Госюины в Excel: какие столбцы завести и три места, где таблица ломается

Эта статья — только о том, какие столбцы завести, когда составляете список госюинов в программе электронных таблиц, и о трёх местах, где потом чаще всего спотыкаются. Как работать в самой программе и что выдают отдельные храмы и святилища, здесь не разбирается.

Как выбрать столбцы для учёта госюинов в Excel?

Возьмите за основу 10 столбцов: «номер, альбом, страница, дата посещения (западный календарь), дата посещения (японский календарь), храм или святилище, чтение, надёжность даты, где лежит фото, заметка». Это шесть базовых полей записи (дата посещения, храм или святилище, фото, заметка, альбом, страница) и ещё четыре столбца: чтение, японская дата, номер и надёжность даты посещения.

Какие поля вообще стоит хранить, я разобрал в статье о том, какие поля можно добавить потом, а какие нет, а что даёт список, когда вы к нему возвращаетесь, — в статье о том, как держать записи единым списком. Здесь — только договорённости, которые нужны, когда эти поля становятся столбцами таблицы.

Это восемь базовых столбцов списка плюс два — номер и надёжность даты, — значение которых есть в каждой строке. Принцип «то, что пишется не каждый раз, уходит в заметку» остаётся прежним.

Заполнять все 10 столбцов с первой же строки не нужно. Два столбца, которые нужны именно таблице, — «номер» и «надёжность даты» — заполняйте сразу, как только добавили строку. Номер, поставленный после сортировки, уже не хранит порядок ввода, а надёжность даты можно отметить, только пока вы помните, откуда эта дата взялась. Альбом и страницу, как советует статья о выборе полей, достаточно начать заполнять, когда вы перейдёте ко второму альбому для госюинов. Японскую дату, чтение и заметку тоже можно добавить потом.

Столбец «надёжность даты» нужен, чтобы сохранить, откуда взялась дата. Дата, проверенная по надписи на госюине, и дата, временно взятая из даты съёмки фото, в таблице выглядят одинаково, и через несколько лет их уже не различить. Если хранить три значения — «точно» (проверено по дате на госюине), «предположительно» (взято из даты съёмки или соседних фото) и «неизвестно», — можно отобрать ровно те строки, которые стоит перепроверить. Значение есть в каждой строке, поэтому это отдельный столбец, а не часть заметки. Как собирать зацепки для предположения, я описал в статье о том, как восстановить дату посещения по госюину без даты.

Где спотыкаются, если вести госюины в таблице?

Чаще всего — в трёх местах: фото не связаны со строками, сортировка по японской дате сбивает порядок, а после сортировки не удаётся вернуться к порядку альбомов и страниц. Пока строк мало, ни одна из этих проблем не заметна, а когда замечаешь, исправлять приходится уже много строк.

Ловушка 1: фото не связаны со строками

Таблица и фото лежат в разных местах, и если в таблице не записано, как от строки добраться до фото, искать придётся по одному снимку. Вы знаете, что в 12-й строке госюин такого-то святилища, но всё равно открываете в приложении «Фото» один снимок за другим с похожими датами — и так для каждой строки.

Связывать по порядку — «12-й снимок сверху в приложении „Фото“» — просто, но стоит удалить одно фото или вставить в таблицу одну строку, как всё съезжает, и уже не понять, с какого места. Для связи используйте то, что не меняется ни при сортировке, ни при удалении других строк или фото.

Некоторые программы позволяют вставить изображение прямо в ячейку, но когда фото набирается несколько сотен, сам файл таблицы обычно становится тяжёлым. Дольше прослужит другой способ: фото держать вне таблицы, а в таблице записывать только, где они лежат.

Ловушка 2: сортировка по японской дате сбивает порядок

Если сортировать японские даты как текст, порядка посещений не получится. Программы, которые сравнивают текст по одному символу с начала, ставят «Хэйсэй 10» раньше «Хэйсэй 9», а «12-й месяц» — раньше «4-го».

С Рэйва то же самое: «Рэйва 2» встаёт раньше «Рэйва ганнэн» (первый год эры пишут словом, а не цифрой). Некоторые программы умеют читать японскую дату как дату, но какую запись они распознают, зависит от программы.

Выход — сортировать только по столбцу западной даты, а столбец японской даты держать для сверки с госюином. Если записывать западную дату в виде «2019-05-01» — год 4 цифрами, месяц и день по 2, — порядок будет правильным, будет ли программа считать этот столбец датами или просто текстом.

