Goshuinleri Excel’de takip ederken sütunları belirlemek ve takılınan 3 yer
Temel olarak 10 sütun kullanın: kaydın temel 6 alanına (ziyaret tarihi, tapınak adı, fotoğrafın yeri, not, defter, sayfa) okunuşu, Japon takvimindeki ziyaret tarihini, sıra numarasını ve ziyaret tarihinin kesinliğini ekleyin. Hesap tablosuna özgü iki sütunu, yani sıra numarasını ve ziyaret tarihinin kesinliğini, satırı eklediğiniz anda doldurun. En çok takılınan 3 yer şunlardır: fotoğrafla satırın eşleşmesi, Japon takvimine göre sıralama (metin olarak sıralarsanız Reiwa 2, Reiwa gannen’in önüne geçer) ve sıraladıktan sonra defter ile sayfa sırası. Sıralamayı 2019-05-01 biçiminde tutulan Batı takvimi sütununa göre yapar, defter ve sayfayı yalnızca sayı olarak girer ve her satıra değişmeyen bir numara verirseniz üçü de pek yaşanmaz.
Bu yazının ana noktaları
- Temel sütunlar 10 tanedir: sıra numarası, defter, sayfa, ziyaret tarihi (Batı takvimi ve Japon takvimi), tapınak adı, okunuş, ziyaret tarihinin kesinliği, fotoğrafın yeri ve not
- Fotoğrafı satıra dizilişteki sırasıyla değil, sıralasanız da değişmeyen bir numarayla ya da çekim tarihi ve saatiyle bağlayın
- Japon takvimini metin olarak sıralarsanız Reiwa 2, Reiwa gannen’in önüne geçer; bu yüzden sıralamayı Batı takvimi sütununa göre yapın
- Defter ve sayfayı yalnızca sayı olarak girin; tablonun tamamını seçip “defter” ve “sayfa” olarak iki kademeli sıralarsanız defterdeki sıraya dönersiniz
- Sayıları toplamak isteyenler ve listeye bilgisayarda bakmak isteyenler için hesap tablosu daha uygundur
Bu yazı, “Goshuin kayıtlarınızı liste hâlinde tutmak: sonradan dönüp bakılabilen bir liste nasıl kurulur?” yazısının bir parçası.
Bu yazı yalnızca hesap tablosu programında goshuin listesi hazırlarken sütunları nasıl belirleyeceğinizi ve hazırladıktan sonra en çok takılınan 3 yeri ele alıyor. Hesap tablosu programlarının kullanım adımlarına ve tapınaklara göre goshuin verilip verilmediği bilgisine girmiyor.
Goshuinleri Excel’de takip ederken sütunlar nasıl belirlenir?
Temel olarak “sıra numarası, defter, sayfa, ziyaret tarihi (Batı takvimi), ziyaret tarihi (Japon takvimi), tapınak adı, okunuş, ziyaret tarihinin kesinliği, fotoğrafın yeri, not” olmak üzere 10 sütun kullanın. Bu, kayda geçirilecek temel 6 alana (ziyaret tarihi, tapınak adı, fotoğraf, not, defter, sayfa) okunuş, Japon takvimi, sıra numarası ve ziyaret tarihinin kesinliği olmak üzere 4 sütunun eklenmiş hâlidir.
Hangi alanları tutacağınızı sonradan eklenebilen ve eklenemeyen alanları ayırt etme yolu yazısında, listeye dönüştürünce nelere geri bakabileceğinizi de kayıtları bir liste olarak tutarken nasıl düşünmeli yazısında anlattım. Burada yalnızca hesap tablosunda bunları sütuna dönüştürürken verilecek kararlara odaklanıyorum.
