गोशुइन का रिकॉर्ड Excel में रखते समय कॉलम कैसे तय करें, और 3 जगहें जहाँ काम अटकता है
रिकॉर्ड के 6 बुनियादी फ़ील्ड (दर्शन की तारीख़, मंदिर का नाम, तस्वीर कहाँ है, नोट, पुस्तिका, पेज) में उच्चारण, जापानी युग में दर्शन की तारीख़, क्रमांक और दर्शन की तारीख़ कितनी पक्की है — ये 4 जोड़कर 10 कॉलम को आधार बनाएँ। स्प्रेडशीट के अपने दो कॉलम, क्रमांक और तारीख़ कितनी पक्की है, पंक्ति जोड़ते ही उसी समय भरें। काम सबसे ज़्यादा 3 जगह अटकता है: तस्वीर और पंक्ति का मेल, जापानी युग से क्रम लगाना (अक्षरों की तरह क्रम लगाएँ, तो रेइवा 2 रेइवा गन्नेन से पहले आ जाता है), और क्रम लगाने के बाद पुस्तिका और पेज का क्रम। क्रम 2019-05-01 के ढंग में एक-सा लिखे ईसवी कॉलम से लगाएँ, पुस्तिका और पेज सिर्फ़ अंकों में डालें, और हर पंक्ति को एक ऐसा क्रमांक दें जो कभी न बदले — तो तीनों दिक़्क़तें मुश्किल से ही आती हैं।
इस लेख की मुख्य बातें
- आधार 10 कॉलम: क्रमांक, पुस्तिका, पेज, दर्शन की तारीख़ (ईसवी और जापानी युग), मंदिर का नाम, उच्चारण, तारीख़ कितनी पक्की है, तस्वीर कहाँ है, और नोट
- तस्वीर को पंक्ति से उसके क्रम के सहारे नहीं, बल्कि ऐसे क्रमांक या खींचने के समय से जोड़ें जो क्रम लगाने पर भी न बदले
- जापानी युग की तारीख़ को अक्षरों की तरह क्रम में लगाएँ, तो रेइवा 2 रेइवा गन्नेन से पहले आ जाता है, इसलिए क्रम ईसवी कॉलम से लगाएँ
- पुस्तिका और पेज सिर्फ़ अंकों में डालें, और पूरी तालिका चुनकर “पुस्तिका” फिर “पेज” के दो स्तरों में क्रम लगाएँ, तो पुस्तिका वाला क्रम लौट आता है
- जो गिनती और जोड़ निकालना चाहते हैं, या कंप्यूटर पर पूरी सूची देखना चाहते हैं, उनके लिए स्प्रेडशीट बेहतर है
यह लेख “गोशुइन के रिकॉर्ड की सूची कैसे रखें? बाद में ढूँढ़ने लायक पंक्तियाँ और कॉलम” का एक हिस्सा है।
यह लेख सिर्फ़ स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर में गोशुइन की सूची बनाते समय कॉलम कैसे तय करें, और बनाने के बाद काम किन 3 जगहों पर सबसे ज़्यादा अटकता है — इसी के बारे में है। स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर चलाने के चरण, या किस मंदिर में क्या मिलता है, इसकी बात यहाँ नहीं होगी।
गोशुइन का रिकॉर्ड Excel में रखते समय कॉलम कैसे तय करें?
