगहों की तुलना तभी हो सकती है जब पंक्ति और कॉलम तय हो चुके हों।

उल्टे क्रम से शुरू करें — पहले स्प्रेडशीट या ऐप खोलें और उसमें दिए ख़ानों के हिसाब से लिखना शुरू कर दें — तो रिकॉर्ड बढ़ने के बाद सुधार निकलते हैं: “यह कॉलम तो चाहिए था”, “यह एक पंक्ति असल में दो गोशुइन थी”। रिकॉर्ड कम हों, तो सुधार हो जाता है; सैकड़ों हो जाएँ, तो सुधारने का हौसला नहीं बचता।

सूची बनाने से क्या-क्या दोबारा देख सकते हैं?

काग़ज़ की गोशुइन पुस्तिका को तो पेज के क्रम से ही पलटना पड़ता है, पर सूची हो, तो दर्शन की तारीख़, मंदिर का नाम या पुस्तिका, इनमें से जो भी याद हो, उसी के सहारे मनचाहे गोशुइन तक पहुँच सकते हैं। एक पुस्तिका तक पन्ने पलटना काफ़ी है। 3 पुस्तिकाएँ और 100 रिकॉर्ड पार हो जाएँ, तो पलटकर ढूँढ़ना साथ नहीं दे पाता।

सूची हो, तो मसलन ये बातें तुरंत पता चल जाती हैं।

• एक ही मंदिर के रिकॉर्ड एक साथ देखना। जिस मंदिर में कई बार गए, वहाँ कब-कब गए और हर बार कौन-सा गोशुइन मिला।
• किसी समय में कहाँ-कहाँ गए। “3 साल पहले वसंत की यात्रा में कौन-से मंदिर घूमे थे”, यह दर्शन की तारीख़ से निकालना।
• कौन-सा गोशुइन किस पुस्तिका में है। अलमारी की सारी पुस्तिकाएँ उतारे बिना पता चल जाता है कि कौन-सी पुस्तिका और उसका कौन-सा पेज।
• कौन-सी पुस्तिका किस दौर की है। अगर किसी समय दो पुस्तिकाएँ साथ-साथ चल रही थीं, तब भी हर पुस्तिका की पहली और आख़िरी दर्शन तारीख़ से उन्हें अलग पहचाना जा सकता है।

ये सब बातें काग़ज़ की पुस्तिका में पहले से लिखी हैं। सूची कोई नई जानकारी नहीं बनाती; वह पुस्तिकाओं में बिखरी जानकारी को ढूँढ़ने लायक रूप में दोबारा सजाई गई अनुक्रमणिका है। यह बात ध्यान में रहे, तो सूची में क्या रखें, यह तय करते समय फ़ैसला डगमगाता नहीं।

दोबारा देखने के मौक़े के हिसाब से ज़रूरी कॉलम बदलते हैं

दोबारा दर्शन से पहले, कौन-सी पुस्तिका यह जाँचने में, किसी को दिखाने में और फ़ोन बदलने में — इन चार मौक़ों पर काम आने वाले कॉलम कुछ हद तक एक जैसे हैं, पर पूरी तरह नहीं। पहले सोच लें कि आप ज़्यादातर किस मौक़े पर सूची खोलते हैं, तो कॉलम की प्राथमिकता तय हो जाती है।

दोबारा दर्शन से पहले मंदिर के नाम या उच्चारण से खोज हो जाए, इतना काफ़ी है; पहले गोशुइन मिल चुका है या नहीं, यह रिकॉर्ड से जाँचने के चरण एक अलग लेख में हैं।

कौन-सी पुस्तिका, यह जाँचने में पुस्तिका और पेज के कॉलम ही मुख्य हैं। मंदिर के नाम या दर्शन की तारीख़ से यह पता चल जाए कि पुस्तिका कहाँ खोलनी है, तो काम हो गया। पुस्तिका के कवर के भीतरी हिस्से या पहले पन्ने पर भी क्रम संख्या लिख दें, तो सूची और काग़ज़ एक-से-एक मेल खाते हैं। पुस्तिका को एक इकाई मानकर रिकॉर्ड रखने का मतलब भी साथ में पढ़ें।

परिवार या दोस्तों को दिखाते समय जोड़ने से ज़्यादा हटाने के बारे में सोचें। नोट में कई बार साथ गए लोगों के नाम और उस समय के हालात लिखे होते हैं, और अगर जगह दर्ज की है, तो वह आपके आने-जाने का ही रिकॉर्ड है। किसी को दिखाने से पहले कौन-से कॉलम हटाएँ, यह मौक़े के हिसाब से अलग-अलग लिखा है।

