Goshuin in Excel verwalten: wie du die Spalten festlegst und an welchen drei Stellen es hakt

Dieser Artikel behandelt nur zweierlei: wie du die Spalten festlegst, wenn du deine Goshuin in einer Tabellenkalkulation auflistest, und an welchen drei Stellen es danach gern hakt. Wie die Programme selbst bedient werden und was einzelne Schreine und Tempel vergeben, gehört nicht dazu.

Welche Spalten brauchst du, wenn du Goshuin in Excel verwaltest?

Als Grundlage dienen zehn Spalten: Nummer, Buch, Seite, Besuchsdatum (gregorianisch), Besuchsdatum (japanische Ära), Schrein oder Tempel, Lesung, Sicherheit des Datums, Ablageort des Fotos, Notiz. Das sind die sechs Grundangaben eines Eintrags (Besuchsdatum, Schrein oder Tempel, Foto, Notiz, Buch, Seite) plus vier weitere Spalten: Lesung, japanische Ära, Nummer und Sicherheit des Datums.

Welche Angaben du überhaupt festhalten solltest, steht in welche Angaben sich nachtragen lassen und welche nicht, und was du mit einer Liste wieder nachschlagen kannst, in wie du deine Einträge als eine Liste führst. Hier geht es nur darum, was du festlegst, wenn aus diesen Angaben Spalten einer Tabelle werden.

Das sind die acht Grundspalten einer Liste plus zwei Spalten, die in jeder Zeile einen Wert haben: Nummer und Sicherheit des Datums. Am Grundsatz, Angaben, die du mal notierst und mal nicht, in die Notiz zu schreiben, ändert sich nichts.

Du musst nicht von der ersten Zeile an alle zehn Spalten füllen. Die zwei Spalten, die nur zur Tabellenkalkulation gehören, „Nummer“ und „Sicherheit des Datums“, füllst du sofort aus, wenn du die Zeile anlegst: Vergibst du die Nummer erst nach dem Sortieren, ist die Reihenfolge der Eingabe verloren, und die Sicherheit kannst du nur vermerken, solange du noch weißt, woher das Datum stammt. Buch und Seite musst du, nach der Faustregel aus dem Artikel über die Auswahl der Angaben, erst ausfüllen, wenn du ein zweites Goshuin-Buch beginnst. Japanische Ära, Lesung und Notiz lassen sich später ergänzen.

Die Spalte „Sicherheit des Datums“ hält fest, woher das Datum stammt. Ein Datum, das du am Goshuin selbst geprüft hast, und eines, das du vorläufig nach dem Aufnahmedatum eingetragen hast, sehen in der Tabelle gleich aus, und nach ein paar Jahren kannst du sie nicht mehr unterscheiden. Mit den drei Werten „sicher“ (am Datum auf dem Goshuin geprüft), „geschätzt“ (aus dem Aufnahmedatum oder den Fotos davor und danach) und „unbekannt“ kannst du gezielt die Zeilen herausfiltern, die du noch einmal prüfen solltest. Weil jede Zeile einen Wert hat, gehört er in eine eigene Spalte und nicht in die Notiz. Wie du Anhaltspunkte für eine Schätzung sammelst, steht im Artikel darüber, wie du das Besuchsdatum eines Goshuin ohne geschriebenes Datum zurückverfolgst.

Wo hakt es, wenn du Goshuin in einer Tabelle verwaltest?

Meist an drei Stellen: Fotos lassen sich keiner Zeile mehr zuordnen, das Sortieren nach japanischer Ära bringt die Reihenfolge durcheinander, und nach dem Sortieren findest du nicht zur Reihenfolge von Buch und Seite zurück. Solange die Tabelle kurz ist, fällt keines davon auf, und wenn du es bemerkst, sind schon viele Zeilen zu korrigieren.

Stolperstelle 1: Foto und Zeile finden nicht zueinander

Tabelle und Fotos liegen an verschiedenen Orten. Steht in der Tabelle kein Anhaltspunkt, der von der Zeile zum Foto führt, suchst du jedes Foto einzeln. Du weißt zwar, dass Zeile 12 das Goshuin eines bestimmten Schreins ist, öffnest aber trotzdem in der Fotos-App ein Foto nach dem anderen aus der Zeit um dieses Datum – und das für jede Zeile.

