Gestionar los goshuin en Excel: cómo decidir las columnas y los tres sitios donde se atasca

Este artículo trata solo de cómo decidir las columnas al montar una lista de goshuin en una hoja de cálculo y de los tres sitios donde se atasca una vez montada. No entra en cómo se maneja el programa ni en qué entrega cada santuario o templo.

¿Cómo se deciden las columnas para gestionar los goshuin en Excel?

Parte de diez columnas: número, libro, página, fecha de la visita (occidental), fecha de la visita (era japonesa), santuario o templo, lectura, certeza de la fecha, dónde está la foto y nota. Son los seis campos básicos de un registro (fecha de la visita, santuario o templo, foto, nota, libro y página) con cuatro más encima: la lectura, la era japonesa, el número y la certeza de la fecha.

Qué campos merece la pena guardar está en los campos que puedes añadir después y los que no, y qué te permite repasar una lista está en cómo pensar el registro cuando lo tienes como una sola lista. Aquí solo van las decisiones que aparecen al convertir esos campos en columnas.

Son las ocho columnas que necesita una lista más dos, el número y la certeza de la fecha, que llevan un valor en todas las filas sin excepción. La costumbre de llevar a la nota lo que unos días escribes y otros no sigue igual.

No tienes que rellenar las diez desde la primera fila. Las dos que pertenecen a la hoja de cálculo y no al registro, el número y la certeza de la fecha, se rellenan en el mismo momento en que añades la fila: un número puesto después de ordenar ya no guarda el orden en que escribiste, y la certeza solo puedes marcarla mientras recuerdas de dónde salió la fecha. Libro y página pueden esperar, con el mismo criterio que da el artículo sobre elegir los campos, hasta que tu libro de goshuin llegue al segundo. La era japonesa, la lectura y la nota se pueden añadir después.

La columna de la certeza de la fecha existe para guardar de dónde salió la fecha. Una fecha que comprobaste en el goshuin y una que escribiste provisionalmente a partir de cuándo se hizo la foto se ven idénticas en la tabla, y unos años después no las distingues. Si guardas tres valores (confirmada, es decir comprobada en la fecha del goshuin; estimada, tomada de la fecha de la foto o de las fotos vecinas; desconocida), puedes acotar la tabla exactamente a las filas que merece la pena volver a comprobar. Como todas las filas llevan un valor, es una columna y no algo escondido en la nota. Cómo reunir las pistas para una estimación está en seguir la pista de la fecha de la visita de un goshuin sin fecha escrita.

¿Dónde se atasca una hoja de cálculo de goshuin?

En tres sitios: las fotos dejan de corresponder con sus filas, ordenar por la era japonesa descoloca el orden y, después de ordenar, no consigues volver al orden de libro y página. Ninguno se nota mientras la tabla es corta, y cuando te das cuenta hay más filas que arreglar.

Atasco 1: la foto y la fila se separan

La tabla y las fotos están en sitios distintos, así que si la tabla no lleva una pista para ir de una fila a su foto, acabas buscándolas de una en una. Sabes perfectamente que la fila 12 es el goshuin de un santuario concreto y, aun así, abres una foto tras otra de por esas fechas en la app de fotos, y repites eso tantas veces como filas tengas.

Hacerlas corresponder por el puesto que ocupan («la duodécima desde arriba en la app de fotos») es lo más cómodo, y se descoloca en cuanto borras una foto o insertas una fila, sin nada que te diga dónde empezó el desfase. Como pista quieres algo que sobreviva a una ordenación y sobreviva a que borres otra fila u otra foto.

Hay hojas de cálculo que permiten meter una imagen dentro de una celda, pero con unos cientos de fotos el propio archivo de la tabla se vuelve pesado. Dejar las fotos fuera de la tabla y escribir en ella solo dónde están aguanta más años.

Atasco 2: ordenar por la era japonesa descoloca el orden

Si ordenas la era japonesa como texto, no sale el orden en que visitaste. En los programas que comparan una columna de texto carácter a carácter desde el principio, el año 10 queda antes del año 9 y el mes 12 antes del mes 4.

Con Reiwa pasa lo mismo, y además el primer año está escrito en el papel como «gannen» y no con una cifra: si lo copias tal cual, «Reiwa 2» queda antes que «Reiwa gannen», porque las cifras se comparan antes que las letras. Algunos programas saben leer una fecha en era japonesa como fecha, pero qué formas de escribirla aceptan cambia de un programa a otro.

La forma de esquivarlo es ordenar solo por la columna del calendario occidental y quedarse con la columna de la era japonesa como la columna que cotejas con el goshuin. Si escribes la occidental como 2019-05-01, con el año de cuatro cifras y dos para el mes y dos para el día, esa columna se ordena bien tanto si el programa la trata como fechas como si la trata como texto.