| Sütun | Girilecek değer örneği | Kural |
|---|---|---|
| Sıra numarası | 12 | Her satıra bir tane. Girdiğiniz sırayla verin ve sonradan değiştirmeyin |
| Defter | 2 | Yalnızca sayı. “2. defter” diye yazmayın |
| Sayfa | 7 | Yalnızca sayı. Açık iki sayfaysa başladığı sayfa |
| Ziyaret tarihi (Batı takvimi) | 2019-05-01 | Yıl 4 hane, ay 2 hane, gün 2 hane olarak tutun |
| Ziyaret tarihi (Japon takvimi) | Reiwa gannen, 1 Mayıs | Goshuinde yazdığı gibi kopyalayın |
| Tapınak adı | (tapınağın adı) | Aynı tapınağı her seferinde aynı biçimde yazın |
| Okunuş | (tapınak adının okunuşu) | Hiragana ile. Kanjiyi hatırlayamadığınızda buna göre ararsınız |
| Ziyaret tarihinin kesinliği | Kesin | “Kesin”, “tahmini”, “bilinmiyor” arasından seçin |
| Fotoğrafın yeri | 12.jpg | Sıra numarasıyla aynı adı verin |
| Not | Yağmurlu gün. Önceden yazılmış kâğıt | İstediğiniz zaman sonradan ekleyebilirsiniz |
Bu, listenin temel 8 sütununa, her satırda bir değeri olan sıra numarası ve ziyaret tarihinin kesinliği sütunlarının eklenmiş hâlidir. Bazı günler yazıp bazı günler yazmadığınız bilgileri nota toplama anlayışı değişmez.
10 sütunun hepsini ilk satırdan itibaren doldurmanız gerekmez. Hesap tablosuna özgü “sıra numarası” ve “ziyaret tarihinin kesinliği” sütunlarını satırı eklediğiniz anda doldurun. Çünkü numarayı sıralamadan önce vermezseniz girdiğiniz sıra kaybolur, kesinliği de ancak tarihin nereden geldiğini hatırladığınız sürece işaretleyebilirsiniz. Defter ve sayfayı, alan seçimi yazısında verdiğim ölçüye göre, goshuin defteriniz ikinciye geçtiğinde doldurmaya başlamanız yeterlidir. Japon takvimi, okunuş ve not da sonradan eklenebilir.
Ziyaret tarihinin kesinliği sütunu, tarihin nereden geldiğini saklamak içindir. Goshuindeki tarihle doğruladığınız bir gün ile fotoğrafın çekim tarihinden geçici olarak girdiğiniz bir gün tabloda aynı görünür ve birkaç yıl sonra ikisini ayırt edemezsiniz. “Kesin” (goshuindeki tarihle doğrulandı), “tahmini” (çekim tarihinden ya da önceki ve sonraki fotoğraflardan girildi) ve “bilinmiyor” diye üç değerle tutarsanız, yalnızca yeniden kontrol edilecek satırları süzebilirsiniz. Her satıra girilen bir değer olduğu için onu nota karıştırmayın, sütun yapın. Tahmin için ipuçlarını nasıl toplayacağınızı tarih yazmayan bir goshuinden ziyaret tarihinin izini sürme yazısında topladım.
Goshuinleri hesap tablosunda takip ederken nerede takılınır?
En çok takılınan 3 yer şunlardır: “fotoğrafla satır birbirine bağlanmaz”, “Japon takvimine göre sıralayınca sıra bozulur” ve “sıraladıktan sonra defter ile sayfa sırasına dönülemez”. Hiçbiri satır azken göze batmaz; fark ettiğinizde düzeltilecek satır sayısı artmış olur.
Takılma 1: Fotoğrafla satır birbirine bağlanmaz
Tablo ile fotoğraflar ayrı yerlerde durduğu için, satırdan fotoğrafa ulaşmanın ipucunu tabloya yazmazsanız fotoğrafları tek tek aramak zorunda kalırsınız. 12. satırın hangi tapınağın goshuini olduğunu bilseniz bile fotoğraf uygulamasında yakın tarihli fotoğrafları birer birer açarak ararsınız ve bunu satır sayısı kadar tekrarlarsınız.
