إدارة الغوشوين في جدول Excel: كيف تختار الأعمدة، والمواضع الثلاثة التي يتعثر فيها الجدول

يتناول هذا المقال أمرين فقط: كيف تختار الأعمدة حين تنشئ قائمة بالغوشوين في برنامج جداول بيانات، والمواضع الثلاثة التي يتعثر فيها الجدول بعد إنشائه. ولا يدخل في طريقة استعمال برنامج الجداول نفسه، ولا في ما يمنحه كل معبد أو ضريح.

كيف تختار الأعمدة حين تدير الغوشوين في جدول Excel؟

الأعمدة الأساسية عشرة: رقم الصف، والدفتر، والصفحة، وتاريخ الزيارة (ميلادي)، وتاريخ الزيارة (ياباني)، والمعبد أو الضريح، والقراءة، ومدى التأكد من التاريخ، ومكان الصورة، والملاحظة. أي البنود الستة الأساسية لأي سجل (تاريخ الزيارة، والمعبد أو الضريح، والصورة، والملاحظة، والدفتر، والصفحة)، وفوقها أربعة أعمدة: القراءة، والتاريخ الياباني، ورقم الصف، ومدى التأكد من التاريخ.

أما أي البنود تستحق الحفظ أصلًا، فقد كتبت عنه في كيف تميّز البنود التي تضاف لاحقًا من التي لا تضاف، وأما ما تتيح لك القائمة أن تراجعه، ففي كيف تفكر في حفظ سجلاتك قائمةً واحدة. وهنا نقتصر على القواعد التي تضعها حين تتحول هذه البنود إلى أعمدة في جدول.

هذه هي الأعمدة الثمانية الأساسية للقائمة، ومعها عمودان تكون لهما قيمة في كل صف: رقم الصف ومدى التأكد من التاريخ. والفكرة لا تتغير: ما تكتبه في يوم وتتركه في آخر، مكانه الملاحظة.

ولا يلزمك أن تملأ الأعمدة العشرة كلها من الصف الأول. فالعمودان الخاصان بجدول البيانات، رقم الصف ومدى التأكد، تملؤهما في اللحظة التي تضيف فيها الصف: لأن الرقم إن لم يُعطَ قبل الترتيب لم يبقَ ترتيب الإدخال محفوظًا، ولأن مدى التأكد لا يُحدَّد إلا ما دمت تتذكر من أين جاء التاريخ. أما الدفتر والصفحة، فبحسب ما ذكره مقال اختيار البنود، يكفي أن تبدأ بهما حين تنتقل إلى دفتر الغوشوين الثاني. والتاريخ الياباني والقراءة والملاحظة يمكن إضافتها لاحقًا كذلك.

وعمود مدى التأكد من التاريخ غرضه أن يحفظ مصدر التاريخ. فالتاريخ الذي تحققت منه بما هو مكتوب على الغوشوين، والتاريخ الذي أدخلته مؤقتًا من تاريخ تصوير الصورة، يبدوان في الجدول متطابقين، وبعد سنوات لا تستطيع أن تفرّق بينهما. فإن حفظته بثلاث قيم، «مؤكد» (تحققت منه بتاريخ الغوشوين) و«تقديري» (من تاريخ التصوير أو من الصور المجاورة) و«غير معروف»، استطعت أن تقصر النظر على الصفوف التي تحتاج إلى تحقق جديد. وهي قيمة موجودة في كل صف، ولذلك تجعلها عمودًا ولا تخلطها بالملاحظة. أما كيف تجمع القرائن للتقدير، ففي مقال تتبّع تاريخ الزيارة لغوشوين لا تاريخ عليه.

أين يتعثر جدول الغوشوين؟

يتعثر عادةً في ثلاثة مواضع: الصور لا ترتبط بالصفوف، والترتيب بالتاريخ الياباني يضطرب، وبعد الترتيب لا تستطيع العودة إلى ترتيب الدفتر والصفحة. ولا يظهر شيء من ذلك ما دامت الصفوف قليلة، فإذا انتبهت له كانت الصفوف التي تحتاج إلى إصلاح قد كثرت.

المشكلة 1: الصور لا ترتبط بالصفوف

الجدول في مكان والصور في مكان آخر، فإن لم يحمل الجدول ما يوصلك من الصف إلى صورته، بحثت عن الصور واحدة واحدة. تعرف أن الصف 12 هو غوشوين ضريح بعينه، ومع ذلك تفتح في تطبيق الصور صورة بعد صورة من التواريخ القريبة، وتكرر ذلك بعدد الصفوف.