Die Zuordnung über die Position („das zwölfte Foto von oben in der Fotos-App“) ist bequem, verrutscht aber, sobald du ein Foto löschst oder eine Zeile einfügst, und du erkennst nicht einmal, ab wo. Als Anhaltspunkt brauchst du etwas, das sich weder beim Sortieren noch beim Löschen anderer Zeilen oder Fotos ändert.

Manche Tabellenkalkulationen können Bilder in eine Zelle einfügen, aber bei einigen hundert Fotos wird die Tabellendatei selbst schnell schwer. Legst du die Fotos außerhalb der Tabelle ab und notierst dort nur ihren Ablageort, hält das auf Dauer besser.

Stolperstelle 2: Das Sortieren nach japanischer Ära bringt die Reihenfolge durcheinander

Sortierst du die japanische Ära als Text, erhältst du nicht die Reihenfolge deiner Besuche. Programme, die Text Zeichen für Zeichen von vorn vergleichen, stellen das Jahr 10 vor das Jahr 9 und den Monat 12 vor den Monat 4.

Bei Reiwa ist es genauso, und dazu kommt: Das erste Jahr steht auf dem Papier als „gannen“ und nicht als Zahl. Schreibst du es so ab, landet „Reiwa 2“ vor „Reiwa gannen“, weil Ziffern vor Buchstaben sortiert werden. Manche Programme können ein Datum in japanischer Ära als Datum lesen, aber welche Schreibweisen sie erkennen, ist von Programm zu Programm verschieden.

Der Ausweg: Sortiere nur nach der gregorianischen Spalte und nutze die Spalte mit der japanischen Ära ausschließlich zum Abgleich mit dem Goshuin. Schreibst du das gregorianische Datum im Format „2019-05-01“ mit vierstelligem Jahr und zweistelligem Monat und Tag, ist die Reihenfolge richtig – egal ob das Programm die Spalte als Datum oder als bloßen Text behandelt.

Beim Umrechnen von der japanischen Ära in den gregorianischen Kalender zählst du gannen als Jahr 1 und addierst bei Reiwa 2018, bei Heisei 1988 und bei Showa 1925. In den Jahren eines Ärawechsels reicht die Addition allein aber nicht zur Kontrolle: 2019 ist bis zum 30. April Heisei 31 und ab dem 1. Mai Reiwa gannen. Steht in deiner Tabelle also „Heisei 31, 5. Monat“ oder „Reiwa gannen, 4. Monat“, liegt vermutlich ein Lese- oder Umrechnungsfehler vor. Die Tage, an denen die Ära gewechselt hat, und warum Einträge dort leicht verrutschen, habe ich in einem anderen Artikel als Tabelle zusammengestellt, einschließlich der Grenze zwischen Showa und Heisei im Jahr 1989.

Stolperstelle 3: Nach dem Sortieren kommst du nicht zur Reihenfolge von Buch und Seite zurück

Um eine nach Besuchsdatum sortierte Tabelle wieder in die Reihenfolge des Buches zu bringen, brauchst du zweierlei: Buch und Seite müssen als Zahlen eingetragen sein, und beim Sortieren muss die ganze Tabelle markiert gewesen sein. Fehlt eines davon, kommst du auf folgende Weise nicht mehr zurück:

1. Das Buch steht als Text da: „Buch 1“, „Buch 2“, „Buch 10“. Beim Vergleich Zeichen für Zeichen landet „Buch 10“ vor „Buch 2“. Trage Buch und Seite nur als Zahl ein.
2. Du hast nur eine Spalte markiert und diese sortiert. Je nach Programm und Auswahl bewegt sich nur die markierte Spalte, während der Name des Schreins oder Tempels und der Ablageort des Fotos daneben an ihrem Platz bleiben. Der Inhalt einer Zeile vermischt sich dann aus verschiedenen Goshuin, doch weil alles ordentlich aussieht, fällt es erst spät auf. Markiere vor dem Sortieren immer die ganze Tabelle.

Zum Zurücksortieren gibst du zwei Sortierkriterien in dieser Reihenfolge an: „Buch“, dann „Seite“. Sortierst du nur nach dem Buch, stimmt die Reihenfolge der Seiten innerhalb eines Buches noch nicht. Hast du eine Spalte mit Nummern in der Reihenfolge der Eingabe, genügt es, nach ihr zu sortieren, um auch zur ursprünglichen Reihenfolge zurückzukehren. Willst du nur etwas nachsehen, nimm statt des Sortierens einen Filter – dann bleibt die Reihenfolge der Tabelle selbst unverändert.

