كيف تدير سجلات الغوشوين في قائمة؟ طريقة بناء شكل تعود إليه لاحقًا

يتناول هذا المقال أمرًا واحدًا: كيف تجعل سجلات الغوشوين الذي جمعته «قائمة» تعود إليها لاحقًا. ولا يدخل في معلومات المنح الخاصة بكل معبد أو ضريح، ولا في اختيار دفتر الغوشوين نفسه. وإذا كانت عندك صور متراكمة فقط ولم تبدأ السجل بعد، فأنجز أولًا المراحل الثلاث: تثبيت تاريخ الزيارة من الصور ثم ترتيبها في الدفاتر والصفحات، وعندئذ ينطبق ما في هذا المقال كما هو.

لإدارة سجلات الغوشوين في قائمة، بماذا تبدأ؟

تحسم ثلاثة أمور بهذا الترتيب: ماذا يمثل الصف الواحد، وما الأعمدة التي تحتفظ بها، وأين تضع القائمة. فتغيير وحدة الصف لاحقًا يعني إعادة بناء كل الصفوف، ومن الأعمدة ما يمكن إضافته لاحقًا وما لا يمكن، ومكان الحفظ لا تمكن المقارنة بين خياراته قبل أن تستقر الصفوف والأعمدة.

وإذا بدأت بالترتيب المعاكس، ففتحت جدول بيانات أو تطبيقًا أولًا وبدأت الكتابة في الخانات الجاهزة، فستظهر التصحيحات بعد أن يكثر العدد: «أحتاج إلى هذا العمود ولا أجده»، و«هذا الصف كان في الحقيقة غوشوينين». وما دام العدد قليلًا أمكنك التصحيح، أما حين يبلغ المئات فلن تبقى لك رغبة في ذلك.

ماذا تستطيع أن تراجع حين تجعلها قائمة؟

دفتر الغوشوين الورقي لا يُقلَّب إلا بترتيب صفحاته، أما القائمة فتوصلك إلى الغوشوين الذي تريده سواء بدأت من تاريخ الزيارة أو اسم المعبد أو الضريح أو الدفتر. وما دام الدفتر واحدًا فالتقليب يكفي. أما حين تتجاوز ثلاثة دفاتر ومئة سجل، فلا يعود البحث بالتقليب يلحق.

ومع القائمة تعرف مثلًا ما يلي فورًا:

• ترى سجلات المعبد أو الضريح نفسه مجتمعة. في مكان زرته عدة مرات: متى زرته، وأي غوشوين نلت في كل مرة.
• أين ذهبت في فترة معينة. تستخرج بتاريخ الزيارة «ما الأماكن التي زرتها في رحلة الربيع قبل ثلاث سنوات».
• أي غوشوين في أي دفتر. تعرف الدفتر المقصود ورقم الصفحة دون أن تُنزل كل الدفاتر عن الرف.
• أي فترة يغطيها كل دفتر. حتى لو مرت فترة استعملت فيها دفترين في الوقت نفسه، تميّز بينهما بأول تاريخ زيارة وآخره في كل دفتر.

وكل ذلك مكتوب أصلًا في الدفاتر الورقية. فالقائمة لا تنشئ معلومات جديدة، بل هي فهرس يعيد ترتيب المعلومات المتفرقة في الدفاتر في صورة يمكن البحث فيها. وإذا تذكرت ذلك، لم يضطرب حكمك على ما تضعه فيها.

الأعمدة التي تحتاج إليها تختلف بحسب مناسبة المراجعة

في المناسبات الأربع، قبل تكرار الزيارة، والتحقق من رقم الدفتر، والعرض على غيرك، وتغيير الجهاز، تتداخل الأعمدة المستعملة لكنها لا تتطابق. وإذا فكرت أولًا في المناسبة التي تراجع فيها أكثر من غيرها، تحددت أولوية الأعمدة.

قبل تكرار الزيارة يكفي أن تستطيع البحث بالاسم أو بقراءته، وقد جمعت خطوات التحقق من السجل هل نلت الغوشوين من قبل في مقال مستقل.