आधार ये 10 कॉलम हैं: “क्रमांक, पुस्तिका, पेज, दर्शन की तारीख़ (ईसवी), दर्शन की तारीख़ (जापानी युग), मंदिर का नाम, उच्चारण, तारीख़ कितनी पक्की है, तस्वीर कहाँ है, नोट”। रिकॉर्ड के 6 बुनियादी फ़ील्ड (दर्शन की तारीख़, मंदिर का नाम, तस्वीर, नोट, पुस्तिका, पेज) में उच्चारण, जापानी युग, क्रमांक और तारीख़ कितनी पक्की है — ये 4 कॉलम जोड़े गए हैं।
कौन से फ़ील्ड रखें, यह कौन से फ़ील्ड बाद में जोड़े जा सकते हैं और कौन से नहीं में है, और सूची बनाने से आप क्या-क्या दोबारा देख पाते हैं, यह रिकॉर्ड को एक सूची में रखने के बारे में कैसे सोचें में। यहाँ सिर्फ़ वे फ़ैसले हैं जो स्प्रेडशीट में इन्हें कॉलम बनाते समय लेने होते हैं।
| कॉलम | मान का उदाहरण | नियम |
|---|---|---|
| क्रमांक | 12 | हर पंक्ति में एक। डालने के क्रम में दें, और बाद में कभी न बदलें |
| पुस्तिका | 2 | सिर्फ़ अंक। “दूसरी पुस्तिका” न लिखें |
| पेज | 7 | सिर्फ़ अंक। दो पेज के फैलाव में, जिस पेज से शुरू होता है |
| दर्शन की तारीख़ (ईसवी) | 2019-05-01 | साल 4 अंक, महीना 2 अंक, दिन 2 अंक — हमेशा एक-सा |
| दर्शन की तारीख़ (जापानी युग) | रेइवा गन्नेन, 1 मई | गोशुइन पर जैसी लिखी है, वैसी ही उतारें |
| मंदिर का नाम | (मंदिर का नाम) | एक ही मंदिर को हर बार एक ही तरह लिखें |
| उच्चारण | (मंदिर के नाम का उच्चारण) | जापानी काना में। जब नाम के कांजी याद न आएँ, तब इसी से ढूँढें |
| तारीख़ कितनी पक्की है | पक्की | “पक्की”, “अनुमान” या “पता नहीं” में से एक |
| तस्वीर कहाँ है | 12.jpg | क्रमांक वाला ही नाम दें |
| नोट | बारिश का दिन। पहले से लिखा हुआ | बाद में कभी भी जोड़ सकते हैं |
यह सूची के 8 बुनियादी कॉलम में दो ऐसे कॉलम जोड़ने जैसा है — क्रमांक और तारीख़ कितनी पक्की है — जिनमें हर पंक्ति में मान होता है। जो जानकारी किसी दिन लिखी जाती है और किसी दिन नहीं, उसे नोट में रखने वाली सोच वही रहती है।
पहली पंक्ति से ही सभी 10 कॉलम भरने की ज़रूरत नहीं है। स्प्रेडशीट के अपने दो कॉलम, “क्रमांक” और “तारीख़ कितनी पक्की है”, पंक्ति जोड़ते ही उसी समय भरें। क्रमांक क्रम लगाने से पहले न दिया जाए, तो डालने का क्रम नहीं बचता, और तारीख़ कितनी पक्की है, यह तभी लिखा जा सकता है जब तक याद हो कि तारीख़ कहाँ से आई। पुस्तिका और पेज, फ़ील्ड चुनने वाले लेख में दिए अंदाज़े के मुताबिक़, तब भरना शुरू करें जब गोशुइन पुस्तिका दूसरी हो जाए, तब भी देर नहीं होती। जापानी युग, उच्चारण और नोट भी बाद में जोड़े जा सकते हैं।
“तारीख़ कितनी पक्की है” वाला कॉलम तारीख़ का स्रोत दर्ज करने के लिए है। गोशुइन की तारीख़ से जाँची गई तारीख़ और तस्वीर खींचने की तारीख़ से अस्थायी रूप से डाली गई तारीख़ तालिका में एक जैसी दिखती हैं, और कुछ साल बाद उनमें फ़र्क़ करना नामुमकिन हो जाता है। “पक्की” (गोशुइन की तारीख़ से जाँची गई), “अनुमान” (खींचने की तारीख़ या आगे-पीछे की तस्वीरों से डाली गई) और “पता नहीं” — इन 3 में दर्ज करें, तो सिर्फ़ वही पंक्तियाँ छाँटी जा सकती हैं जिन्हें दोबारा जाँचना है। यह मान हर पंक्ति में होता है, इसलिए इसे नोट में मिलाने के बजाय अलग कॉलम बनाएँ। अनुमान लगाने के सुराग़ कैसे जुटाएँ, यह बिना तारीख़ वाले गोशुइन से दर्शन की तारीख़ तक पहुँचने वाले लेख में है।
स्प्रेडशीट में गोशुइन का रिकॉर्ड रखें, तो काम कहाँ अटकता है?