Переводя японскую дату в западную, считайте ганнэн 1-м годом и прибавляйте 2018 для Рэйва, 1988 для Хэйсэй и 1925 для Сёва. Но год смены эры одним сложением не проверить. В 2019 году до 30 апреля шёл Хэйсэй 31, а с 1 мая — Рэйва 1, так что если в таблице есть «Хэйсэй 31, 5-й месяц» или «Рэйва ганнэн, 4-й месяц», подозревайте ошибку прочтения или перевода. Дни, когда менялись эры, и почему записи на этом сбиваются, — включая границу Сёва и Хэйсэй в 1989 году — я свёл в таблицу в отдельной статье.

Ловушка 3: после сортировки не вернуть порядок альбомов и страниц

Чтобы вернуть таблицу, отсортированную по дате посещения, к порядку альбома, нужны два условия: альбом и страница записаны числами, и при сортировке была выделена вся таблица. Если нет хотя бы одного, вернуть порядок не получится — вот как это бывает.

1. Альбом записан текстом: «альбом 1», «альбом 2», «альбом 10». При посимвольном сравнении «альбом 10» встаёт раньше «альбом 2». Альбом и страницу записывайте только числами.
2. Выделили один столбец и отсортировали его. В зависимости от программы и от того, что выделено, может сдвинуться только выбранный столбец, а название храма или святилища и место фото рядом останутся где были. Содержимое строк перемешается между разными госюинами, но таблица по-прежнему выглядит аккуратно, поэтому это замечают поздно. Перед сортировкой обязательно выделяйте всю таблицу.

Чтобы вернуть порядок, задайте сортировку по двум условиям: сначала «альбом», потом «страница». Если сортировать только по альбому, страницы внутри одного альбома по порядку не встанут. А если есть столбец номеров, проставленных в порядке ввода, достаточно отсортировать по номеру, чтобы вернуться к самому первому порядку. Если нужно только посмотреть, используйте вместо сортировки фильтр — тогда порядок самой таблицы не меняется.

Кому таблица подходит лучше?

Тем, кто хочет подсчитывать записи, и тем, кто любит просматривать список на большом экране компьютера. Подсчитать, сколько госюинов набралось за каждый год или сколько раз вы были в одном и том же храме или святилище, — как раз задача для функций подсчёта, а ещё можно свободно добавлять свои столбцы, которые нужны только вам, например маршрут поездки. Если у вас уже есть таблица за много лет и ни одна из трёх ловушек вам не мешает, менять инструмент незачем.

Как это устроено в приложении, которое я разрабатываю

В приложении «Госюин: реестр», которое я разрабатываю, есть поля, соответствующие 8 из 10 столбцов этой статьи, а каждое фото с самого начала сохраняется привязанным к одной записи. Внутри альбома записи стоят по номерам страниц, а результаты поиска по названию храма или святилища, чтению, заметке, японской дате посещения и типу выводятся от новых посещений к старым — вместе с тем, в каком альбоме и на какой странице лежит госюин. Поиск не меняет порядок внутри альбома.

Мостик к электронным таблицам — экспорт CSV, который входит в «Полный реестр». В файле по одной строке на госюин: название храма или святилища, дата посещения (по японскому и по западному календарю), альбом и страница, заметка и другое, в формате, который открывается в Excel без искажённых символов. От 10 столбцов выше он отличается в трёх местах.

• В столбце альбома стоит не номер альбома, а имя, которое вы дали альбому в приложении. Чтобы сортировать по порядку альбомов, добавьте числовой столбец уже в самой таблице.
• Столбцов номера и надёжности даты нет. Если записать надёжность в заметку, она попадёт и в CSV.
• Самих фото в файле нет, и открыть фото из таблицы нельзя. Чтобы просматривать записи вместе с фото, используйте экспорт PDF.

Список столбцов CSV и то, что попадает в PDF и в копию для смены телефона, я собрал в статье о трёх видах файлов, которые можно экспортировать.

Загрузить в приложение таблицу, созданную в программе электронных таблиц, нельзя. Если таблица у вас уже есть, вариантов три.

1. Продолжать вести таблицу. Если три ловушки вам не мешают, хлопот меньше всего.
2. Старые записи оставить в таблице, а новые вести в приложении. Из экспортированного CSV переносите в таблицу строки, которых там ещё нет.
3. Заново импортировать фото и перейти на приложение. Названия храмов и святилищ и их чтения придётся ввести заново.

Первый альбом доступен без покупки, и число записей в нём не ограничено. Второй и следующие альбомы, «Добавить все в альбом» для импортированных фото и экспорт PDF / CSV входят в разовую покупку «Полный реестр». Цену смотрите в App Store. Что открывает покупка, собрано в разделе о цене на этом сайте. Приложение работает на iPhone с iOS 16.4 или новее. Между устройствами оно не синхронизируется, поэтому, чтобы посмотреть записи на компьютере, откройте экспортированный CSV или PDF.

И последнее: почему записи вообще хранятся по альбомам и страницам, я написал отдельно — о том, как вести альбомы, чтобы записи не смешивались, когда их становится больше.