फ़ोन बदलने या साधन बदलने में कुछ ही कॉलम साथ ले जाएँ, तो जो छूटे, उन्हें बाद में फिर से भरना पड़ता है। ध्यान रखने की बात यह है कि सूची के रूप में पढ़ने के लिए किया गया एक्सपोर्ट और दूसरे डिवाइस पर ले जाने के लिए रखी गई कॉपी, आम तौर पर दो अलग चीज़ें होती हैं। तालिका के रूप में एक्सपोर्ट की गई फ़ाइल आपके पास हो, इसका मतलब यह नहीं कि नए फ़ोन पर वही साधन उसे वापस पढ़ लेगा। ले जाने से पहले क्या जाँचें, यह पहले देख लें, तो बदलाव के बीच कोई कॉलम नहीं छूटता।

एक पंक्ति यानी “एक गोशुइन”

पंक्ति की इकाई न एक मंदिर हो, न एक दर्शन; एक गोशुइन हो। हर गोशुइन की अलग पंक्ति हो, तो मंदिर के हिसाब से या दर्शन की तारीख़ के हिसाब से दोबारा समूह बनाना बस क्रम बदलने का काम है। उल्टे, एक साथ लिखी गई एक पंक्ति को बाद में अलग करना पूरी तरह हाथ का काम है।

मंदिर को एक पंक्ति बनाएँ, तो जिस मंदिर में 5 बार गए, वह एक पंक्ति में सिमट जाता है, और दूसरी बार कब गए, यह मिट जाता है। एक दर्शन को एक पंक्ति बनाएँ, तो जिस दिन एक ही मंदिर से दो तरह के गोशुइन मिले, उनमें से कौन-सा किस पुस्तिका के किस पेज पर गया, यह अलग-अलग नहीं लिख सकते।

आमने-सामने के दो पेजों पर लिखे गोशुइन को कितने पेज गिनें, यह सूची बनाने से पहले तय कर लें। बिना तय किए शुरू करें, तो किसी मोड़ से पुस्तिका और सूची के पेज नंबर खिसकने लगते हैं। दो पेजों वाले गोशुइन, और एक मंदिर से कई गोशुइन मिलने पर गिनती का तरीक़ा तस्वीरें व्यवस्थित करने के चरणों के दूसरे हिस्से में तय किया है। सूची में भी वही गिनती इस्तेमाल करें।

कॉलम कैसे तय करें? पहले भरे जाने वाले, और बाद में जुड़ने वाले

कॉलम के लिए वे 8 आधार रखें जो दोबारा देखने के सारे मौक़े पूरे करते हैं — दर्शन की तारीख़ (पश्चिमी कैलेंडर), दर्शन की तारीख़ (जापानी युग), मंदिर का नाम, उच्चारण, पुस्तिका, पेज, तस्वीर और नोट। ऊपर की तालिका के चार मौक़ों में काम आने वाले कॉलम मिलाएँ, और पता या जगह जैसे शर्त पर निर्भर कॉलम अलग रखें, तो यही 8 बचते हैं। यह शुरू से सब भरने का लक्ष्य नहीं; यह एक रेखा है, ताकि जो बात किसी दिन लिखी जाए और किसी दिन नहीं, वह कॉलम न बन जाए।

सारी पंक्तियों में पहले दर्शन की तारीख़ और मंदिर का नाम, ये दो कॉलम भरें; दोनों ही समय बीतने के साथ याद करना मुश्किल होते जाते हैं। बाक़ी कॉलम तब जोड़ें जब उनके सहारे दोबारा देखने का मौक़ा आए; तब भी देर नहीं होती। कौन-सी बात बाद में जोड़ी जा सकती है और कौन-सी नहीं, यह साधन चाहे जो हो, फ़ील्ड तय करने के तरीक़े वाले लेख में एक-एक करके छाँटा है।

दर्शन की तारीख़ को पश्चिमी कैलेंडर और जापानी युग, दो कॉलम में रखने की एक वजह है। युग के पहले साल को 1 मानकर, युग का नाम देखे बिना सिर्फ़ साल की संख्या से छोटे से बड़े क्रम में लगाएँ, तो क्रम बनता है रेइवा 1, रेइवा 2, हेइसेइ 31; यानी सबसे पुराना, हेइसेइ 31 का रिकॉर्ड सबसे पीछे चला जाता है। जापानी युग की तारीख़ को अक्षरों की तरह क्रम में लगाएँ, तो “10” वाला साल “9” से पहले आ जाता है, जो बिगड़ने का एक अलग तरीक़ा है; इसके उदाहरण स्प्रेडशीट में जापानी युग की तारीख़ों का क्रम लगाने के उदाहरण में दिए हैं। क्रम पश्चिमी कैलेंडर वाले कॉलम से लगाएँ, और जापानी युग वाला कॉलम हाथ के गोशुइन से मिलान करते समय इस्तेमाल करें; काम ऐसे बाँट दें, तो क्रम नहीं बिगड़ता। युग बदलने वाली तारीख़ें रिकॉर्ड में जापानी युग और पश्चिमी कैलेंडर की तारीख़ कैसे रखें में तालिका में दी हैं।