عند التحقق من رقم الدفتر يكون عمودا الدفتر والصفحة هما الأساس. فإذا أوصلك اسم المعبد أو الضريح أو تاريخ الزيارة إلى الموضع الذي تفتحه في الدفتر، تحقق الغرض. وإذا كتبت رقمًا تسلسليًا على باطن غلاف كل دفتر أو على الورقة الأولى منه أيضًا، تطابقت القائمة والورق واحدًا لواحد. واقرأ معه معنى أن تحفظ السجل بوحدة الدفتر.

عند العرض على العائلة أو الأصدقاء فكّر في ما تحذفه أكثر مما تضيفه. فالملاحظة قد تحمل أسماء من رافقوك أو ظروف ذلك الوقت، والموقع إن كنت تسجله هو سجل تنقلاتك نفسه. وقد كتبت أي الأعمدة تحذف قبل العرض على الآخرين مفصلًا بحسب كل مناسبة.

عند تغيير الجهاز أو الانتقال إلى أداة أخرى، إذا أخذت بعض الأعمدة فقط، فستضطر إلى ملء الأعمدة الناقصة من جديد لاحقًا. وما ينبغي الانتباه إليه أن التصدير الذي تقرأ به القائمة، والنسخة الاحتياطية التي تنقل بها السجلات إلى جهاز آخر، شيئان مختلفان في الغالب. فامتلاكك ملفًا مصدَّرًا على هيئة جدول لا يعني بالضرورة أنك تستطيع إعادته إلى الأداة نفسها على الجهاز الجديد. وإذا اطلعت أولًا على ما تتحقق منه قبل النقل، لم تنقص الأعمدة في منتصف الانتقال.

الصف الواحد غوشوين واحد

وحدة الصف ليست معبدًا أو ضريحًا واحدًا، ولا زيارة واحدة، بل غوشوين واحد. فإذا فصلت كل غوشوين في صف، كفاك الترتيب لتعيد تجميعها بحسب المعبد أو الضريح أو بحسب تاريخ الزيارة. أما فصل صف كتبته مجمّعًا فكله عمل يدوي.

فإذا جعلت الصف معبدًا أو ضريحًا، انضغط المكان الذي زرته خمس مرات في صف واحد، وضاع تاريخ زيارتك الثانية. وإذا جعلت الصف زيارة واحدة، ثم نلت في يوم واحد من المكان نفسه نوعين من الغوشوين، لم تستطع أن تبيّن أيهما دخل أي دفتر وفي أي صفحة.

وحدد قبل أن تبني القائمة كم صفحة تعدّ الغوشوين الممتد على صفحتين متقابلتين. فإذا بدأت دون تحديد، أخذت أرقام الصفحات في الدفتر وفي القائمة تتباعد من نقطة ما. وقد حددت طريقة عد الغوشوين الممتد على صفحتين، وحالة نيل أكثر من غوشوين من مكان واحد في النصف الثاني من خطوات ترتيب الصور. واستعمل طريقة العد نفسها في القائمة.

كيف تختار الأعمدة؟ ما تملؤه أولًا، وما يمكن إضافته لاحقًا

اجعل الأساس ثمانية أعمدة تكفي كل مناسبات المراجعة: تاريخ الزيارة (بالتقويم الميلادي)، وتاريخ الزيارة (بالتقويم الياباني)، واسم المعبد أو الضريح، والقراءة، والدفتر، والصفحة، والصورة، والملاحظة. فإذا جمعت الأعمدة المستعملة في المناسبات الأربع في الجدول أعلاه، واستثنيت ما لا يلزم إلا في حالات معينة كالمنطقة التي يقع فيها المعبد أو الضريح وموقعه على الخريطة، انحصرت في هذه الثمانية. وليست هدفًا تملؤه كله من البداية، بل هي حدّ يمنعك من أن تجعل عمودًا لما تكتبه في بعض الأيام دون بعض.