काम सबसे ज़्यादा इन 3 जगहों पर अटकता है: “तस्वीर और पंक्ति आपस में नहीं जुड़तीं”, “जापानी युग से क्रम लगाने पर क्रम बिगड़ जाता है”, और “क्रम लगाने के बाद पुस्तिका और पेज वाले क्रम में नहीं लौट पाते”। पंक्तियाँ कम हों, तब तक ये दिखती नहीं, और जब नज़र पड़ती है, तब तक ठीक करने वाली पंक्तियाँ बढ़ चुकी होती हैं।
अटकन 1: तस्वीर और पंक्ति आपस में नहीं जुड़तीं
तालिका और तस्वीरें अलग-अलग जगह रहती हैं, इसलिए अगर तालिका में पंक्ति से तस्वीर तक पहुँचने का कोई सुराग़ न लिखा हो, तो एक-एक तस्वीर ढूँढनी पड़ती है। आपको पता है कि पंक्ति 12 किसी ख़ास मंदिर का गोशुइन है, फिर भी फ़ोटो ऐप में आसपास की तारीख़ों की कई तस्वीरें खोलकर ढूँढते हैं — और यह हर पंक्ति के लिए दोहराना पड़ता है।
“फ़ोटो ऐप में ऊपर से 12वीं तस्वीर” की तरह क्रम के सहारे मिलाना आसान है, पर एक तस्वीर मिटाते ही या तालिका में एक पंक्ति डालते ही मेल खिसक जाता है, और यह भी पता नहीं चलता कि कहाँ से खिसका। सुराग़ के तौर पर ऐसी चीज़ इस्तेमाल करें जो क्रम लगाने पर भी, और दूसरी पंक्तियाँ या तस्वीरें मिटाने पर भी न बदले।
| तस्वीर कहाँ है, कैसे लिखें | उदाहरण | किसके लिए ठीक | कमज़ोरी |
|---|---|---|---|
| क्रमांक को फ़ाइल का नाम बनाएँ | 12.jpg | तस्वीरें कंप्यूटर के फ़ोल्डर में रखते हों | नाम बदलने की मेहनत लगती है |
| खींचने की तारीख़ और समय लिखें | 2019-05-01 14:02 | तस्वीरें स्मार्टफ़ोन के फ़ोटो ऐप में ही रहने दें | एक ही मिनट में लगातार खींची तस्वीरों में फ़र्क़ करना मुश्किल |
कुछ स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर में तस्वीर को सेल के अंदर भी रखा जा सकता है, पर तस्वीरें कुछ सौ हो जाएँ, तो तालिका की फ़ाइल ख़ुद भारी होने लगती है। तस्वीरें तालिका के बाहर रखें और तालिका में सिर्फ़ यह लिखें कि वे कहाँ हैं — यह तरीक़ा लंबे समय तक चलता है।
अटकन 2: जापानी युग से क्रम लगाने पर क्रम बिगड़ जाता है
जापानी युग की तारीख़ को अक्षरों की तरह क्रम में लगाएँ, तो दर्शन वाला क्रम नहीं बनता। जो सॉफ़्टवेयर अक्षरों को शुरू से एक-एक करके मिलाकर क्रम लगाते हैं, उनमें “10 साल” “9 साल” से पहले आता है, और “12 महीना” “4 महीना” से पहले।
| दर्शन का क्रम | जापानी युग के अक्षरों से लगाया गया क्रम |
|---|---|
| हेइसेइ 9, 2 अप्रैल | हेइसेइ 10, 3 मई |
| हेइसेइ 10, 3 मई | हेइसेइ 31, 28 अप्रैल |
| हेइसेइ 31, 28 अप्रैल | हेइसेइ 9, 2 अप्रैल |