8 कॉलम के अलावा जो कुछ जोड़ने का मन हो, वह अगर हर पंक्ति में भरा जाने वाला न हो, तो उसे कॉलम न बनाकर नोट में लिखें। वजह यह है कि ख़ाली ख़ानों से भरे कॉलम पर दोबारा देखते समय भरोसा नहीं रहता। जो मान हर पंक्ति में भरे जाते हैं, जैसे अपनी बनाई स्प्रेडशीट का क्रमांक, दर्शन की तारीख़ कितनी पक्की है, या एक ही नाम के मंदिरों को अलग पहचानने वाला पता, उन्हें कॉलम बना सकते हैं। गोशुइन और गोजोइन को एक सूची में रखते समय प्रकार का कॉलम भी इसी तरफ़ आता है।

फिर भी, सैकड़ों रिकॉर्ड के कॉलम भरना और तस्वीर और पंक्ति का मेल बिगड़ने न देना, सूची बनाने का सबसे मेहनत वाला हिस्सा है। यह मेहनत कहाँ टिकती है, यह इस पर निर्भर है कि सूची कहाँ रखी है।

सूची कहाँ रखें? हर जगह में दोबारा देखने का तरीक़ा

तैयार सूची नोटबुक, स्प्रेडशीट, रिकॉर्ड ऐप या काग़ज़ में से कहाँ रखी है, इससे चार बातें बदलती हैं: मनचाही पंक्ति तक कैसे पहुँचें, किस दायरे में क्रम लगा सकते हैं, पंक्ति से तस्वीर तक कैसे पहुँचें, और सूची हाथ से बाहर कैसे ले जाएँ। आगे से रिकॉर्ड किस तरीक़े से रखें, यह जमा तस्वीरों और पुस्तिकाओं की गिनती से रिकॉर्ड का तरीक़ा चुनने की सोच में लिखा है। यहाँ सिर्फ़ इसकी तुलना है कि पहले से बनी सूची को कहाँ रखने पर उसे कैसे दोबारा देख सकते हैं।

डायरी या नोटबुक

डायरी में लिखी सूची खोलते ही पढ़ी जा सकती है; न बिजली चाहिए, न किसी साधन को चलाना आना चाहिए। रिकॉर्ड कुछ दर्जन तक हों और सिर्फ़ आप ही देखते हों, तो इतना काफ़ी है। कमज़ोरी क्रम लगाने में है: जिस क्रम में लिखा, उसे हिला नहीं सकते, इसलिए दर्शन की तारीख़ के क्रम से या मंदिर के हिसाब से दोबारा देखना हो, तो आँखों से खोजना पड़ता है। बाद में व्यवस्थित किए पुराने गोशुइन बीच में नहीं घुसाए जा सकते, इसलिए लिखने का क्रम और दर्शन का क्रम धीरे-धीरे अलग होते जाते हैं।

स्प्रेडशीट

क्रम लगाने और छाँटने की आज़ादी चारों में सबसे ज़्यादा यहीं है। दर्शन की तारीख़ का क्रम, मंदिर के नाम का क्रम, पुस्तिका और पेज का क्रम, दोबारा देखने के मक़सद के हिसाब से जितनी बार चाहें बदल सकते हैं। अटकन तस्वीरों में है: तालिका की एक पंक्ति और एक तस्वीर अलग-अलग जगह रहती हैं, और पंक्ति में लिखे फ़ाइल-नाम या नंबर के सहारे तस्वीर ढूँढ़ने जाना पड़ता है। तस्वीर और पंक्ति को जोड़ने का लिखने का तरीक़ा, और क्रम बदलने के बाद पुस्तिका के क्रम पर लौटने का तरीक़ा स्प्रेडशीट पर केंद्रित लेख में विस्तार से लिखा है।