وما تملؤه في كل السجلات أولًا عمودا تاريخ الزيارة واسم المعبد أو الضريح، وكلاهما يصعب تذكره كلما مر الوقت. أما بقية الأعمدة فيكفي أن تضيفها حين تأتي المناسبة التي تراجع فيها بها. وقد ميّزت واحدًا واحدًا ما يمكن إضافته لاحقًا وما لا يمكن في المقال الذي جمع طريقة اختيار الحقول أيًّا كانت الأداة.

ولحفظ تاريخ الزيارة في عمودين، ميلادي وياباني، سبب. فإذا عددت السنة الأولى من العصر 1، ورتبت تصاعديًا بأرقام السنوات وحدها دون النظر إلى اسم العصر، جاء الترتيب: ريوا 1، ثم ريوا 2، ثم هيسي 31، فيقع أقدم السجلات، وهو سجل هيسي 31، في آخر القائمة. وإذا رتبت التواريخ اليابانية كنص، اختل الترتيب بطريقة أخرى فتأتي «السنة 10» قبل «السنة 9»، وقد عرضت ذلك في مثال ترتيب التواريخ اليابانية في جدول بيانات. فإذا قسمت الأدوار، فرتبت بعمود التقويم الميلادي، واستعملت عمود التقويم الياباني حين تطابق الغوشوين الذي في يدك، لم يختل شيء. وقد جمعت تواريخ انتقال العصور في جدول في كيف تحفظ التقويم الياباني والتقويم الميلادي في السجل.

وما تريد إضافته غير الأعمدة الثمانية، اكتبه في الملاحظة بدل أن تجعله عمودًا، ما لم يكن له قيمة في كل صف. لأن العمود المليء بالخانات الفارغة لا تعود تثق به حين تراجع. أما القيم التي تدخل في كل صف، كالرقم التسلسلي حين تبني جدولك بنفسك، ومدى يقين تاريخ الزيارة، والمنطقة التي تميّز بين مكانين يحملان الاسم نفسه، فلا بأس أن تجعلها أعمدة. وعمود النوع حين تجمع الغوشوين والغوشوينجو (أختام القلاع) في قائمة واحدة من هذا الجانب أيضًا.

على أن ملء الأعمدة لمئات السجلات، والمحافظة على مطابقة كل صورة لصفها، هو أكثر ما يتطلب جهدًا في بناء القائمة. وأين يبقى هذا الجهد، يتوقف على مكان حفظ القائمة.

أين تضع القائمة؟ طريقة المراجعة في كل مكان

القائمة بعد اكتمالها، بحسب وضعها في مفكرة أو جدول بيانات أو تطبيق تسجيل أو على الورق، تتغير طريقة الوصول إلى الصف المطلوب، وما يمكن ترتيبه، والطريق من الصف إلى الصورة، وطريقة إخراجها من يدك. وقد كتبت عن اختيار طريقة التسجيل من الآن فصاعدًا في اختيار طريقة التسجيل بحسب عدد الصور والدفاتر المتراكمة. وهنا أقارن فقط كيف تراجع قائمة موجودة بحسب مكان وضعها.

المفكرة أو الكراسة

القائمة المكتوبة في مفكرة تُقرأ فور فتحها، ولا تحتاج إلى كهرباء ولا إلى معرفة باستعمال أداة. وإذا كان العدد في حدود بضع عشرات، وكنت وحدك من يراجعها، فهذا يكفي. ونقطة ضعفها الترتيب، فهي تبقى بالترتيب الذي كُتبت به ولا يمكن تحريكها، فإذا أردت مراجعتها بترتيب تاريخ الزيارة أو بحسب كل معبد أو ضريح، تتبعتها بعينك. ولا يمكنك أن تُدخل في وسطها غوشوين قديمًا رتبته لاحقًا، فيبتعد ترتيب الكتابة عن ترتيب الزيارة شيئًا فشيئًا.

