Gérer ses goshuin dans Excel : choisir les colonnes, et les trois endroits où ça coince

Cet article ne traite que de deux choses : comment choisir les colonnes quand vous dressez la liste de vos goshuin dans un tableur, et les trois endroits où elle coince une fois construite. Le maniement du tableur lui-même et ce que délivre chaque sanctuaire ou temple ne sont pas abordés ici.

Gérer ses goshuin dans Excel : comment choisir les colonnes ?

Partez de dix colonnes : numéro, carnet, page, date de visite (grégorienne), date de visite (ère japonaise), sanctuaire ou temple, lecture, certitude de la date, emplacement de la photo et note. Ce sont les six rubriques de base d’une fiche (date de visite, sanctuaire ou temple, photo, note, carnet, page), plus quatre colonnes : la lecture, l’ère japonaise, le numéro et la certitude de la date de visite.

Quelles rubriques garder est expliqué dans comment distinguer les rubriques qu’on peut ajouter après coup de celles qu’on ne peut pas, et ce qu’une liste vous permet de retrouver, dans la façon de penser un registre tenu sous forme de liste. Ici, on s’en tient aux règles à fixer quand ces rubriques deviennent des colonnes de tableur.

C’est la liste de base en huit colonnes, plus deux colonnes qui reçoivent une valeur à chaque ligne : le numéro et la certitude de la date. L’idée de reporter dans la note ce que vous notez certains jours et pas d’autres ne change pas.

Inutile de remplir les dix colonnes dès la première ligne. Les deux colonnes propres au tableur, le numéro et la certitude de la date, se remplissent au moment où vous ajoutez la ligne : un numéro attribué après un tri ne garde plus l’ordre de saisie, et la certitude ne peut se noter que tant que vous vous souvenez d’où vient la date. Pour le carnet et la page, comme l’indique l’article sur le choix des rubriques, il suffit de commencer à les remplir quand vous entamez un deuxième carnet de goshuin. L’ère japonaise, la lecture et la note peuvent s’ajouter plus tard.

La colonne de certitude de la date sert à garder la provenance de la date. Une date vérifiée sur le goshuin et une date saisie provisoirement d’après la date de prise de vue ont la même apparence dans le tableau, et au bout de quelques années vous ne les distinguez plus. Avec trois valeurs — « certaine » (vérifiée sur la date du goshuin), « estimée » (tirée de la date de prise de vue ou des photos voisines) et « inconnue » —, vous pouvez filtrer uniquement les lignes à revérifier. C’est une valeur que porte chaque ligne : elle a donc sa colonne au lieu d’être noyée dans la note. La façon de rassembler les indices pour une estimation est expliquée dans l’article sur la façon de retrouver la date de visite d’un goshuin qui n’en porte pas.

Gérer ses goshuin dans un tableur : où ça coince ?

Trois endroits coincent souvent : les photos ne se relient plus aux lignes, le tri en ère japonaise dérègle l’ordre, et après un tri, impossible de revenir à l’ordre des carnets et des pages. Aucun ne se voit tant que le tableau est court, et quand vous vous en apercevez, les lignes à corriger se sont multipliées.

Blocage 1 : les photos ne se relient plus aux lignes

Le tableau et les photos vivent à des endroits différents : si le tableau ne porte pas de quoi aller d’une ligne à sa photo, vous chercherez une photo à la fois. Vous savez que la ligne 12 est le goshuin de tel sanctuaire, et pourtant vous ouvrez photo après photo, autour de la bonne date, dans votre app Photos — et vous recommencez pour chaque ligne.

Faire correspondre par la position — « la 12e photo en partant du haut dans l’app Photos » — est commode, mais tout se décale dès que vous supprimez une photo ou insérez une ligne dans le tableau, sans que vous sachiez à partir d’où. Comme repère, prenez quelque chose qui ne change ni au tri, ni quand vous supprimez une autre ligne ou une autre photo.

Certains tableurs permettent d’insérer une image dans une cellule, mais avec quelques centaines de photos, le fichier du tableau lui-même a tendance à s’alourdir. Garder les photos hors du tableau, et n’y noter que leur emplacement, tient plus longtemps.

Blocage 2 : le tri en ère japonaise dérègle l’ordre

Triée comme du texte, l’ère japonaise ne donne pas l’ordre de vos visites. Dans un logiciel qui compare le texte caractère par caractère depuis le début, l’année « 10 » passe devant l’année « 9 », et le mois « 12 » devant le mois « 4 ».

Il en va de même pour Reiwa : « Reiwa 2 » passe devant « Reiwa gannen ». Certains logiciels savent lire une date en ère japonaise comme une date, mais les graphies qu’ils acceptent varient d’un logiciel à l’autre.

La parade : ne trier que sur la colonne en calendrier grégorien, et réserver la colonne en ère japonaise à la comparaison avec le goshuin. Si la date grégorienne est écrite « 2019-05-01 », année sur 4 chiffres, mois et jour sur 2, elle se trie dans le bon ordre, que le logiciel la traite comme une date ou comme du simple texte.

Pour passer de l’ère japonaise au calendrier grégorien, comptez gannen comme l’an 1 et ajoutez 2018 pour Reiwa, 1988 pour Heisei et 1925 pour Showa. L’année d’un changement d’ère, en revanche, l’addition seule ne suffit pas à vérifier. En 2019, c’est Heisei 31 jusqu’au 30 avril et Reiwa gannen à partir du 1er mai : si « Heisei 31, 5e mois » ou « Reiwa gannen, 4e mois » figure dans votre tableau, soupçonnez une erreur de lecture ou de conversion. Les jours où l’ère a changé, et pourquoi les registres s’y décalent, y compris la limite entre Showa et Heisei en 1989, sont réunis dans un tableau, dans un autre article.