“Fotoğraf uygulamasında yukarıdan 12. fotoğraf” gibi dizilişteki sırayla eşleştirmek kolaydır, ama bir fotoğrafı sildiğiniz ya da tabloya bir satır eklediğiniz anda kayar ve nereden itibaren kaydığını da anlayamazsınız. İpucu olarak sıralasanız da, başka satırları ya da fotoğrafları silseniz de değişmeyen bir şey kullanın.
| Fotoğrafın yerini yazma biçimi | Örnek | Uygun olduğu durum | Zayıf yanı |
|---|---|---|---|
| Sıra numarasını dosya adı yapmak | 12.jpg | Fotoğrafları bilgisayardaki bir klasöre taşıyıp orada tutmak | Adları yeniden vermek zahmetlidir |
| Çekim tarihini ve saatini yazmak | 2019-05-01 14:02 | Fotoğrafları telefonun fotoğraf uygulamasında bırakıp kullanmak | Aynı dakikada art arda çekilmiş fotoğrafları ayırt etmek zordur |
Bazı hesap tablosu programları resimleri hücrenin içine koymanıza izin verir, ama fotoğraflar yüzlerce olunca tablo dosyasının kendisi ağırlaşma eğilimindedir. Fotoğrafları tablonun dışında tutup tabloya yalnızca yerlerini yazmak daha uzun ömürlüdür.
Takılma 2: Japon takvimine göre sıralayınca sıra bozulur
Japon takvimini metin olarak sıralarsanız ziyaret ettiğiniz sıra çıkmaz. Metni baştan başlayarak karakter karakter karşılaştıran programlarda 10. yıl 9. yıldan önce, 12. ay da 4. aydan önce gelir.
| Ziyaret sırası | Japon takvimi metnine göre sıralanmış hâli |
|---|---|
| Heisei 9, 2 Nisan | Heisei 10, 3 Mayıs |
| Heisei 10, 3 Mayıs | Heisei 31, 28 Nisan |
| Heisei 31, 28 Nisan | Heisei 9, 2 Nisan |
Reiwa’da da durum aynıdır: “Reiwa 2”, “Reiwa gannen”in önüne geçer. Japon takvimini tarih olarak okuyabilen programlar da vardır, ama hangi yazılışın tarih sayılacağı programdan programa değişir.
Çözüm, sıralamada yalnızca Batı takvimi sütununu kullanmak ve Japon takvimi sütununu goshuinle karşılaştırmak için bir sütun olarak görmektir. Batı takvimini “2019-05-01” biçiminde, yıl 4 hane, ay 2 hane, gün 2 hane olarak tutarsanız, program o sütunu tarih olarak da işlese düz metin olarak da işlese doğru sırayla dizilir.
Japon takviminden Batı takvimine çevirirken gannen’i 1. yıl sayarak Reiwa’ya 2018, Heisei’ye 1988, Showa’ya 1925 ekleyin. Ancak dönemin değiştiği yılları yalnızca toplamayla doğrulayamazsınız. 2019’da 30 Nisan’a kadar Heisei 31, 1 Mayıs’tan itibaren Reiwa gannen olduğundan, tabloda “Heisei 31, Mayıs” ya da “Reiwa gannen, Nisan” görürseniz okuma ya da çevirme hatasından şüphelenin. 1989’daki Showa ile Heisei arasındaki sınır da dahil olmak üzere, dönemlerin değiştiği günleri ve kayıtta neden kaymaya yol açtıklarını ayrı bir yazıda tabloya döktüm.
Takılma 3: Sıraladıktan sonra defter ile sayfa sırasına dönülemez
Ziyaret tarihine göre sıraladığınız tabloyu defterdeki sıraya döndürmek için iki şey gerekir: defter ve sayfanın sayı olarak girilmiş olması ve sıralama sırasında tablonun tamamının seçilmiş olması. Birisi eksikse aşağıdaki gibi geri dönemezsiniz.
- Defteri “1. defter”, “2. defter”, “10. defter” diye metin olarak yazmışsınızdır. Karakter karakter karşılaştırıldığında 10. defter, 2. defterin önüne geçer. Defter ve sayfayı yalnızca sayı olarak girin.
- Yalnızca tek bir sütunu seçip sıralamışsınızdır. Programa ve seçme biçiminize göre yalnızca seçtiğiniz sütun yer değiştirir; yanındaki tapınak adı ve fotoğrafın yeri eski yerlerinde kalır. Bir satırın içeriği farklı goshuinlere ait bilgilerle karışır, ama görünüş düzgün olduğu için geç fark edersiniz. Sıralamadan önce mutlaka tablonun tamamını seçin.