جدول البيانات

حرية الترتيب والتصفية فيه هي الأعلى بين الأربعة. فيمكنك أن تتنقل بين ترتيب تاريخ الزيارة، وترتيب اسم المعبد أو الضريح، وترتيب الدفتر والصفحة، كلما تغير غرض المراجعة. وموضع التعثر فيه الصور، فالصف في الجدول والصورة كل منهما في مكان منفصل، فتذهب للبحث عن الصورة مستعينًا باسم الملف أو الرقم المكتوب في الصف. وقد كتبت بالتفصيل عن طريقة ربط الصورة بالصف، وكيف تعود إلى ترتيب الدفتر بعد الترتيب في مقال مخصص لجداول البيانات.

تطبيق التسجيل

الصورة والسجل مجتمعان في عنصر واحد، فإذا فتحت السجل راجعت الصورة معه، ويكفيك الهاتف وحده للبحث. لكن الأعمدة تقتصر على ما قرره التطبيق، وطريقة الترتيب تختارها من بين ما يوفره. وما يهم حين تريد إخراجها قائمة هو هل يمكن إخراج السجلات من التطبيق على هيئة قائمة. فإن لم تكن هناك وسيلة للتصدير، اضطررت إلى نسخ السجلات واحدًا واحدًا لتنقلها إلى جدول بيانات أو إلى ورق. ووسائل الإخراج نوعان: ملف PDF أو CSV للقراءة، ونسخة احتياطية للنقل إلى جهاز آخر، وقد رتبت ما يحويه كل ملف وما لا يصلح له في مقال مستقل.

الطباعة على الورق

إذا كان هناك من يراجع القائمة غيرك، فالورق أوضح وسيلة لإيصالها. فلا يحتاج إلى جهاز ولا إلى تطبيق، وإذا طبعت الصور معها أمكن قراءتها مع النظر إلى الغوشوين. لكن القائمة تبدأ في التقادم من لحظة طباعتها. فالطريقة المعقولة ألا تجعل الورق هو النسخة الأصلية، بل نسخة مطبوعة من القائمة الأصلية. وتحقق قبل الطباعة من الطباعة بحسب الدفتر أو بحسب السنة، وما تحذفه من الورق.

ثلاثة التزامات تطيل عمر القائمة

وحّد طريقة كتابة اسم المعبد أو الضريح، وفرّق بين «غير معروف» و«لم يُكتب بعد»، وحدد مكانًا واحدًا للنسخة الأصلية. إذا حافظت على هذه الثلاثة، لم تنهر القائمة ولو بلغت مئات السجلات.

1. وحّد طريقة كتابة الاسم. إذا كتبت المكان نفسه مرة بالكانجي ومرة بالهيراغانا ومرة باسمه الشائع، فلن تتجاور هذه الصفوف مهما رتبت. وإذا قررت الصيغة، فضع الأسماء الأخرى في القراءة أو في الملاحظة.
2. فرّق بين «غير معروف» و«لم يُكتب بعد». إذا تركت فارغًا صفًا بحثت فيه ولم تعرف تاريخ الزيارة، لم تميّزه عن صف لم تبدأ فيه بعد، فتعيد البحث في الصف نفسه مرارًا. فاكتب في الملاحظة أنك بحثت ولم تعرف.
3. حدد مكانًا واحدًا للنسخة الأصلية. إذا كتبت السجلات نفسها في جدول بيانات وفي تطبيق وفي مفكرة، لم تعد تعرف أيها الأحدث. فأضف إلى النسخة الأصلية وحدها، وعامل الباقي على أنه نسخ مصنوعة منها.

في التطبيق الذي أطوّره

التطبيق الذي أطوّره، «سجل غوشوين»، تطبيق تسجيل مبني على الدفاتر والصفحات: داخل الدفتر تصطف السجلات بترتيب الصفحات، ونتائج البحث تصطف من أحدث تاريخ زيارة. وهو في تقسيم أماكن الحفظ أعلاه من فئة تطبيق التسجيل، فأكتب ما يستطيعه وما لا يستطيعه حين تستعمله قائمة.

