Llevar una lista de tus goshuin: las filas y las columnas que te dejan consultar uno después

Este artículo trata una sola cosa: convertir los goshuin que has reunido en una lista que después puedas consultar. No entra en qué concede un santuario o templo concreto, ni en cómo elegir un libro. Si por ahora solo tienes un montón de fotos y ningún registro, recorre primero las tres etapas que van de las fotos a las fechas de la visita, los libros y las páginas y todo lo de aquí se aplica tal cual.

¿Qué se decide primero?

Tres cosas, en este orden: qué representa una fila, qué columnas guardas y dónde vive la lista. Cambiar después qué representa una fila obliga a reconstruirlas todas; hay columnas que se pueden añadir más adelante y otras que no; y los sitios donde guardar una lista no se pueden comparar hasta que sus filas y sus columnas están decididas.

Empieza por el otro extremo —abre una hoja de cálculo o una app y ponte a escribir en las casillas que te ofrezca— y las correcciones llegan cuando la lista ya es grande: la columna que resulta que necesitas, la fila que en realidad eran dos goshuin. Con treinta entradas lo arreglas. Con trescientas se te quitan las ganas.

¿Qué te deja consultar una lista?

Un libro de papel solo se puede pasar página a página. Una lista te deja llegar a un goshuin por el extremo que recuerdes: la fecha de la visita, el nombre del santuario o templo o el libro en el que está. Con un libro, pasar páginas basta. Pasados tres libros y cien entradas, pasar páginas deja de seguir el ritmo.

Una lista responde al instante preguntas como estas.

• Todas las visitas a un mismo sitio, juntas. Para un santuario o templo al que has ido varias veces: cuándo fuiste y qué goshuin recibiste cada vez.
• Dónde estuviste en una temporada dada. Qué sitios recorrió aquel viaje de hace tres primaveras, consultado por la fecha de la visita.
• Qué libro guarda qué goshuin. El libro exacto, y la página dentro de él, sin bajar todos los libros de la estantería.
• Qué periodo cubre cada libro. Incluso en una época en la que llenabas dos libros a la vez, la primera y la última fecha de la visita de cada uno los distingue.

Nada de eso es información nueva. Todo está ya escrito en los libros. Una lista no crea nada: es un índice que reordena lo que está repartido por las páginas en una forma que puedes consultar. Tenerlo presente mantiene firmes tus decisiones sobre qué incluir.

Cada ocasión necesita columnas distintas

Cuatro ocasiones —antes de volver a un sitio, saber en qué libro está algo, mostrar la lista a alguien y pasarla a un teléfono nuevo— usan columnas que se solapan pero no son las mismas. Averigua cuál de ellas vas a hacer más a menudo y el orden de prioridad entre las columnas se decide solo.

Antes de volver a un sitio basta con poder buscar por el nombre o por su lectura; cómo comprobar en tus registros si ya recibiste uno es un artículo aparte.

Saber en qué libro está es donde trabajan las columnas del libro y de la página. Si un nombre o una fecha te llevan a la página que tienes que abrir, el trabajo está hecho. Escribir un número corrido en el interior de la cubierta de cada libro hace que la lista y el papel se correspondan uno a uno. Por qué el libro merece ser una unidad propia se lee bien junto a esto.

Mostrarla a la familia o a amigos va de quitar, no de añadir. Una nota lleva a menudo el nombre de la persona con la que fuiste y lo que pasaba ese día, y si registras el punto en un mapa, eso es un registro de tus movimientos. Qué columnas quitar antes de mostrar la lista a alguien lo recorre ocasión por ocasión.

Cambiar de teléfono o de herramienta castiga una exportación parcial: las columnas que dejaste atrás las rellenas a mano. La trampa es que una exportación pensada para leerse como lista y una copia de seguridad pensada para llevarse a otro dispositivo suelen ser dos cosas distintas. Tener los registros en forma de tabla no significa que la misma herramienta del teléfono nuevo los pueda volver a leer. Qué comprobar antes de mover los registros evita que una columna se pierda a mitad de camino.

Una fila es un goshuin

Una fila no es un santuario o templo, y no es una visita. Es un goshuin. Guardados uno por fila, reagrupar por sitio o por fecha es solo ordenar. Separar una fila que escribiste como resumen es trabajo a mano, todo él.

Haz que la fila sea un sitio y un santuario al que fuiste cinco veces se aplasta en una sola línea, y se lleva consigo la fecha de la segunda visita. Haz que la fila sea una visita y, cuando un mismo sitio te dio dos goshuin distintos el mismo día, no tienes manera de decir cuál de ellos entró en qué libro y en qué página.

Decide antes de empezar cuántas páginas cuenta un goshuin escrito a doble página. Empieza sin decidirlo y, a partir de cierto punto, los números de página de la lista se van separando de los del libro. Cómo contar las dobles páginas, y varios goshuin de un mismo sitio queda decidido en la segunda mitad de las etapas para ordenar las fotos. Usa la misma cuenta en la lista.