Geri dönerken sıralama koşulu olarak “defter” ve “sayfa”yı bu sırayla iki kademe hâlinde belirtin. Yalnızca deftere göre sıralarsanız aynı defterin içindeki sayfa sırası düzelmez. Girdiğiniz sırayla verilmiş bir sıra numarası sütununuz varsa, numaraya göre sıralamanız ilk dizilişe dönmeye de yeter. Yalnızca bakmak istiyorsanız sıralamak yerine süzgeç (filtre) kullanırsanız tablonun dizilişi yerinden oynamaz.
Hesap tablosu kimler için daha uygun?
Sayıları toplamak isteyenler ve listeye bilgisayarın büyük ekranında bakmak isteyenler için hesap tablosu programı daha uygundur. Yıllara göre sayıları ya da aynı tapınağa kaç kez gittiğinizi saymak, toplama işlevlerinin güçlü olduğu bir iştir; seyahat programı gibi yalnızca sizin tutmak istediğiniz sütunları da dilediğiniz gibi ekleyebilirsiniz. Zaten yıllara yayılan bir tablonuz varsa ve yukarıdaki 3 yerde takılmıyorsanız, aracı değiştirmeniz için bir neden yok.
Geliştirdiğim uygulamada
Geliştirdiğim “Goshuin Defteri” uygulaması, bu yazıdaki 10 sütundan 8’ine karşılık gelen alanlara sahiptir ve fotoğrafı en baştan tek tek kayıtlara bağlayarak saklar. Defterin içinde kayıtlar sayfa numarası sırasıyla dizilir; tapınak adı, okunuş, not, Japon takvimindeki ziyaret tarihi ve türe göre arama sonuçları ziyaret tarihi en yeniden başlayarak, hangi defterin kaçıncı sayfası olduğuyla birlikte çıkar. Arama yapmak defterin içindeki diziliş sırasını değiştirmez.
Hesap tablosu programıyla köprü, Tam Kayıt Defteri ile kullanılabilen CSV dışa aktarmadır. Tapınak adı, ziyaret tarihi (Japon takvimi ve Batı takvimi), defter ve sayfa, not gibi bilgiler her satıra bir kayıt gelecek şekilde dizilir ve Excel’de açtığınızda karakterleri bozulmayan bir biçimde çıkar. Yukarıdaki 10 sütundan şu 3 noktada ayrılır.
- Defter sütununda defterin numarası değil, bu uygulamada deftere verdiğiniz ad yer alır. Defter sırasıyla dizmek istiyorsanız hesap tablosu tarafında bir sayı sütunu ekleyin.
- Sıra numarası ve ziyaret tarihinin kesinliği sütunları yoktur. Kesinliği nota yazarsanız CSV’de de kalır.
- Fotoğrafların kendisi dosyaya girmez; hesap tablosu programından fotoğraf da açamazsınız. Fotoğraflarla birlikte geri bakmak istiyorsanız PDF dışa aktarmayı kullanın.
CSV’nin sütunlarını ve PDF ile telefon değişimi için alınan kopyada neler bulunduğunu dışa aktarılabilen 3 tür dosyanın farkları yazısında topladım.
Hesap tablosu programında hazırladığınız bir tabloyu bu uygulamaya aktaramazsınız. Zaten bir tablonuz varsa 3 yol vardır.
- Tabloyu olduğu gibi kullanmaya devam etmek. 3 takılma noktasında zorlanmıyorsanız en az zahmetli yol budur.
- Şimdiye kadarkileri tabloda bırakıp bundan sonrakileri bu uygulamada kaydetmek. Dışa aktardığınız CSV’den tabloda henüz olmayan satırları aktarırsınız.
- Fotoğraflardan yeniden içe aktarıp bu uygulamaya geçmek. Tapınak adlarını ve okunuşlarını yeniden girmeniz gerekir.