रिकॉर्ड ऐप

तस्वीर और रिकॉर्ड एक ही जगह होते हैं, इसलिए रिकॉर्ड खोलते ही तस्वीर भी साथ दिखती है, और सिर्फ़ स्मार्टफ़ोन से ढूँढ़ सकते हैं। दूसरी तरफ़, कॉलम वही होते हैं जो ऐप ने तय किए, और क्रम भी ऐप के दिए विकल्पों में से ही चुनना पड़ता है। सूची के रूप में बाहर ले जाते समय असल बात यह है कि रिकॉर्ड सूची के रूप में बाहर निकाले जा सकते हैं या नहीं। एक्सपोर्ट का कोई साधन न हो, तो स्प्रेडशीट या काग़ज़ पर ले जाने के लिए हर रिकॉर्ड हाथ से दोबारा लिखना पड़ता है। बाहर निकालने के साधनों में पढ़ने के लिए PDF और CSV होते हैं, और दूसरे डिवाइस पर ले जाने के लिए कॉपी; हर फ़ाइल में क्या होता है और वह किस काम नहीं आती, यह एक अलग लेख में छाँटा है।

काग़ज़ पर प्रिंट

अगर आपके अलावा कोई और भी सूची देखेगा, तो काग़ज़ सबसे अच्छी तरह बात पहुँचाता है। न डिवाइस चाहिए, न ऐप; और तस्वीर साथ छाप दें, तो गोशुइन देखते हुए पढ़ सकते हैं। बदले में, प्रिंट होते ही सूची पुरानी होने लगती है। काग़ज़ को मूल प्रति न मानकर, असली सूची से छापी गई कॉपी की तरह रखना ही सहज तरीक़ा है। हर पुस्तिका का प्रिंट करें या हर साल का, और काग़ज़ से क्या हटाएँ, यह प्रिंट करने से पहले देख लें।

सूची को लंबे समय तक काम का बनाए रखने के 3 नियम

मंदिर का नाम एक ही रूप में लिखें, “पता नहीं चला” और “अभी लिखा नहीं” को अलग-अलग लिखें, और मूल प्रति एक ही जगह तय करें — ये तीन नियम निभाएँ, तो सैकड़ों रिकॉर्ड होने पर भी सूची नहीं बिगड़ती।

1. मंदिर का नाम एक ही रूप में लिखें। एक ही मंदिर को कहीं कांजी में, कहीं हिरागाना में, कहीं प्रचलित नाम से लिखें, तो क्रम लगाने पर भी वे पास-पास नहीं आते। एक रूप तय कर लें, तो बाक़ी नाम उच्चारण या नोट में लिखें।
2. “पता नहीं चला” और “अभी लिखा नहीं” को अलग-अलग लिखें। खोजने पर भी जिस पंक्ति की दर्शन तारीख़ पता नहीं चली, उसे ख़ाली छोड़ दें, तो वह उस पंक्ति से अलग नहीं पहचानी जाती जिस पर अभी हाथ ही नहीं लगाया, और एक ही पंक्ति बार-बार खोजनी पड़ती है। जिसका पता नहीं चला, उसके नोट में यही लिख दें।
3. मूल प्रति एक ही जगह तय करें। स्प्रेडशीट, ऐप और डायरी, तीनों में एक ही रिकॉर्ड अलग-अलग लिखें, तो पता नहीं चलता कि कौन-सा ताज़ा है। नया सिर्फ़ मूल प्रति में जोड़ें, और बाक़ी को उससे बनी कॉपी मानें।

मेरे बनाए ऐप में

मेरा बनाया ऐप “गोशुइन बही” पुस्तिका और पेज वाला रिकॉर्ड ऐप है: पुस्तिका के भीतर क्रम पेज के हिसाब से होता है, और खोज के नतीजे सबसे नई दर्शन तारीख़ से शुरू होते हैं। ऊपर की जगहों में यह रिकॉर्ड ऐप वाली पंक्ति है, इसलिए सूची की तरह इस्तेमाल करते समय यह क्या कर सकता है और क्या नहीं, अलग-अलग लिख रहा हूँ।