रेइवा के साथ भी यही होता है: “रेइवा 2” “रेइवा गन्नेन” से पहले आ जाता है। कुछ सॉफ़्टवेयर जापानी युग को तारीख़ के रूप में पढ़ सकते हैं, पर कौन सा लिखने का ढंग तारीख़ माना जाएगा, यह हर सॉफ़्टवेयर में अलग है।
बचने का तरीक़ा है: क्रम सिर्फ़ ईसवी कॉलम से लगाएँ, और जापानी युग वाले कॉलम को सिर्फ़ गोशुइन से मिलान करने का कॉलम मानें। ईसवी तारीख़ को “2019-05-01” के ढंग में — साल 4 अंक, महीना 2 अंक, दिन 2 अंक — एक-सा रखें, तो सॉफ़्टवेयर उस कॉलम को तारीख़ माने या सादे अक्षर, क्रम सही लगता है।
जापानी युग से ईसवी सन में बदलते समय, गन्नेन को साल 1 मानकर, रेइवा में 2018, हेइसेइ में 1988 और शोवा में 1925 जोड़ें। पर युग बदलने वाले साल को सिर्फ़ जोड़ से पूरी तरह नहीं जाँचा जा सकता। 2019 में 30 अप्रैल तक हेइसेइ 31 था और 1 मई से रेइवा गन्नेन, इसलिए अगर तालिका में “हेइसेइ 31, मई” या “रेइवा गन्नेन, अप्रैल” दिखे, तो पढ़ने या बदलने में ग़लती का शक करें। 1989 में शोवा और हेइसेइ की सीमा समेत, युग किस दिन बदले, और रिकॉर्ड में वहाँ गड़बड़ी क्यों होती है, इसे एक अलग लेख में तालिका बनाकर दिया है।
अटकन 3: क्रम लगाने के बाद पुस्तिका और पेज वाले क्रम में नहीं लौट पाते
दर्शन की तारीख़ से क्रम लगाई गई तालिका को पुस्तिका वाले क्रम में लौटाने के लिए दो बातें ज़रूरी हैं: पुस्तिका और पेज अंकों में डाले गए हों, और क्रम लगाते समय पूरी तालिका चुनी गई हो। इनमें से एक भी न हो, तो इस तरह लौटना नामुमकिन हो जाता है।
- पुस्तिका को “पुस्तिका 1”, “पुस्तिका 2”, “पुस्तिका 10” की तरह अक्षरों में लिखा है। एक-एक अक्षर मिलाने पर “पुस्तिका 10” “पुस्तिका 1” से पहले आ जाता है। पुस्तिका और पेज सिर्फ़ अंकों में डालें।
- सिर्फ़ एक कॉलम चुनकर क्रम लगाया। सॉफ़्टवेयर और चुनने के ढंग के हिसाब से, सिर्फ़ चुना गया कॉलम खिसकता है, और बगल का मंदिर का नाम या तस्वीर वाला कॉलम अपनी जगह रह जाता है। एक पंक्ति के भीतर अलग-अलग गोशुइन की जानकारी मिल जाती है, पर तालिका देखने में साफ़-सुथरी लगती है, इसलिए यह देर से पकड़ में आता है। क्रम लगाने से पहले हमेशा पूरी तालिका चुनें।
लौटाते समय क्रम की दो शर्तें इसी क्रम में दें: “पुस्तिका”, फिर “पेज”। सिर्फ़ पुस्तिका से क्रम लगाएँ, तो एक पुस्तिका के भीतर पेजों का क्रम ठीक नहीं होता। अगर डालने के क्रम में दिए गए क्रमांक का कॉलम है, तो सिर्फ़ क्रमांक से क्रम लगाकर सबसे पहले वाला क्रम भी लौट आता है। अगर बस कुछ देखना है, तो क्रम लगाने के बजाय फ़िल्टर इस्तेमाल करें; इससे तालिका का अपना क्रम नहीं हिलता।
स्प्रेडशीट किनके लिए बेहतर है?