¿Qué columnas? Las que se rellenan primero y las que pueden esperar

Empieza por ocho columnas, que entre ellas cubren todas las ocasiones de arriba: fecha de la visita (calendario occidental), fecha de la visita (era japonesa), nombre del santuario o templo, lectura, libro, página, foto y nota. Suma las columnas que usan las cuatro ocasiones de la tabla y, dejando aparte las condicionales como la zona y el punto del mapa, salen estas ocho. Ocho no es un objetivo que haya que rellenar desde el primer día. Es una línea trazada para que un campo que escribes unos días y otros no llegue nunca a ser columna.

Las dos que hay que rellenar antes para todos los registros son la fecha de la visita y el nombre, que cuesta más recordar cuanto más esperan. Las demás se pueden añadir cuando llegue la ocasión que las usa. Qué campos anotar, sea cual sea la herramienta los reparte uno a uno entre los que puedes añadir después y los que no.

Guardar la fecha de la visita en dos columnas, la occidental y la de la era japonesa, tiene un motivo. Toma el año inicial de una era como 1, ignora el nombre de la era y ordena de menor a mayor solo por el número del año: obtienes Reiwa 1, Reiwa 2, Heisei 31, y el más antiguo de los tres se queda abajo. Ordena las fechas de la era como texto y se rompe de otra manera, con el año 10 cayendo antes del año 9; cómo se ve eso al ordenar fechas de la era japonesa en una hoja de cálculo muestra las filas puestas en orden. Reparte el trabajo —ordena por la columna occidental, lee la columna de la era cuando tengas un goshuin en la mano contra la lista— y no se rompe ninguna de las dos. Los días en los que una era da paso a la siguiente están en la tabla de cómo guardar la fecha en era japonesa y la occidental en un registro.

Lo que quieras más allá de las ocho va a la nota y no a una columna, salvo que todas las filas vayan a llevar un valor. Una columna llena de casillas vacías es una columna en la que dejas de confiar al releer la lista. Los valores que sí aterrizan en todas las filas están bien como columnas: un número de serie en una hoja de cálculo que construyas tú, lo segura que es la fecha de la visita, o la zona que distingue dos sitios con el mismo nombre. La columna del tipo que necesitas cuando los goshuin y los goshuinjo comparten una lista también está de ese lado.

Rellenar esas columnas para varios cientos de entradas, y mantener cada fila atada a su foto, es la parte más laboriosa de todo el asunto. Dónde cae ese trabajo depende de dónde guardes la lista.

¿Dónde guardas la lista?

Un cuaderno, una hoja de cálculo, una app de registro y el papel cambian cuatro cosas: cómo encuentras la fila que quieres, qué puedes usar para ordenar, cómo llegas de una fila a la foto, y cómo sale una copia de tus manos hacia las de otra persona. Elegir un método según cuántas fotos y cuántos libros tienes trata cómo llevar los registros de aquí en adelante. Esta sección compara solo lo que una lista ya terminada te deja hacer en cada sitio.

Cuaderno o agenda

Una lista en un cuaderno se lee en cuanto lo abres, y no necesita ni corriente ni saber manejar nada. Hasta unas pocas decenas de entradas, leídas solo por ti, eso basta. Ordenar es su punto débil: las filas no pueden moverse del orden en que las escribiste, así que repasar por fecha de la visita o por sitio significa seguirlas con la vista. Un goshuin antiguo que catalogues más tarde tampoco se puede intercalar en el medio, así que el orden en que escribiste se va separando del orden en que visitaste.

Hoja de cálculo

En libertad para ordenar y filtrar, nada de lo de aquí se le acerca. Por fecha de la visita, por nombre, por libro y página: cambia tantas veces como cambie la pregunta. Las fotos son donde tropieza: la fila y la imagen viven en sitios distintos, y vas a buscar la imagen con un nombre de archivo o un número escrito en la fila. Cómo atar una foto a su fila, y cómo volver al orden de las páginas después de ordenar se trata en detalle en el artículo dedicado a las hojas de cálculo.

Una app de registro

La foto y el registro son una sola cosa, así que abrir un registro muestra la foto con él, y con el teléfono tienes bastante. En cambio, las columnas son las que decidió la app, y los órdenes son los que ella ofrezca. Lo que importa cuando quieres la lista fuera de la app es si los registros salen siquiera en forma de lista. Sin exportación, pasarlos a una hoja de cálculo o al papel significa volver a escribirlos de uno en uno. Las exportaciones vienen de dos clases —un PDF o un CSV para leer, y una copia de seguridad para llevar a otro dispositivo—, y qué lleva cada archivo y para qué no sirve se aclara por separado.