وطريقة المطابقة بالموضع، مثل «الصورة الثانية عشرة من الأعلى في تطبيق الصور»، سهلة، لكنها تنزاح حين تحذف صورة واحدة أو تُدرج صفًا واحدًا، ولا تعرف حتى من أين بدأ الانزياح. فاجعل الرابط شيئًا لا يتغير مع الترتيب، ولا مع حذف صف آخر أو صورة أخرى.

وبعض برامج الجداول يتيح وضع الصورة داخل الخلية، لكن حين تبلغ الصور المئات يميل ملف الجدول نفسه إلى الثقل. فاحفظ الصور خارج الجدول، واكتب في الجدول مكانها فقط، فهذا يدوم أطول.

المشكلة 2: الترتيب بالتاريخ الياباني يضطرب

إن رتّبت التاريخ الياباني نصًّا، لم تحصل على ترتيب زياراتك. فالبرامج التي تقارن النص حرفًا حرفًا من أوله تضع «السنة 10» قبل «السنة 9»، و«الشهر 12» قبل «الشهر 4».

وكذلك ريوا: «ريوا 2» تأتي قبل «ريوا غاننين». وبعض البرامج يستطيع أن يقرأ التاريخ الياباني تاريخًا، لكن أي صيغ الكتابة يقبلها تاريخًا أمر يختلف من برنامج إلى آخر.

والحل أن ترتّب بالعمود الميلادي وحده، وأن تعدّ العمود الياباني عمودًا للمطابقة مع الغوشوين لا غير. فإن كتبت التاريخ الميلادي بصيغة «2019-05-01»، بأربعة أرقام للسنة ورقمين للشهر ورقمين لليوم، جاء الترتيب صحيحًا سواء عامل البرنامج العمود تواريخ أو نصًّا عاديًا.

وللتحويل من التقويم الياباني إلى الميلادي، احسب غاننين السنة 1، ثم أضف 2018 لريوا، و1988 لهيسي، و1925 لشوا. غير أن سنة تغيّر العصر لا يحسمها الجمع وحده. فعام 2019 هو هيسي 31 حتى 30 أبريل، وريوا غاننين ابتداءً من 1 مايو، فإن وجدت في جدولك «هيسي 31، الشهر 5» أو «ريوا غاننين، الشهر 4»، فاشتبه في خطأ في القراءة أو في التحويل. وقد وضعت في مقال آخر جدولًا بـالأيام التي تغيّر فيها العصر، ولماذا تنزاح السجلات عندها، ومعها الحد بين شوا وهيسي في 1989.

المشكلة 3: بعد الترتيب لا تعود إلى ترتيب الدفتر والصفحة

لتعيد جدولًا رتّبته بتاريخ الزيارة إلى ترتيب الدفتر، تحتاج إلى أمرين: أن يكون الدفتر والصفحة مُدخلين أرقامًا، وأن تكون قد حدّدت الجدول كله حين رتّبت. فإن نقص أحدهما، تعذّرت العودة على هذا النحو:

1. الدفتر مكتوب نصًّا: «الدفتر 1» و«الدفتر 2» و«الدفتر 10». فعند المقارنة حرفًا حرفًا يأتي الدفتر 10 قبل الدفتر 1. أدخل الدفتر والصفحة أرقامًا وحدها.
2. حدّدت عمودًا واحدًا ثم رتّبته. بحسب البرنامج وطريقة التحديد، قد يتحرك العمود المحدد وحده، ويبقى اسم المعبد أو الضريح ومكان الصورة المجاوران في موضعهما. فتختلط في الصف الواحد بيانات غوشوينات مختلفة، والجدول يبدو مرتبًا، فيتأخر انتباهك. قبل الترتيب، حدّد الجدول كله دائمًا.

وللعودة، حدّد للترتيب شرطين بالترتيب: «الدفتر» ثم «الصفحة». فإن رتّبت بالدفتر وحده، لم تنتظم الصفحات داخل الدفتر الواحد. وإن كان عندك عمود أرقام الصفوف المعطاة بترتيب الإدخال، رجعت إلى الترتيب الأول بمجرد الترتيب به. وإن كنت تريد أن تنظر فقط، فاستعمل التصفية (الفلتر) بدل الترتيب، فلا يتحرك ترتيب الجدول نفسه.