Para pasar de la era japonesa al calendario occidental, cuenta «gannen» como año 1 y suma 2018 en Reiwa, 1988 en Heisei y 1925 en Showa. Los años en que cambió la era son los que la suma sola no resuelve: 2019 es Heisei 31 hasta el 30 de abril y Reiwa 1 desde el 1 de mayo, así que si en tu tabla aparece «Heisei 31, mes 5» o «Reiwa 1, mes 4», sospecha de una mala lectura o de una conversión equivocada. Los días en que cambió la era y por qué los registros se descolocan ahí están en otro artículo, en una tabla que incluye también el límite entre Showa y Heisei en 1989.

Atasco 3: después de ordenar no vuelves al orden de libro y página

Para devolver al orden del papel una tabla que ordenaste por fecha de la visita hacen falta dos cosas: que libro y página estén escritos con cifras y que tuvieras seleccionada la tabla entera al ordenar. Si falta una de las dos, se queda así:

1. Escribes el libro como texto: «libro 1», «libro 2», «libro 10». Comparando carácter a carácter, «libro 10» queda antes de «libro 2». Escribe libro y página solo con cifras.
2. Seleccionaste una sola columna y ordenaste esa. Según el programa y según lo que seleccionaste, se mueve solo la columna que elegiste y el nombre del santuario o templo y la foto de al lado se quedan donde estaban. El contenido de una fila acaba mezclando goshuin distintos mientras la tabla sigue viéndose impecable, y por eso este atasco se descubre tarde. Selecciona siempre la tabla entera antes de ordenar.

Para volver, dale a la ordenación dos criterios en este orden: libro y luego página. Ordenar solo por libro no ordena las páginas dentro de cada libro. Y si tienes esa columna de números puesta según el orden en que escribiste, basta con ordenar por ella para recuperar el orden inicial. Si solo quieres mirar algo, un filtro deja quieto el orden de la tabla.

¿A quién le encaja mejor una hoja de cálculo?

A quien quiera contar totales y a quien quiera abarcar la lista entera en una pantalla grande. Contar cuántos goshuin por año, o cuántas veces fuiste al mismo santuario o templo, es justo para lo que están los totales de una hoja de cálculo, y puedes añadir libremente cualquier columna que quieras guardar solo para ti, como el itinerario. Si ya tienes años de tabla y no has tropezado con los tres atascos de arriba, no hay razón para cambiar de herramienta.

En la app que desarrollo

«Goshuin: registro de sellos», la app que desarrollo, tiene los campos que corresponden a ocho de las diez columnas de arriba y ata cada foto a un registro concreto desde el principio. Dentro de un libro, los registros van en orden de página, y la búsqueda por nombre del santuario o templo, por su lectura, por la nota, por la fecha de la visita en era japonesa o por el tipo devuelve primero la visita más reciente, con el libro y la página en que está cada resultado. Buscar no mueve el orden dentro del libro.

El puente con la hoja de cálculo es la exportación a CSV, que viene con Registro completo. Sale una fila por goshuin, con el nombre del santuario o templo, la fecha de la visita (en era japonesa y en calendario occidental), el libro y la página, y la nota, en un formato que Excel abre sin que aparezcan caracteres extraños. Se diferencia de las diez columnas de arriba en tres cosas.

• En la columna del libro va el nombre que le diste al libro en la app, no un número de libro. Para ordenar por libro, añade una columna de cifras en la hoja de cálculo.
• No hay columna de número ni de certeza de la fecha. Si escribes la certeza en la nota, se queda también en el CSV.
• Las fotos en sí no van dentro, y desde la hoja de cálculo no puedes abrir una foto. Para repasar con las fotos, usa la exportación a PDF.

Las columnas que lleva el CSV, y qué va en el PDF y en la copia para el cambio de teléfono, están en los tres tipos de archivo que puedes exportar.

Una tabla hecha en una hoja de cálculo no se puede importar en esta app. Si ya tienes una, hay tres caminos.

1. Seguir con la tabla. Si los tres atascos no te molestan, es con diferencia lo que menos trabajo cuesta.
2. Dejar en la tabla lo de hasta ahora y registrar en la app lo que venga. Desde el CSV exportado copias las filas que la tabla todavía no tiene.
3. Volver a importar desde las fotos y mudarte a la app. Los nombres y las lecturas hay que escribirlos otra vez.

El primer libro no requiere ninguna compra y no tiene límite de registros. El segundo libro y los siguientes, «Añadir todo al libro» para las fotos importadas y la exportación a PDF / CSV vienen con Registro completo, un pago único. El precio es el que se muestra en la App Store, y hasta dónde llega la compra está en la sección de precios de este sitio. Funciona en iPhone con iOS 16.4 o posterior. No sincroniza entre dispositivos, así que para leer tus registros en el ordenador abres el CSV o el PDF exportados.

Queda una cosa: por qué el registro se lleva en unidades de libro y página está escrito aparte, en cómo llevar los libros para que no se mezclen aunque se multipliquen.