İlk deftere satın alma olmadan ve sayı sınırı olmadan kayıt girebilirsiniz. İkinci ve sonraki defterler, içe aktarılan fotoğrafları bir kerede deftere ekleme işlemi ve PDF / CSV dışa aktarma, tek seferlik satın alınan Tam Kayıt Defteri’ne dahildir. Fiyat için App Store’da gösterilene bakın. Satın almayla nelerin açıldığını sitenin fiyat bölümünde topladım. iOS 16.4 veya sonrası yüklü iPhone’da çalışır. Birden çok aygıt arasında eşitleme yapmadığı için kayıtlarınıza bilgisayarda bakmak istediğinizde dışa aktardığınız CSV ya da PDF dosyasını açarsınız.
Bu arada, kayıtları defter ve sayfa birimiyle tutmanın nedenini defterler çoğaldıkça kayıtları birbirine karıştırmamak için defterleri nasıl tutacağınızı anlatan yazıda ayrıca ele aldım.
Sıkça sorulan sorular
- Excel, Numbers ve Google E-Tablolar’dan hangisiyle hazırlamalıyım?
- Hangisini seçerseniz seçin, bu yazıdaki 10 sütun olduğu gibi kullanılır. Seçerken bakmanız gereken şey, en çok veri girdiğiniz aygıtta en kolay hangisinin açıldığıdır. Sonradan başka bir programa geçtiğinizde sorun yaşamamak için Batı takvimindeki ziyaret tarihini 2019-05-01 biçiminde tutun; geçtiğiniz programda tarihler düz metin olarak okunsa bile doğru sırayla dizilir.
- Zaten birkaç yüz satırlık bir tablom var. Bu sütun düzenine göre baştan mı kurmalıyım?
- Baştan kurmanıza gerek yok. Önce bir şey ekleyecekseniz iki sütun ekleyin: tablonun şu anki sırasına göre verdiğiniz sıra numarası ve Batı takvimindeki ziyaret tarihi. Numara, fotoğrafı satıra bağlayan ipucu ve ilk sıraya dönmenin anahtarı olur; Batı takvimi sütunu da sıralamada kullanılır, böylece 3 takılma noktasının çoğunu önlersiniz. Okunuşu, sonradan bakarken zorlandığınız satırlardan başlayarak doldurmanız yeter; ziyaret tarihinin kesinliğini de bundan sonra gireceğiniz satırlardan itibaren işaretlemeye başlayın.
- Bir goshuinin iki ya da daha fazla fotoğrafı varsa satırı bölmeli miyim?
- Satırı bölmeyin; fotoğrafın yeri sütununa iki adı yan yana yazın (örneğin 12-1.jpg ve 12-2.jpg). Satırı bölerseniz, sayıları saydığınızda tek bir goshuin iki goshuin olur. Açık iki sayfayı iki fotoğrafa bölerek çektiğinizde ya da yazıya yaklaşarak çektiğiniz bir fotoğrafı eklediğinizde bu yolu kullanırsınız.
- Ziyaret tarihini bilmediğim satırları boş bırakabilir miyim?
- Boş bırakmak yerine önceki ve sonraki sayfalardan ya da fotoğrafın çekim tarihinden çıkarabildiğiniz kadarıyla bir tarih girip ziyaret tarihinin kesinliğini “tahmini” olarak işaretlemek işinizi kolaylaştırır. Çünkü çoğu programda boş satırlar sıralamada bir uca toplanır ve öncesinde ve sonrasında hangi ziyaretlerin olduğu ipucu görünmez olur. Yalnızca ayı biliyorsanız o ayın 1’ini girmek gibi kendinize bir kural koyun; yalnızca hiçbir ipucu olmayan satırları boş bırakıp “bilinmiyor” olarak işaretleyin.
- Tabloyu yalnızca telefonla sürdürebilir miyim?
- Sürdürebilirsiniz, ama 10 sütun ekrana sığmadığı için yana kaydırarak veri girersiniz. Telefonda yalnızca sıra numarasını, ziyaret tarihini, ziyaret tarihinin kesinliğini ve tapınak adını girip kalan sütunları bilgisayarda doldurmak gibi bir iş bölümü yaparsanız iş daha az tıkanır.