لمن يكون جدول البيانات هو الأنسب؟

لمن يريد إحصاء الأعداد، ولمن يريد تصفح القائمة كلها على شاشة الحاسوب الكبيرة، يكون برنامج الجداول هو الأنسب. فعدّ الزيارات في كل سنة، أو كم مرة زرت المعبد أو الضريح نفسه، هو ما تتقنه أدوات الإحصاء، وتستطيع أن تضيف بحرية أعمدة لا تهم إلا إياك، مثل خط سير الرحلة. وإن كان عندك جدول لسنوات عدة ولم تتعثر في المواضع الثلاثة السابقة، فلا سبب لتغيير الأداة.

في التطبيق الذي أطوّره

«سجل غوشوين»، التطبيق الذي أطوّره، يحفظ البنود المقابلة لثمانية من الأعمدة العشرة في هذا المقال، ويربط كل صورة بسجل واحد منذ البداية. وداخل الدفتر تصطف السجلات بترتيب أرقام الصفحات، والبحث باسم المعبد أو الضريح، أو القراءة، أو الملاحظة، أو تاريخ الزيارة بالتقويم الياباني، أو النوع، يعرض النتائج من أحدث زيارة، ومع كل نتيجة أي دفتر وأي صفحة. ولا يتغير ترتيب الدفتر بالبحث.

والجسر إلى برنامج الجداول هو تصدير CSV الذي يأتي مع «الأرشيف الكامل». فيه غوشوين واحد في كل صف، مع اسم المعبد أو الضريح، وتاريخ الزيارة (بالتقويم الياباني والميلادي)، والدفتر والصفحة، والملاحظة وغيرها، بصيغة يفتحها Excel دون أن تتشوه الحروف. ويختلف عن الأعمدة العشرة السابقة في ثلاثة أمور:

• عمود الدفتر فيه الاسم الذي أعطيته للدفتر في التطبيق، لا رقم الدفتر. فإن أردت الترتيب بالدفتر، فأضف عمودًا رقميًا في برنامج الجداول.
• لا يوجد عمود لرقم الصف ولا لمدى التأكد من التاريخ. فإن كتبت مدى التأكد في الملاحظة، بقي في ملف CSV أيضًا.
• لا تدخل فيه الصور نفسها، ولا يمكن فتح الصورة من برنامج الجداول. فإن أردت المراجعة مع الصور، فاستعمل تصدير PDF.

وقد جمعت قائمة أعمدة ملف CSV، وما يدخل في ملف PDF وفي النسخة الاحتياطية لتغيير الجهاز، في الفرق بين أنواع الملفات الثلاثة التي يمكن تصديرها.

لا يمكن استيراد جدول أنشأته في برنامج الجداول إلى هذا التطبيق. فإن كان عندك جدول بالفعل، فأمامك ثلاثة خيارات:

1. الاستمرار في الجدول كما هو. إن لم تكن المشكلات الثلاث تزعجك، فهذا أقل الخيارات جهدًا.
2. إبقاء ما مضى في الجدول، وتسجيل ما يأتي في هذا التطبيق. ومن ملف CSV المصدَّر تنقل الصفوف التي ليست في الجدول بعد.
3. استيراد الصور من جديد والانتقال إلى هذا التطبيق. وستُدخل أسماء المعابد والأضرحة وقراءاتها مرة أخرى.

والدفتر الأول لا يحتاج إلى شراء، وتسجل فيه دون حد للعدد. أما الدفتر الثاني وما بعده، و«إضافة الكل إلى دفتر» للصور المستوردة، وتصدير PDF / CSV، فتأتي مع شراء واحد لـ«الأرشيف الكامل». والسعر هو ما يعرضه App Store. وقد جمعت ما يفتحه الشراء في قسم السعر من هذا الموقع. ويعمل على iPhone بنظام iOS 16.4 أو أحدث. ولا يزامن بين أكثر من جهاز، فإن أردت الاطلاع على سجلاتك على الحاسوب، فافتح ملف CSV أو PDF المصدَّر.

وأخيرًا، سبب حفظ السجلات بوحدتي الدفتر والصفحة أصلًا كتبت عنه في مقال منفصل: كيف تحفظ الدفاتر حتى لا تختلط السجلات مع ازدياد عددها.