Blocage 3 : après un tri, impossible de revenir à l’ordre des carnets et des pages

Pour remettre dans l’ordre du carnet un tableau trié par date de visite, il faut deux choses : que carnet et page soient saisis en chiffres, et que tout le tableau ait été sélectionné au moment du tri. S’il en manque une, voici comment le retour devient impossible.

1. Le carnet est écrit en texte : « 1er carnet », « 2e carnet », « 10e carnet ». Comparé caractère par caractère, le 10e carnet passe devant le 1er. Saisissez carnet et page en chiffres seuls.
2. Vous avez sélectionné une seule colonne avant de trier. Selon le logiciel et la façon de sélectionner, seule la colonne choisie bouge, et le nom du sanctuaire ou du temple et l’emplacement de la photo, à côté, restent en place. Le contenu d’une même ligne se retrouve mélangé entre plusieurs goshuin, mais le tableau a l’air bien rangé : vous vous en apercevez tard. Avant de trier, sélectionnez toujours tout le tableau.

Pour revenir en arrière, indiquez deux critères de tri, dans l’ordre : « carnet » puis « page ». Trier sur le carnet seul ne remet pas en ordre les pages à l’intérieur d’un même carnet. Si vous avez une colonne de numéros attribués dans l’ordre de saisie, trier sur ce numéro suffit aussi à retrouver l’ordre de départ. Et si vous voulez seulement regarder, un filtre, au lieu d’un tri, laisse intact l’ordre du tableau lui-même.

À qui le tableur convient-il mieux ?

À qui veut compter ses goshuin, ou parcourir la liste sur le grand écran d’un ordinateur, le tableur convient mieux. Compter les visites par année, ou combien de fois vous vous êtes rendu dans le même sanctuaire ou temple, c’est exactement ce que font bien les fonctions de calcul, et vous pouvez ajouter librement les colonnes que vous voulez garder pour vous seul, comme un itinéraire. Si vous avez déjà un tableau qui couvre des années et que vous n’avez buté sur aucun des trois blocages ci-dessus, rien ne vous oblige à changer d’outil.

Dans l’app que je développe

Goshuin Ledger, l’app que je développe, possède les rubriques qui correspondent à huit des dix colonnes de cet article, et relie dès le départ chaque photo à une fiche. Dans un carnet, les fiches suivent l’ordre des numéros de page ; une recherche par nom de sanctuaire ou de temple, lecture, note, date de visite en ère japonaise ou type renvoie les résultats de la visite la plus récente à la plus ancienne, chacun avec son carnet et sa page. La recherche ne change pas l’ordre à l’intérieur d’un carnet.

Le pont avec le tableur, c’est l’exportation CSV, incluse dans Registre complet. Le nom du sanctuaire ou du temple, la date de visite (en ère japonaise et en calendrier grégorien), le carnet et la page, la note, etc. s’y alignent à raison d’une ligne par fiche, dans un format qu’Excel ouvre sans caractères illisibles. Par rapport aux dix colonnes ci-dessus, il y a trois différences.

• La colonne du carnet contient, au lieu d’un numéro, le nom que vous avez donné au carnet dans l’app. Pour trier par carnet, ajoutez une colonne de chiffres côté tableur.
• Il n’y a pas de colonne pour le numéro ni pour la certitude de la date. Écrivez la certitude dans la note : elle se retrouvera aussi dans le CSV.
• Les photos elles-mêmes n’y figurent pas, et vous ne pouvez pas ouvrir une photo depuis le tableur. Pour revoir vos fiches avec les photos, utilisez l’exportation PDF.

La liste des colonnes du CSV, et ce que contiennent le PDF et la sauvegarde pour changer d’iPhone, sont réunis dans la différence entre les trois types de fichiers que vous pouvez exporter.

Un tableau créé dans un tableur ne peut pas être importé dans cette app. Si vous avez déjà un tableau, trois choix s’offrent à vous.

1. Continuer avec le tableau. Si les trois blocages ne vous gênent pas, c’est ce qui demande le moins de travail.
2. Garder l’existant dans le tableau, et enregistrer la suite dans l’app. À partir du CSV exporté, recopiez les lignes que le tableau n’a pas encore.
3. Réimporter depuis les photos et passer à l’app. Les noms des sanctuaires et des temples et leurs lectures sont à ressaisir.

Le premier carnet ne demande aucun achat et accepte autant de fiches que vous voulez. Le deuxième carnet et les suivants, « Tout ajouter au carnet » pour les photos importées et l’exportation PDF / CSV relèvent de Registre complet, un paiement unique. Le prix est celui affiché dans l’App Store. Ce que l’achat permet d’utiliser est présenté dans la section Tarif du site. L’app fonctionne sur iPhone sous iOS 16.4 ou version ultérieure. Elle ne synchronise rien entre appareils : pour consulter vos fiches sur un ordinateur, ouvrez un CSV ou un PDF exporté.

Enfin, la raison même de tenir un registre par carnet et par page est expliquée à part, dans comment tenir ses carnets pour que les fiches ne se mélangent pas quand ils se multiplient.