यह ये काम कर सकता है।

• फ़ोटो लाइब्रेरी से कई तस्वीरें एक साथ चुनें, तो वे खींचने की तारीख़ को दर्शन की तारीख़ का शुरुआती मान बनाकर “इम्पोर्ट की गई तस्वीरें” में लग जाती हैं। दर्शन की तारीख़ ठीक करके उन्हें पुस्तिका और पेज में जोड़ें।
• दर्शन की तारीख़ जापानी युग (रेइवा, हेइसेइ, शोवा, ताइशो, मेइजी) में दर्ज कर सकते हैं। रिकॉर्ड अंदर तारीख़ के रूप में रहता है, इसलिए युग बदलने की सीमा पार करने पर भी दर्शन की तारीख़ का क्रम नहीं बिगड़ता।
• हर गोशुइन अलग रिकॉर्ड होता है, इसलिए एक ही मंदिर के जितने चाहें गोशुइन, हर एक की अपनी दर्शन तारीख़ के साथ रख सकते हैं।
• मंदिर के नाम, उच्चारण, नोट, जापानी युग की दर्शन तारीख़ या प्रकार से खोज सकते हैं, और नतीजे में दिखता है कि गोशुइन किस पुस्तिका के किस पेज पर है। दोबारा दर्शन से पहले की जाँच बस मंदिर का नाम खोजने से हो जाती है।
• CSV में एक्सपोर्ट करें, तो मंदिर का नाम, दर्शन की तारीख़ (जापानी युग और पश्चिमी कैलेंडर में), पुस्तिका और पेज, नोट वग़ैरह एक पंक्ति में एक गोशुइन के हिसाब से आते हैं, और स्प्रेडशीट में क्रम लगाने और छाँटने के काम आते हैं।
• PDF में एक्सपोर्ट करें, तो हर पुस्तिका की एक फ़ाइल बनती है, जिसमें गोशुइन की तस्वीरें और दर्शन की तारीख़, मंदिर का नाम वग़ैरह पेज के क्रम में छपते हैं।

CSV और PDF में क्या-क्या आता है, यह PDF, CSV और कॉपी का फ़र्क़ बताने वाले लेख में है, और काग़ज़ पर छापते समय कौन-सी बातें रखें और उन्हें कैसे समेटें, यह प्रिंट करते समय काग़ज़ को कैसे सजाएँ में लिखा है।

यह क्या नहीं कर सकता, यह भी पहले बता दूँ।

• अपनी तरफ़ से कॉलम नहीं जोड़ सकते। जो और लिखना हो, वह नोट में लिखें।
• CSV में तस्वीरें ख़ुद नहीं आतीं। तस्वीरों के साथ दोबारा देखना हो, तो PDF इस्तेमाल करें।
• मैप पर लगाई जगह न CSV में आती है, न PDF में, पर नोट दोनों में आता है। एक्सपोर्ट करते समय सिर्फ़ नोट हटाने की कोई सेटिंग नहीं है, इसलिए किसी को देने से पहले नोट दोबारा पढ़ लें।
• CSV और PDF पढ़ने के लिए किए गए एक्सपोर्ट हैं; इन्हें ऐप में वापस इम्पोर्ट नहीं कर सकते। फ़ोन बदलने के लिए पासफ़्रेज़ वाली एन्क्रिप्टेड फ़ाइल (कॉपी) इस्तेमाल करें।
• कई डिवाइस के बीच सिंक नहीं होता, इसलिए परिवार के साथ एक ही सूची को एक साथ संपादित नहीं कर सकते।

पहली पुस्तिका में ख़रीद के बिना जितने चाहें रिकॉर्ड रख सकते हैं, और कॉपी का एक्सपोर्ट भी ख़रीद के बिना होता है। दूसरी पुस्तिका से आगे, इम्पोर्ट की गई तस्वीरों को एक साथ पुस्तिका में जोड़ना, और PDF / CSV एक्सपोर्ट, एक बार की ख़रीद “पूरी बही” में हैं। कीमत App Store में दिखती है। ख़रीद से क्या-क्या मिलता है, यह कीमत वाले हिस्से में है। यह iOS 16.4 या उसके बाद वाले iPhone पर चलता है।

सूची गिनने के लिए नहीं, ढूँढ़ने के लिए बनाएँ

सूची बनाने का मक़सद यह जाँचना नहीं कि कितने गोशुइन या कितनी पुस्तिकाएँ हैं, बल्कि यह है कि उस दिन कहाँ क्या मिला था, वहाँ तक पुस्तिका के पन्ने पलटे बिना पहुँच सकें। गिनती तो रास्ते में अपने आप दिख जाने वाली चीज़ भर है।

शुरू से सारे कॉलम भरने की ज़रूरत नहीं। अगर सारी पंक्तियों में दर्शन की तारीख़ और मंदिर का नाम, ये दो कॉलम भरे हैं, तो सूची दोबारा दर्शन से पहले की जाँच के काम आने लगती है। पुस्तिका और पेज के कॉलम जुड़ जाएँ, तो यह भी पता चल जाता है कि पुस्तिका कहाँ खोलनी है। बाक़ी कॉलम तब जोड़ते जाएँ जब उन्हें देखने का मौक़ा आए; इतना काफ़ी है।