Für wen ist eine Tabellenkalkulation die bessere Wahl?

Für alle, die Anzahlen auswerten wollen, und für alle, die die Liste auf einem großen Computerbildschirm überblicken wollen. Die Besuche pro Jahr zu zählen oder wie oft du denselben Schrein oder Tempel besucht hast, ist genau das, was Auswertungsfunktionen gut können, und du kannst frei Spalten ergänzen, die nur du festhalten willst, etwa den Reiseverlauf. Hast du schon Tabellen über viele Jahre und bist über keine der drei Stolperstellen gestolpert, gibt es keinen Grund, das Werkzeug zu wechseln.

Bei der App, die ich entwickle

„Goshuin-Chronik“, die App, die ich entwickle, hat Felder für acht der zehn Spalten aus diesem Artikel und verknüpft jedes Foto von Anfang an mit genau einem Eintrag. Innerhalb eines Buches stehen die Einträge in der Reihenfolge der Seitenzahlen. Suchst du nach dem Namen des Schreins oder Tempels, der Lesung, der Notiz, dem Besuchsdatum in japanischer Ära oder der Art, erscheinen die Treffer nach Besuchsdatum, die neuesten zuerst, jeweils mit Buch und Seite. Die Suche verändert die Reihenfolge im Buch nicht.

Die Brücke zur Tabellenkalkulation ist der CSV-Export, der mit „Chronik komplett“ kommt. Name des Schreins oder Tempels, Besuchsdatum (in japanischer Ära und gregorianisch), Buch und Seite, Notiz und weitere Angaben stehen darin ein Eintrag pro Zeile, in einem Format, das auch Excel ohne Zeichensalat öffnet. Von den zehn Spalten oben unterscheidet er sich in drei Punkten:

• In der Spalte für das Buch steht nicht die Nummer des Buches, sondern der Name, den du dem Buch in der App gegeben hast. Willst du nach Büchern sortieren, ergänzt du in der Tabellenkalkulation eine Spalte mit Zahlen.
• Spalten für Nummer und Sicherheit des Datums gibt es nicht. Schreibst du die Sicherheit in die Notiz, landet sie auch in der CSV-Datei.
• Die Fotos selbst sind nicht enthalten, und aus der Tabellenkalkulation heraus lassen sie sich auch nicht öffnen. Willst du mit den Fotos nachsehen, nutze den PDF-Export.

Welche Spalten die CSV-Datei enthält und was jeweils im PDF und im Backup für den Gerätewechsel steckt, habe ich in die drei Arten von Dateien, die du exportieren kannst zusammengefasst.

Eine Tabelle, die du in einer Tabellenkalkulation angelegt hast, kannst du nicht in diese App importieren. Wenn du schon eine Tabelle hast, gibt es drei Wege:

1. Die Tabelle einfach weiterführen. Wenn dich die drei Stolperstellen nicht stören, ist das der geringste Aufwand.
2. Das Bisherige in der Tabelle lassen und alles Weitere in dieser App erfassen. Aus der exportierten CSV-Datei überträgst du die Zeilen, die in der Tabelle noch fehlen.
3. Von den Fotos aus neu importieren und zu dieser App wechseln. Namen und Lesungen der Schreine und Tempel musst du dann neu eingeben.

Das erste Buch nutzt du ohne Kauf und ohne Begrenzung der Einträge. Das zweite Buch und alle weiteren, „Alle zum Buch hinzufügen“ für importierte Fotos sowie der PDF- / CSV-Export kommen mit dem einmaligen Kauf von „Chronik komplett“. Den Preis zeigt der App Store. Was der Kauf alles umfasst, steht im Abschnitt zum Preis auf dieser Website. Die App läuft auf dem iPhone mit iOS 16.4 oder neuer. Sie synchronisiert nicht zwischen mehreren Geräten; um deine Einträge am Computer anzusehen, öffnest du eine exportierte CSV- oder PDF-Datei.

Warum die App Einträge überhaupt in Büchern und Seiten führt, steht übrigens separat in so hältst du deine Einträge auseinander, wenn die Bücher mehr werden.