Impresa en papel

Si va a leerla alguien que no eres tú, el papel es lo que mejor llega. Sin dispositivo, sin app, y con las fotos impresas al lado, quien lee mira el goshuin mientras lee sobre él. El coste es que una lista impresa empieza a quedarse desactualizada en cuanto sale de la impresora. Lo que aguanta es no tratar el papel como el original, sino como una copia tirada de la lista. Si conviene imprimir por libro o por año, y qué dejar fuera del papel vale la pena resolverlo antes de imprimir.

Tres promesas que mantienen usable una lista

Escribe cada nombre de una sola forma, distingue «desconocido» de «todavía sin escribir», y designa un único original. Mantén esas tres y la lista sobrevive a varios cientos de entradas.

1. Escribe cada nombre de una sola forma. Escribe el mismo sitio con sus caracteres aquí, con su lectura allá y por su apodo habitual en otro lado, y no hay orden que junte los tres. Una vez elegida la forma, los otros nombres van a la columna de la lectura o a la nota.
2. Distingue «desconocido» de «todavía sin escribir». Deja una fila en blanco porque buscaste y no conseguiste establecer la fecha de la visita, y queda indistinguible de una fila que aún no has tocado, así que investigas la misma fila una y otra vez. Escribe en la nota que lo buscaste y no lo pudiste determinar.
3. Designa un único original. Guarda los mismos registros en una hoja de cálculo, en una app y en un cuaderno y pierdes la cuenta de cuál es el más reciente. Añade solo al original, y trata todo lo demás como una copia hecha a partir de él.

Cómo funciona esto en la app que desarrollo

«Goshuin: registro de sellos», la app que desarrollo, es una app de registro construida sobre libros y páginas: dentro de un libro el orden es el de las páginas, y los resultados de la búsqueda llegan con la fecha de la visita más reciente primero. Es la fila de la app de registro de la tabla de arriba, así que aquí está lo que hace y lo que no hace cuando la usas como lista.

Lo que hace:

• Elige varias fotos de tu fototeca a la vez y se ordenan en Fotos importadas, cada una con su fecha de la foto haciendo de fecha de la visita. Corrige las fechas de la visita y luego añádelas a un libro y a sus páginas.
• Las fechas de la visita se pueden introducir en era japonesa: Reiwa, Heisei, Showa, Taisho, Meiji. El registro guarda debajo una fecha real, así que el orden por fecha de la visita aguanta un cambio de era.
• Los goshuin se guardan de uno en uno, así que un mismo santuario o templo puede tener tantos como quieras, cada uno con su propia fecha de la visita.
• Puedes buscar por nombre del santuario o templo, por su lectura, por la nota, por la fecha de la visita en era japonesa o por el tipo, y cada resultado dice en qué libro y en qué página está. La comprobación de antes de volver a un sitio es una sola búsqueda por el nombre.
• Exporta a CSV y obtienes un goshuin por fila, con el nombre, la fecha de la visita en su era japonesa y en el calendario occidental, el libro y la página, la nota y algo más, listo para ordenar y filtrar en una hoja de cálculo.
• Exporta a PDF y obtienes un archivo por libro, con la foto de cada goshuin y su fecha de la visita y su nombre puestos en el orden de las páginas.

Qué entra en el CSV y qué entra en el PDF está en las diferencias entre un PDF, un CSV y una copia de seguridad, y qué poner en el papel y cómo organizarlo en armar una lista impresa.

Lo que no hace, dicho de entrada:

• No puedes añadir columnas propias. Todo lo demás que quieras escribir va en la nota.
• El CSV no lleva las fotos en sí. Para leer los registros con sus fotos, usa el PDF.
• Un marcador que colocaste en el mapa no aparece ni en el CSV ni en el PDF; tus notas aparecen en los dos. No hay ningún ajuste que deje fuera solo las notas, así que reléelas antes de entregar un archivo a alguien.
• El CSV y el PDF son exportaciones pensadas para leerse, y ninguno se puede volver a importar en la app. Un cambio de teléfono usa en su lugar el ZIP cifrado con una frase de contraseña.
• No sincroniza entre dispositivos, así que no se puede editar una misma lista al mismo tiempo que alguien de tu familia.

El primer libro admite todos los registros que quieras sin ninguna compra, y exportar la copia de seguridad tampoco requiere ninguna compra. El segundo libro y los siguientes, «Añadir todo al libro» para las fotos importadas y la exportación a PDF / CSV vienen con la compra única de Registro completo. En la App Store se muestra el precio actualizado. Qué cubre la compra está reunido en la sección de precios. Funciona en iPhone con iOS 16.4 o posterior.

Una lista es para consultar, no para contar

El sentido de una lista no es confirmar cuántos goshuin o cuántos libros tienes. Es llegar a lo que recibiste, y dónde, un día concreto, sin pasar una sola página. Los totales son solo algo que se ve de camino.

No hace falta rellenar todas las columnas desde el principio. Con la fecha de la visita y el nombre presentes en todas las entradas, la lista ya hace la comprobación que necesitas antes de volver a un sitio. Añade las columnas del libro y la página y te dice qué página abrir. Las demás pueden esperar a la ocasión que las pida.