ما يستطيعه:

• إذا اخترت عدة صور معًا من مكتبة الصور، اصطفت في «الصور المستوردة» وتاريخ تصوير كل منها قيمة أولى لتاريخ الزيارة. تصحح تواريخ الزيارة، ثم تضيفها إلى دفتر وصفحاته.
• يمكن إدخال تاريخ الزيارة بالتقويم الياباني (ريوا وهيسي وشوا وتايشو وميجي). والسجل يحفظه تاريخًا فعليًا، فلا يختل ترتيب تواريخ الزيارة حتى عند الانتقال من عصر إلى آخر.
• يُحفظ كل غوشوين وحده، فيمكنك أن تحفظ للمعبد أو الضريح الواحد ما تشاء من الغوشوين، لكل منها تاريخ زيارته.
• يمكن البحث باسم المعبد أو الضريح، أو قراءته، أو الملاحظة، أو تاريخ الزيارة بالتقويم الياباني، أو النوع، وتُظهر النتائج في أي دفتر وأي صفحة. فالتحقق قبل تكرار الزيارة لا يتعدى البحث بالاسم.
• عند التصدير إلى CSV تصطف أسماء المعابد والأضرحة وتواريخ الزيارة (بالتقويم الياباني والميلادي) والدفتر والصفحة والملاحظة وغيرها، غوشوين واحد في كل صف، فتستعملها في جدول بيانات للترتيب والتصفية.
• عند التصدير إلى PDF يصير كل دفتر ملفًا واحدًا، وتظهر صور الغوشوين مع تواريخ الزيارة وأسماء المعابد والأضرحة وغيرها بترتيب الصفحات.

وقد كتبت ما يدخل في CSV وما يدخل في PDF في المقال الذي جمع الفروق بين PDF و CSV والنسخة الاحتياطية، وما تضعه على الورق وطريقة تجميعه في طريقة بناء الورق عند الطباعة.

وأكتب أيضًا من الآن ما لا يستطيعه:

• لا يمكنك إضافة أعمدة من عندك. فما تريد إضافته تكتبه في الملاحظة.
• لا تدخل الصور نفسها في CSV. فإذا أردت المراجعة مع الصور، استعمل PDF.
• الموقع الذي وضعته على الخريطة لا يظهر في CSV ولا في PDF، أما الملاحظة فتظهر. ولا يوجد إعداد يحذف الملاحظة وحدها عند التصدير، فأعد قراءة ملاحظاتك قبل أن تسلم الملف لأحد.
• ملفا CSV و PDF للقراءة، ولا يمكن استيرادهما إلى التطبيق مرة أخرى. ولتغيير الجهاز تستعمل الملف المشفر بعبارة مرور (النسخة الاحتياطية).
• لا يتزامن التطبيق بين عدة أجهزة، فلا يمكنك أن تحرر مع عائلتك القائمة نفسها في الوقت نفسه.

والدفتر الأول يسجل ما تشاء دون حد للعدد ودون شراء، وتصدير النسخة الاحتياطية أيضًا لا يحتاج إلى شراء. أما الدفتر الثاني وما بعده، و«إضافة الكل إلى دفتر» للصور المستوردة، وتصدير PDF / CSV، فتأتي مع «الأرشيف الكامل» بشراء واحد. وتحقق من السعر كما يعرضه App Store. وقد جمعت ما يفتحه الشراء في قسم السعر. ويعمل التطبيق على iPhone بنظام iOS 16.4 أو أحدث.

القائمة تُصنع للوصول لا للعد

الغرض من القائمة ليس التأكد من كثرة السجلات أو الدفاتر، بل أن تصل إلى ما نلته في ذلك اليوم ومن أين، دون أن تقلب صفحات الدفتر. أما عدد السجلات والدفاتر فليس إلا شيئًا يظهر لك في الطريق.

ولا حاجة إلى ملء كل الأعمدة من البداية. فإذا اكتمل عمودا تاريخ الزيارة واسم المعبد أو الضريح في كل السجلات، صارت القائمة صالحة للتحقق قبل تكرار الزيارة. وإذا أضيف عمودا الدفتر والصفحة، عرفت حتى الموضع الذي تفتحه في الدفتر. أما بقية الأعمدة فيكفي أن تضيفها حين تأتي المناسبة التي تراجع فيها بها.