जो गिनती और जोड़ निकालना चाहते हैं, या कंप्यूटर की बड़ी स्क्रीन पर पूरी सूची देखना चाहते हैं, उनके लिए स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर बेहतर है। हर साल के गोशुइन गिनना, या एक ही मंदिर में कितनी बार गए यह गिनना, जोड़ निकालने वाली सुविधाओं का ही काम है, और यात्रा-कार्यक्रम जैसे वे कॉलम भी आप अपनी मर्ज़ी से जोड़ सकते हैं जो सिर्फ़ आपको चाहिए। अगर आपके पास पहले से कई सालों की तालिका है और ऊपर की 3 अटकनें आपको नहीं आ रहीं, तो टूल बदलने की कोई वजह नहीं है।
जो ऐप मैं बना रहा हूँ, उसमें
जो ऐप मैं बना रहा हूँ, “गोशुइन बही”, उसमें इस लेख के 10 में से 8 कॉलम के बराबर फ़ील्ड हैं, और वह तस्वीर को शुरू से ही एक-एक रिकॉर्ड से जोड़कर सेव करता है। पुस्तिका के भीतर रिकॉर्ड पेज नंबर के क्रम में लगते हैं, और मंदिर के नाम, उच्चारण, नोट, जापानी युग की दर्शन तारीख़ या प्रकार से खोजें, तो नतीजे सबसे नए दर्शन से शुरू होकर, किस पुस्तिका के किस पेज पर हैं यह बताते हुए आते हैं। खोजने से पुस्तिका के भीतर का क्रम नहीं हिलता।
स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर से जोड़ने वाला पुल है CSV एक्सपोर्ट, जो “पूरी बही” के साथ मिलता है। इसमें मंदिर का नाम, दर्शन की तारीख़ (जापानी युग और ईसवी दोनों), पुस्तिका और पेज, नोट वग़ैरह एक पंक्ति में एक रिकॉर्ड के हिसाब से आते हैं, और फ़ाइल ऐसे ढंग में बनती है कि Excel में खोलने पर अक्षर बिगड़ते नहीं। ऊपर के 10 कॉलम से इसमें 3 फ़र्क़ हैं।
- पुस्तिका वाले कॉलम में पुस्तिका का नंबर नहीं, बल्कि वह नाम आता है जो आपने ऐप में पुस्तिका को दिया है। पुस्तिका के क्रम में लगाना हो, तो स्प्रेडशीट की तरफ़ अंकों वाला एक कॉलम जोड़ लें।
- क्रमांक और तारीख़ कितनी पक्की है, इनके कॉलम नहीं हैं। तारीख़ कितनी पक्की है, यह नोट में लिख दें, तो CSV में भी रहता है।
- तस्वीरें ख़ुद इसमें नहीं आतीं, और स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर से तस्वीर खोली भी नहीं जा सकती। तस्वीरों के साथ दोबारा देखना हो, तो PDF एक्सपोर्ट इस्तेमाल करें।
CSV के कॉलम की सूची, और PDF व फ़ोन बदलने के लिए बनाई गई कॉपी में क्या-क्या जाता है, यह एक्सपोर्ट की जा सकने वाली 3 तरह की फ़ाइलों का फ़र्क़ में दिया है।
स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर में बनाई तालिका को इस ऐप में इम्पोर्ट नहीं किया जा सकता। जिनके पास पहले से तालिका है, उनके पास 3 रास्ते हैं।
- तालिका को जैसी है वैसी चलाते रहें। अगर 3 अटकनें आपको परेशान नहीं कर रहीं, तो इसमें सबसे कम मेहनत है।
- अब तक का हिस्सा तालिका में रहने दें, और आगे का इस ऐप में दर्ज करें। एक्सपोर्ट की गई CSV से वे पंक्तियाँ उतार लें जो अभी तालिका में नहीं हैं।
- तस्वीरों से दोबारा इम्पोर्ट करके इस ऐप पर आ जाएँ। मंदिर का नाम और उच्चारण फिर से डालने पड़ेंगे।
पहली पुस्तिका में ख़रीद के बिना, बिना किसी सीमा के रिकॉर्ड रख सकते हैं। दूसरी पुस्तिका और उससे आगे, इम्पोर्ट की गई तस्वीरों के लिए “सभी को पुस्तिका में जोड़ें”, और PDF / CSV एक्सपोर्ट एक बार की ख़रीद “पूरी बही” से मिलते हैं। कीमत App Store में देख लें। ख़रीद से कहाँ तक इस्तेमाल कर सकते हैं, यह साइट के कीमत वाले हिस्से में दिया है। यह iOS 16.4 या उसके बाद वाले iPhone पर चलता है। कई डिवाइसों के बीच सिंक नहीं होता, इसलिए कंप्यूटर पर रिकॉर्ड देखने के लिए एक्सपोर्ट की गई CSV या PDF खोलें।
एक बात और: रिकॉर्ड को पुस्तिका और पेज की इकाई में रखने की वजह ही अलग से लिखी है — पुस्तिकाएँ बढ़ने पर भी रिकॉर्ड आपस में न मिलें, इसके लिए पुस्तिकाओं को कैसे रखें।
सामान्य प्रश्न
- Excel, Numbers या Google Sheets — किसमें बनाना बेहतर है?
- किसी में भी; इस लेख के 10 कॉलम तीनों में वैसे ही चलते हैं। चुनने की कसौटी यह है कि जिस डिवाइस पर आप सबसे ज़्यादा डेटा डालेंगे, उस पर कौन सा सबसे आसानी से खुलता है। बाद में सॉफ़्टवेयर बदलने पर दिक़्क़त न हो, इसके लिए दर्शन की ईसवी तारीख़ 2019-05-01 के ढंग में एक-सी रखें; नए सॉफ़्टवेयर में वह कॉलम तारीख़ की जगह सादे अक्षरों के रूप में पढ़ा जाए, तब भी क्रम सही लगेगा।
- मेरी तालिका में पहले से कुछ सौ पंक्तियाँ हैं। क्या उसे इसी ढाँचे में दोबारा बनाऊँ?
- दोबारा बनाने की ज़रूरत नहीं है। कुछ जोड़ना हो, तो पहले ये दो कॉलम जोड़ें: मौजूदा क्रम में ही दिए गए क्रमांक का कॉलम, और दर्शन की ईसवी तारीख़ का कॉलम। क्रमांक तस्वीर को पंक्ति से जोड़ने का सुराग़ भी है और मूल क्रम में लौटने की कुंजी भी, और ईसवी कॉलम से क्रम लगाया जा सकता है, इसलिए तीनों दिक़्क़तें ज़्यादातर रुक जाती हैं। उच्चारण उन्हीं पंक्तियों में भरें जिन्हें दोबारा देखते समय दिक़्क़त हुई, और तारीख़ कितनी पक्की है, यह अब से जोड़ी जाने वाली पंक्तियों से लिखना शुरू करें।
- एक गोशुइन की दो या ज़्यादा तस्वीरें हों, तो क्या पंक्तियाँ अलग करूँ?
- पंक्ति अलग न करें; “तस्वीर कहाँ है” वाले कॉलम में दोनों नाम साथ-साथ लिखें (जैसे 12-1.jpg और 12-2.jpg)। पंक्ति अलग करने पर गिनती के समय 1 गोशुइन 2 बन जाता है। यह तब काम आता है जब आपने दो पेज वाले फैलाव की दो अलग तस्वीरें लीं, या लिखावट की पास से ली गई तस्वीर जोड़ी।
- जिन पंक्तियों की दर्शन की तारीख़ पता नहीं, क्या उन्हें ख़ाली छोड़ दूँ?
- ख़ाली छोड़ने के बजाय, आगे-पीछे के पेजों या तस्वीर खींचने की तारीख़ से जितनी तारीख़ पता चलती है वह डालें, और “तारीख़ कितनी पक्की है” में “अनुमान” लिखें; इससे काम आसान रहता है। कई सॉफ़्टवेयर में क्रम लगाने पर ख़ाली पंक्तियाँ एक सिरे पर इकट्ठी हो जाती हैं, और यह सुराग़ खो जाता है कि उनके आगे-पीछे कौन से दर्शन थे। अपना एक नियम बना लें — जैसे सिर्फ़ महीना पता हो तो उस महीने की 1 तारीख़ डालें — और सिर्फ़ उन्हीं पंक्तियों को ख़ाली रखकर “पता नहीं” लिखें जिनका कोई सुराग़ नहीं है।
- क्या सिर्फ़ स्मार्टफ़ोन पर तालिका चलाते रह सकते हैं?
- चला सकते हैं, पर 10 कॉलम स्क्रीन में नहीं समाते, इसलिए डालते समय बार-बार दाएँ-बाएँ खिसकाना पड़ता है। काम बाँट लें, तो रुकता नहीं: स्मार्टफ़ोन पर सिर्फ़ क्रमांक, दर्शन की तारीख़, तारीख़ कितनी पक्की है और मंदिर का नाम डालें, और बाक़ी कॉलम कंप्यूटर पर भरें।